Inhaltsverzeichnis
Die Dienstreise
Wann liegt eine Dienstreise vor?
- Für eine Dienstreise muss eine größere Entfernung vom Mittelpunkt der Tätigkeit (Betriebsstätte) vorliegen. Hier gelten als Richtwert 25 km einfache Fahrtstrecke. Fahrten im Nahbereich (z.B. durch Wien) sind keine Dienstreise, auch wenn dabei mehr als 25 km gefahren werden.
- Die Reise muss mehr als drei Stunden dauern.
- Es darf kein weiterer „Mittelpunkt der Tätigkeit“ begründet werden. Hält man sich etwa eine Woche am selben Ort auf, geht man davon aus, dass entsprechend günstige Verpflegungsmöglichkeiten bekannt sind und somit kein Mehraufwand mehr nötig ist.
Erstelle für den Nachweis im Zuge einer Betriebsprüfung immer eine Reisekostenabrechnung, in der du Ort und Uhrzeit der Abfahrt, Ort und Uhrzeit der Ankunft, Grund der Dienstreise, sowie Ort und Uhrzeit der Rückkunft aufzeichnest. Diese Reisekostenabrechnung dient in der Buchhaltung als Beleg für die Betriebsausgabe bzw. die Auszahlung.
Das Taggeld (Diäten)
Das gesetzliche Taggeld (= Diäten) soll den Mehraufwand abgelten, wenn die Verpflegung (Essen und Trinken) nicht in der gewohnten Umgebung erfolgt und kann im Rahmen einer Dienstreise beansprucht werden.
Taggeld beim Mitarbeiter
Begibt sich dein Mitarbeiter auf Dienstreise, darfst du das Taggeld (bis zum gesetzlichen Maximalbetrag) lohnsteuerfrei an den Mitarbeiter auszahlen. Du als Unternehmer kannst das ausbezahlte Taggeld als Betriebsausgabe geltend machen und – sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist – auch 10 % Vorsteuer auf das ausbezahlte Taggeld geltend machen.
Bezahlst du als Dienstgeber das Taggeld für eine Dienstreise nicht, kann dein Mitarbeiter dieses im Rahmen seiner Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend machen.
Taggeld beim Unternehmer
Begibst du als Unternehmer dich selbst auf Dienstreise, kannst du das Taggeld als Betriebsausgabe (ggf. mit Vorsteuerabzug) geltend machen.
Berechnung des Taggeldes
Je nach Land gilt ein gesetzlicher Maximalbetrag, der lohnsteuerfrei ausbezahlt werden kann. Für Dienstreisen in Österreich gilt z.B. ein maximaler Pauschalbetrag von EUR 26,40 pro Tag.
Für die Berechnung musst du den maximalen Pauschalbetrag von EUR 26,40 durch 12 dividieren und mit der Anzahl der Stunden, die die Reise tatsächlich gedauert hat (Achtung: maximal 12 Stunden!), multiplizieren. Dauert die Reise 24 Stunden, darfst du trotzdem nur maximal 12/12 verrechnen.
Beispiel 1:
Abfahrt für eine Dienstreise innerhalb Österreichs ist um 8:00 Uhr, Rückkunft ist um 15:00 Uhr:
8:00 Uhr bis 15:00 Uhr = 7 Stunden Dauer
EUR 26,40 (maximales Taggeld) / 12 = EUR 2,20 (Taggeld pro Stunde)
EUR 2,20 * 7 Stunden = EUR 15,40 Taggeld für die Dienstreise
Abfahrt für eine Dienstreise innerhalb Österreichs ist um 6:00 Uhr, Rückkunft ist um 23:00 Uhr:
6:00 Uhr bis 23:00 Uhr = 17 Stunden Dauer
Dauert eine Reise mehr als 12 Stunden ist der maximale Tagsatz (EUR 26,40) zu verwenden.
Achtung: In vielen Kollektivverträgen finden sich spezielle Regelungen in Bezug auf Reisekosten!
