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Aufbewahrungsfristen für Unternehmer

28. April 2017 von Birgit L.

Als Unternehmer hat man die Pflicht, Belege zu sammeln, Bücher und Aufzeichnungen zu führen und eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahre einzuhalten. Wir haben die wichtigsten Infos zum Thema zusammengetragen.

 

Wofür gelten die Aufbewahrungsfrist und wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?

In Österreich müssen sämtliche „Bücher sowie sonstige Aufzeichnungen“, Rechnungen, Belege, Aufstellungen von Einnahmen und Ausgaben usw. bis zu 7 Jahre aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, auf das sich der jeweilige Beleg bezieht.

Beispiel: Eine Eingangsrechnung mit Datum 3. März 2017 muss bis zum 31. Dezember 2024 aufbewahrt werden. Erst am 1. Jänner 2025 darf man diese und alle weiteren Unterlagen von 2017 entsorgen.

 

Aufbewahrungsfrist bei EDV-Buchhaltungen

Bei einer EDV-Buchführung sind sämtliche Daten auf Datenträgern aufzubewahren. Dazu finden Sie in professionellen Systemen wie ProSaldo.net oder ProSaldo E/A eine Archivierungsfunktion bzw. einen Export gem. § 131 & 132 BAO. Die Datei, die Sie über diese Funktion erhalten, kann dem Betriebsprüfer übergeben werden, der diese in einem speziellen Prüfprogramm öffnen kann.

 

Wie bewahre ich die Unterlagen auf?

Belege sollten auf jeden Fall elektronisch gespeichert und so aufbewahrt werden.

Wenn Sie ProSaldo.net verwenden, müssen Sie sich nicht um die Sicherung Ihrer Buchhaltung bzw. Fakturierung kümmern – diese ist im Preis inkludiert und wird in unserem Hochsicherheits-Rechenzentrum automatisiert durchgeführt.

Alle anderen Belege, die nicht in der Buchhaltung abgebildet sind (zB Bestellungen, Auftrag) können eingescannt und auch entsprechend gesichert werden. Lesen Sie dazu auch unsere Tipps im 2. Teil unserer Blogserie zum Thema „Datensicherung & Datenverlust“.

Es gibt grundsätzlich keine gesetzliche Vorschrift, dass Sie Unterlagen aus EDV-Buchhaltungen physisch aufheben müssen. Natürlich ist es aber auch kein Fehler, die Unterlagen sowohl elektronisch als auch physisch über den Zeitraum aufzubewahren.

 

Was passiert bei Datenverlust bzw. wenn die Belege frühzeitig vernichtet werden (zB Brand, Wasserschaden)

Lassen Sie es nicht soweit kommen. Kümmern Sie sich um die ordnungsgemäße Sicherung Ihrer Daten bzw. korrekte Lagerung von Unterlagen. Wenn Sie sich nicht an die Aufbewahrungspflicht halten, kann dies bei einer Prüfung zu einer Schätzung durch den Betriebsprüfer und somit zu empfindlichen Nachzahlungen kommen!

Auszug aus der Bundesabgabenordnung (BAO)
„Soweit die Abgabenbehörde die Grundlagen für die Abgabenerhebung nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie diese zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind. Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Abgabepflichtige über seine Angaben keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder weitere Auskunft über Umstände verweigert, die für die Ermittlung der Grundlagen (Abs. 1) wesentlich sind. Zu schätzen ist ferner, wenn der Abgabepflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Abgabenvorschriften zu führen hat, nicht vorlegt oder wenn die Bücher oder Aufzeichnungen sachlich unrichtig sind oder solche formelle Mängel aufweisen, die geeignet sind, die sachliche Richtigkeit der Bücher oder Aufzeichnungen in Zweifel zu ziehen.“

 

Was mache ich mit den Unterlagen, wenn die Frist abgelaufen ist?

Wenn kein gerichtliches Verfahren gegen Ihr Unternehmen vorliegt und die Frist abgelaufen ist, können die Unterlagen vernichtet werden. Werfen Sie diese aber nicht einfach in den Papiercontainer – immerhin beinhalten diese sehr sensible Daten, die außerhalb Ihres Unternehmens niemanden etwas angehen. Lassen Sie die Unterlagen lieber von einem professionellen Entsorgungsunternehmen vernichten – es gibt Firmen, die auf Aktenvernichtung spezialisiert sind.

 

Weiterführende Infos:

Datenverlust & Datensicherung – Teil 1 – Allgemeine Infos zum Thema
Datenverlust & Datensicherung – Teil 2 – Datensicherung offline vs. online
Datenverlust & Datensicherung – Teil 3 – Unsere Lösung „Data.NOAH“

 

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Das sagen die Anwender:

Stefan Guggemos
Büro2go find ich eine geniale Idee von der Erste Bank. Gerade für mich als Selbstständigen ist so ein Tool eine tolle Arbeitserleichterung, wenn ich bei Kunden Vor-Ort bin!
Ing. Mag. Markus Mandl, PC EDV Dienstleistungen Mandl
ProSaldo.net war von Anfang an selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten.