Inhaltsverzeichnis
- Was ist die BAO (Bundesabgabenordnung)?
- Rechte und Pflichten gemäß der BAO in Österreich
- Bei einer Betriebsprüfung mit ProSaldo.net auf der sicheren Seite
- Was ist der Unterschied zu den deutschen GoBD?
- Was genau bedeutet nun BAO-Konformität von Buchhaltungssoftware in Österreich?
Was ist die BAO (Bundesabgabenordnung)?
Die BAO ist ein österreichisches „Bundesgesetz über allgemeine Bestimmungen und das Verfahren für die von den Abgabenbehörden (Bund, Länder, Gemeinden) verwalteten Abgaben“.
Was sich im Beamtendeutsch recht sperrig anhört, ist aber schnell zusammengefasst:
In der BAO ist unter anderem geregelt, wie Abgaben von sogenannten „Abgabepflichtigen“ also derjenige, der dem Staat Abgaben, Gebühren, Beiträge o.ä. schuldet – zu erheben und abzuführen sind. In dem Gesetz ist geregelt, wie das gesamte Abgabenverfahren abzulaufen hat, wie die Erhebung dieser Abgaben funktioniert, welche und in welcher Höhe Abgaben festgesetzt werden und welche Rechte und Pflichten der Abgabepflichtige hat.
In diesem Artikel widmen wir uns primär den abgaberechtlichen Pflichten in Bezug auf eine Buchhaltungssoftware und woran du erkennst, dass deine gewählte Buchhaltungssoftware dieses Gesetz einhält.
Rechte und Pflichten gemäß der BAO in Österreich
In der BAO sind alle Rechte und Pflichten des Abgabenpflichtigen geregelt.
Unter die Rechte fallen z.B. das Recht auf Akteneinsicht (§ 90 BAO), auf Parteiengehör (§ 115 Abs. 2 BAO) und auf Rechtsbelehrung (§ 113 BAO), der Anspruch auf ein faires Verfahren (§ 115 Abs 3 BAO) bzw. die Rechte auf eine Verfahrenswiederaufnahme (§ 303 Abs 1 BAO) oder auch einer Säumnisbeschwerde (§ 284 BAO).
Zu den Pflichten gehören unter anderem die Offenlegungs- und Wahrheitspflicht (§ 119 BAO) oder auch die Anzeigepflicht (§§ 120-121a BAO).
Genauer eingehen möchten wir nun auf die folgenden Pflichten, die im direkten Zusammenhang mit der Entscheidungsfindung für die Auswahl deiner Buchhaltungssoftware stehen:
- Führen von Büchern bzw. Aufzeichnungen (§§ 124 bis 132 BAO)
- Registrierkassenpflicht (§ 131b BAO)
- Aufbewahrungspflicht und -fristen (§ 132 BAO)
- Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO)
Führen von Büchern bzw. Aufzeichnungen (§§ 124-132 BAO)
Die BAO regelt, welche Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzuzeichnen sind und welche Kriterien für das Führen von Büchern & Aufzeichnungen gelten. Ein paar Beispiele:
- zeitliche Reihenfolge der Erfassung (fortlaufend):
Aufzeichnungen von Bewegungen müssen pro Arbeitstag erfasst werden, eine stundenweise Sortierung wird nicht verlangt). Die Erfassung ist jedenfalls täglich fortlaufend vorzunehmen, d.h. es dürfen nicht einzelne Tage rückdatiert werden. - zeitgerechte Aufzeichnung:
spätestens 1 Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats (Ausnahmen: quartalsweise Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung; hier verlängert sich die Frist auf 1 Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendervierteljahrs) - geordnete Aufbewahrung der Belege:
Dies bedeutet, dass Belege ordentlich nummeriert und fortlaufend abgelegt werden müssen. Eine Zuordnung von Bewegungen zu Belegen muss jederzeit möglich sein. - Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen muss gegeben sein:
Aus Zeiten der händischen Erfassung der Buchhaltung in Papierform stammen noch die Vorschriften, dass Eintragungen nicht mit radierbaren Schreibmitteln erfolgen dürfen, dass man bei Änderungen gut lesbar durchstreichen muss und dass der Zeitpunkt der Korrektur erkennbar sein muss. Umgemünzt auf Software bedeutet diese Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen zB, dass eine Buchung nicht einfach gelöscht werden darf, sondern entweder die Buchung durch eine Stornobuchung geändert wird oder Buchungen als „gelöscht markiert“ in der Datenbank verbleiben.
All diese Kriterien sind Grundvoraussetzung für eine korrekte Buchhaltung in Österreich. Sowohl die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als auch die doppelte Buchhaltung in ProSaldo.net erfüllen diese Bestimmungen.
Registrierkassenpflicht für Barumsätze (§ 131b BAO)
Ab einem Jahresumsatz von EUR 15.000,- je Betrieb ist eine Registrierkasse gem. der Registrierkassen-Sicherheitsverordnung (RKSV) zu führen, sofern die Barumsätze des Betriebs mehr als EUR 7.500,- pro Jahr sind.
Die Registrierkasse muss gewissen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die Kassa muss u.a. gegen Manipulation geschützt sein, außerdem muss die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch eine kryptographische Signatur bzw. durch ein kryptographisches Siegel (bei jedem Barumsatzes) mittels einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit gewährleistet sein. Diese Signatur bzw. dieses Siegel ist auf jedem einzelnen Beleg anzugeben.
Die App Kassa2go fürs Tablet ergänzt deine Online-Buchhaltung in ProSaldo.net perfekt. Mit Kassa2go wird dein Tablet zur Registrierkasse. Das kommt deutlich günstiger als die Anschaffung einer Standard- Registrierkasse. Kassa2go erfüllt die Anforderungen der BAO an Registrierkassen.
Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO)
Im Absatz 3 ist zu lesen, dass ein Beleg (also Rechnung) zumindest die folgenden Angaben zu enthalten hat:
- eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers oder desjenigen, der gemäß Abs. 2 an Stelle des Unternehmers einen Beleg erteilen kann,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird,
- den Tag der Belegausstellung,
- die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen und
- den Betrag der Barzahlung, wobei es genügt, dass dieser Betrag auf Grund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist.
Zusammengefasst muss auf einer Rechnung also vorhanden sein:
- Der (Firmen-)Name des Rechnungsausstellers
- Die Rechnungsnummer, wobei die Nummerierung fortlaufend sein muss
- Das Rechnungsdatum
- Was wurde gekauft (Menge/Umfang, Bezeichnung der Ware/Dienstleistung)
- Rechnungsbetrag
Achte bei der Wahl deiner Buchhaltungssoftware darauf, ob Rechnungen mit diesen Merkmalen ausgestellt werden. Falls das nicht der Fall ist, ist die Software nicht BAO-konform. Bei ProSaldo.net kannst du dich drauf verlassen, dass die Rechnungen allen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Spezielle Anforderungen bei „e-Rechnung an den Bund“
Wenn du Rechnungen an den Bund stellst, musst du zusätzlich beachten, dass hier ausschließlich digitale Rechnungen in einem speziellen Format (XML-Format von ebInterface) akzeptiert werden. Die Rechnungen musst du in Folge über das Unternehmensserviceportal (USP) hochladen.
Mit dem Webservice von ProSaldo.net kannst du e-Rechnungen an den Bund im korrekten Format direkt an das Unternehmensserviceportal (USP) übermitteln. ProSaldo.net ist der einzige Anbieter, der dir das ermöglicht.
Aufbewahrungspflicht und -fristen (§ 132 BAO)
Du bist gesetzlich verpflichtet, deine Bücher, Aufzeichnungen und Belege für sieben Jahre aufzubewahren. Falls du in ein laufendes Abgabenverfahren involviert bist, dann musst du deine Unterlagen auch über diese sieben Jahre hinaus, bis zum Zeitpunkt des Abschlusses des Verfahrens aufbewahren. Auch andere Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sind für sieben Jahre aufzubewahren.
All diese Unterlagen kannst du auch elektronisch aufbewahren, solange du sicherstellen kannst, dass die „vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist“.
Bei einer Steuerprüfung bist du verpflichtet, dem Prüfer Einsicht in deine Unterlagen zu gewähren. Das funktioniert in einer guten Buchhaltungs-Software im Normalfall über eine eigenes Exportformat, welches der BAO entspricht.
In ProSaldo.net ist der Export gem. BAO selbstverständlich enthalten. Die Daten, die du so exportierst, kannst du dem Betriebsprüfer übergeben – dieser kann die Daten in seinen Tools wieder einlesen.
Bei einer Betriebsprüfung mit ProSaldo.net auf der sicheren Seite
Die Finanzverwaltung führt bei Unternehmern und Freiberuflern üblicherweise im Zeitraum von 3-5 Jahren eine Steuerprüfung durch. Wenn eine Prüfung angekündigt wird, musst du aber keine Angst haben, wenn du bei der Wahl deiner Software bereits darauf geachtet hast, dass diese einen ordnungsgemäßen Export gem. §§ 131, 132 BAO anbietet.
Wenn du die Buchhaltung in ProSaldo.net verwendest, stehen dir für eine etwaige Prüfung alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung. Über den „Export gem. §§ 131, 132 BAO“ erstellt du eine Datei, über die der Prüfung die verlangten Daten erhält. Die Daten können im Anschluss von der vom Prüfer genutzten Prüfsoftware ACL eingelesen werden. Mithilfe dieser Software werden die Daten überprüft und es werden verschiedene automatische Checks und Plausiprüfungen vorgenommen. Wenn es dabei zu Unstimmigkeiten wie zB einer nicht fortlaufenden Rechnungsnummerierung oder extrem schwankenden Umsätzen kommt, wirst du dazu befragt und musst Stellung nehmen.