Wie wirkt sich ein Geschäftsessen auf das Taggeld aus?
Findet im Zuge der Dienstreise ein Geschäftsessen statt (= wenn eine Bewirtungsrechnung als Betriebsausgabe geltend gemacht wird), musst du das maximale Taggeld um 50 % pro Geschäftsessen reduzieren.
Wenn im Zuge einer Dienstreise ein Geschäftsessen stattfindest, steht nur mehr maximal das halbe Taggeld zu, bei zwei Geschäftsessen steht kein Taggeld mehr zu.
Buchungsbeispiele Dienstreise
Zu verbuchen ist das Taggeld einer Dienstreise mit Abfahrt 5.1.2023, 6:00 Uhr, Rückkunft 6.1.2023, 22:00 Uhr. Am ersten Tag der Reise fand ein Geschäftsessen mit einem Kunden statt.
2 x EUR 26,40 = EUR 52,80 Taggeld
EUR 52,80 – EUR 13,20 (Abzug halbes Taggeld für Geschäftsessen) = EUR 39,60 Brutto
Die Auszahlung des Taggeldes aus der Firmenkasse erfolgt am 7.1.2023.
Verbuchung in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Tipp: Wird bei einer Dienstreise des Unternehmers selbst das Taggeld nicht ausbezahlt, sondern soll nur als Betriebsausgabe (ggf. mit Vorsteuer) geltend gemacht, gilt gleiches Buchungsbeispiel, allerdings wird das Feld „Verr.-Konto“ leer gelassen (= kein Zahlungsmittelkonto erfasst) und als Belegkreis „SB“ für sonstige Belege gewählt.
Verbuchung in der doppelten Buchhaltung
Beispiel für Auszahlung aus der Kassa:
Beispiel für Verrechnung mit dem Privatkonto des Unternehmers:
Das Nächtigungsgeld
Was versteht man unter Nächtigungsgeld?
Das Nächtigungsgeld soll den Mehraufwand einer Nächtigung inklusive Frühstück im Rahmen einer Dienstreise abgelten.
Wie wirkt sich das Nächtigungsgeld steuerlich aus?
Du als Unternehmer darfst das Nächtigungsgeld als Betriebsausgabe im Zuge der Steuererklärung geltend machen (auch wenn selbst keine tatsächliche Auszahlung stattfindet), es vermindert also den steuerpflichtigen Gewinn.
Wenn dein Dienstnehmer das Nächtigungsgeld erhält, darfst du dieses lohnsteuerfrei ausbezahlen.
Das Nächtigungsgeld beträgt für Reisen in Österreich pauschal EUR 15,- (inkl. 10 % Vorsteuer), für Reisen ins Ausland ist je nach Reiseland auch ein höheres Nächtigungsgeld möglich. Die Liste der amtlichen Nächtigungsgelder pro Land findest du in den Lohnsteuer-Richtlinien auf findok.bmf.gv.at.
Wann kann das Nächtigungsgeld nicht in Anspruch genommen werden?
Du darfst das Nächtigungsgeld nicht in Anspruch nehmen, wenn
- du die tatsächlichen Nächtigungskosten mittels Beleg als Betriebsausgabe geltend machst bzw. deine Firma die tatsächlichen Nächtigungskosten an den Mitarbeiter bezahlt.
- du deinem Mitarbeiter eine Nächtigungsmöglichkeit zur Verfügung stellst.
Die Heimkehr zum ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) darf auch nicht zumutbar sein, dies ist in i.d.R. ab einer Entfernung von 120 km.
Wie wird die Inanspruchnahme des Nächtigungsgeldes belegt?
Die Abrechnung des Nächtigungsgeldes erfolgt im Rahmen einer Reisekostenabrechnung (ggf. gemeinsam mit Tagesgeld, Kilometergeld und anderen Auslagen), diesen Beleg übernimmst du anschließend in die Buchhaltung.
