Das Jahresende naht. Zeit fürs Aufräumen. Bedenke aber, dass du dich als Unternehmer an die Aufbewahrungsfrist halten muss. Du bist verpflichtet, Belege, Bücher und Aufzeichnungen für eine Dauer von sieben Jahre aufzuheben.
Wofür gelten die Aufbewahrungsfrist und wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?
In Österreich müssen sämtliche „Bücher sowie sonstige Aufzeichnungen“, Rechnungen, Belege, Aufstellungen von Einnahmen und Ausgaben usw. bis zu sieben Jahre aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, auf das sich der jeweilige Beleg bezieht.
Beispiel: Eine Eingangsrechnung mit Datum 3. März 2023 muss bis zum 31. Dezember 2030 aufbewahrt werden. Erst am 1. Jänner 2031 darf man diese und alle weiteren Unterlagen von 2023 entsorgen.
Aufbewahrungsfrist bei EDV-Buchhaltungen
Bei einer EDV-Buchführung sind sämtliche Daten auf Datenträgern aufzubewahren. Dazu findest du in professionellen Systemen wie ProSaldo.net eine Archivierungsfunktion bzw. einen Export gem. §§ 131 & 132 BAO. Die Datei, die du über diese Funktion erhältst, kann dem Betriebsprüfer übergeben werden, der diese in einem speziellen Prüfprogramm öffnen kann.
Wie bewahre ich die Unterlagen auf?
Belege sollten auf jeden Fall elektronisch gespeichert und so bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.
Wenn du ProSaldo.net verwendest, musst du dich nicht um die Sicherung deiner Buchhaltung bzw. Fakturierung kümmern – diese ist im Preis inkludiert und wird in unserem Hochsicherheits-Rechenzentrum automatisiert durchgeführt.
Alle anderen Belege, die nicht in der Buchhaltung abgebildet sind (zB Bestellungen, Auftrag) können eingescannt und auch entsprechend gesichert werden. Lies dazu auch unsere Tipps zum Thema „Datensicherung & Datenverlust“.
Es gibt grundsätzlich keine gesetzliche Vorschrift, dass du Unterlagen aus EDV-Buchhaltungen physisch aufheben musst. Natürlich ist es aber auch kein Fehler, die Unterlagen sowohl elektronisch als auch physisch über den Zeitraum aufzubewahren.
Was passiert bei Datenverlust bzw. wenn die Belege frühzeitig vernichtet werden (zB Brand, Wasserschaden)
Lass es nicht soweit kommen. Kümmere dich um die ordnungsgemäße Sicherung deiner Daten bzw. korrekte Lagerung von Unterlagen. Wenn du dich nicht an die Aufbewahrungspflicht hältst, kann dies bei einer Prüfung zu einer Schätzung durch den Betriebsprüfer und somit zu empfindlichen Nachzahlungen kommen!
Auszug aus der Bundesabgabenordnung (BAO):
„Soweit die Abgabenbehörde die Grundlagen für die Abgabenerhebung nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie diese zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind. Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Abgabepflichtige über seine Angaben keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder weitere Auskunft über Umstände verweigert, die für die Ermittlung der Grundlagen (Abs. 1) wesentlich sind. Zu schätzen ist ferner, wenn der Abgabepflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Abgabenvorschriften zu führen hat, nicht vorlegt oder wenn die Bücher oder Aufzeichnungen sachlich unrichtig sind oder solche formelle Mängel aufweisen, die geeignet sind, die sachliche Richtigkeit der Bücher oder Aufzeichnungen in Zweifel zu ziehen.“
Was mache ich mit den Unterlagen nach Ende der Aufbewahrungsfrist?
Wenn kein gerichtliches Verfahren gegen dein Unternehmen vorliegt und die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, können die Unterlagen vernichtet werden. Wirf diese aber nicht einfach in den Papiercontainer – immerhin beinhalten diese sehr sensible Daten, die außerhalb deines Unternehmens niemanden etwas angehen. Lass die Unterlagen lieber von einem professionellen Entsorgungsunternehmen vernichten – es gibt Firmen, die auf Aktenvernichtung spezialisiert sind.
Birgits Kreativität ist grenzenlos. Seit 2010 liefert sie als Content Manager Texte, Beiträge und Inhalte für ProSaldo.net und begeistert die Zielgruppe mit Inhalten rund um das Thema Selbstständigkeit.