Falls du bei einer Steuerprüfung der Finanzverwaltung keine entsprechenden Daten zur Prüfung vorlegen kannst, besteht im schlimmsten Fall die Gefahr, dass du „geschätzt“ wirst. Dh, deine Besteuerungsgrundlagen werden vom Prüfer geschätzt, wenn diese auf anderem Wege nicht festgestellt werden können. Diese Werte können dabei von deinen theoretischen, realen Daten stark abweichen; somit steigt die Gefahr von Steuernachzahlungen.
Bei ProSaldo.net kannst du sicher sein, dass du eine österreichische Buchhaltung verwendest, die allen gesetzlichen Vorgaben – also auch der BAO – entspricht.
Was ist der Unterschied zu den deutschen GoBD?
Wer nach einer Buchhaltungssoftware sucht, stößt sehr schnell auf den Begriff „GoBD“. Für österreichische Anwender stellt sich die Frage, ob sie darauf achten müssen, ob eine Software GoBD-konform ist. Die Antwort lautet klar: Nein! Die GoBD sind deutsche Regeln, die für Anwender gelten, die in Deutschland steuerpflichtig sind.
Ähnlich wie die Bundesabgabenordnung (BAO) das Abgabenverfahren in Österreich regelt, so regelt die deutsche Abgabenordnung (AO) das Verfahren in Deutschland. Speziell für die deutsche Situation ist, dass die deutsche Finanzverwaltung Verwaltungsvorschriften erlassen hat, mit denen die einzelnen Behörden in ähnlicher Weise elektronische Aufzeichnung kontrollieren sollen. Dazu gibt es die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, abgekürzt: „GoBD“.
Die GoBD regeln – im Verhältnis zur österreichischen Rechtslage – recht detailliert die Anforderungen der Finanzverwaltung an das elektronische Rechnungswesen. Allerdings sind diese Regeln kein Gesetz, das sich an den Steuerpflichtigen wendet, wie die österreichische BAO, sondern „nur“ eine interne Verwaltungsvorschrift für Dienststellen im Finanzbereich. Eine solche Vereinheitlichung von Verwaltungsregeln ist in Deutschland wesentlich relevanter als in Österreich, weil die Durchführung des Abgabenverfahrens in Deutschland – anders als in Österreich – in der Kompetenz der Bundesländer liegt. Dadurch könnten alle 16 Bundesländer in Bezug auf elektronische Buchhaltungen unterschiedliche Rechtsansichten haben – das wäre sowohl für die Verwaltungsbehörden wie für die Unternehmer sehr unpraktisch. Durch die GoBD ist eine relativ vereinheitlichte Sicht aller Finanzbehörden gegeben.
Damit deutsche Steuerpflichtige aber im Falle eine Prüfung keine Probleme haben, tun sie trotzdem gut daran, sich an den Anforderungen der Finanzverwaltung zu orientieren – eben die GoBD. Insofern haben die GoBD de facto eine sehr große Wirkung auch nach außen hin zum Steuerpflichtigen entwickelt.
Zusammenfassend bedeutet das somit: Relevant sind die GoBD für österreichische Anwender nicht! Hier in Österreich gilt die BAO.
Was genau bedeutet nun BAO-Konformität von Buchhaltungssoftware in Österreich?
Wenn eine Buchhaltungs- bzw. Fakturierungs-Software mit „BAO-Konformität“ wirbt, muss sie somit die oben erwähnten Kriterien erfüllen. Teste deine Wunsch-Software ausgiebig und prüfe die folgenden Kriterien genau, bevor du dich entscheidest:
- Ist eine geordnete Aufbewahrung der Belege gegeben?
- Werden Belege automatisch fortlaufend nummeriert?
- Ist sichergestellt, dass Ausgangsrechnungen nicht nachträglich korrigiert werden können?
- Werden Änderungen an Buchungen entsprechend dokumentiert?
- Beinhalten Rechnungen alle gesetzlich vorgegebenen Angaben?
- Wird eine Export gemäß §§ 131, 132 BAO für eine etwaige Steuerprüfung angeboten?
- Entspricht die angebotene Registrierkasse tatsächlich der österreichischen Registrierkassen-Sicherheitsverordnung (RKSV)?
All diese Punkte werden bei ProSaldo.net lückenlos erfüllt. Du kannst dich darauf verlassen, dass du eine Buchhaltung verwendest, die allen gesetzlichen Vorgaben entspricht und du im Falle einer Steuerprüfung auf der sicheren Seite bist.
Birgits Kreativität ist grenzenlos. Seit 2010 liefert sie als Content Manager Texte, Beiträge und Inhalte für ProSaldo.net und begeistert die Zielgruppe mit Inhalten rund um das Thema Selbstständigkeit.