In der Abrechnung musst du auf jeden Fall Dauer (Abfahrt/ Ankunft), Zielort(e) und Zweck der Reise nachweisen. Die Angaben sollten daher auf der Reisekostenabrechnung enthalten sein.
Buchungsbeispiele Nächtigungsgeld
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung MIT Auszahlung an den Unternehmer oder Mitarbeiter
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung OHNE Auszahlung (reine steuerliche Berücksichtigung von eigenen Reisen des Unternehmers)
Doppelte Buchhaltung mit Auszahlung
Doppelte Buchhaltung über Lohnverrechnung
Für dieses Beispiel verwenden wir einen eigenen Belegkreis „LV“ für die Lohnverrechnungs-Buchungsliste. Einen neuen Belegkreis legst du über das Menü „Einstellungen“ – „Belegkreise“ – „neuer Belegkreis“ an.
Das Kilometergeld
Was versteht man unter Kilometergeld?
Wenn du für Dienstreisen dein privates Kfz verwendest, erfolgt die Abgeltung der Kosten über das Kilometergeld.
Folgende Kfz-Kosten werden pauschal abgedeckt:
- Treibstoff
- Abnutzung des Kfz
- Autobahnvignette
- Autobahn- und Tunnelmaut
- Parkgebühren
Nicht abgedeckt sind Schäden am Kfz aufgrund höherer Gewalt während der Dienstreise. Diese kannst du zusätzlich als Betriebsausgabe (bei dir als Unternehmer im Zuge der Einkommensteuer-Erklärung) oder als Werbungskosten (von deinem Dienstnehmer mittels Arbeitnehmerveranlagung) geltend machen.
Verkehrsstrafen sind bis auf wenige Ausnahmen weder als Betriebsausgabe noch als Werbungskosten abzugsfähig.
Wie hoch ist das Kilometergeld?
Für PKWs: EUR 0,42
Für jede mitbeförderte Person: EUR 0,05
Motorrad: EUR 0,24
Fahrrad: EUR 0,38
(Stand seit 01.01.2011)
Achtung: Die Auszahlung des Kilometergelds ist nur bis maximal 30.000 km pro Jahr steuerfrei!
Wird beim Dienstnehmer das Kilometergeld für mehr als 30.000 km ausbezahlt, ist der übersteigende Anteil lohnsteuerpflichtig.
Nutzt der Unternehmer das KFZ überwiegend (mehr als 50 %) oder mehr als 30.000 km pro Jahr betrieblich, sind in Folge statt Kilometergeld die tatsächlichen Kfz-Kosten als Betriebsausgabe (abzüglich Privatanteil) anzusetzen.
Wie wird die Inanspruchnahme des Kilometergeldes belegt?
Voraussetzung für die Inanspruchnahme des Kilometergeldes ist die Führung eines Fahrtenbuchs.
Das Fahrtenbuch muss folgende Informationen beinhalten:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand
- Anzahl der Kilometer
- Abfahrts- und Zielort(e)
- Zweck der Fahrt(en)
Buchungsbeispiele Kilometergeld
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung MIT Auszahlung an den Unternehmer oder Mitarbeiter
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung OHNE Auszahlung (reine steuerliche Berücksichtigung von eigenen Reisen des Unternehmers)
Doppelte Buchhaltung mit Auszahlung
Doppelte Buchhaltung über Lohnverrechnung
Für dieses Beispiel verwenden wir einen eigenen Belegkreis „LV“ für die Lohnverrechnungs-Buchungsliste. Einen neuen Belegkreis legst du über das Menü „Einstellungen“ – „Belegkreise“ – „Neuer Belegkreis“ an. Danach buchst du wie folgt:
Steuern und alles, was dazu gehört – das ist Maxis große Leidenschaft. Durch ihre jahrelange Erfahrung, die sie in Steuerberatungskanzleien sammeln konnte, weiß sie genau, welche Themen & Infomationen für Selbstständige am wichtigsten sind.