Ein Buch ragt aus dem Bildschirm eines Laptops.
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Begriffe aus der Buchhaltung: Bücher und Aufzeichnungen

31. Juli 2015 von Christina S.

Als Unternehmer hat man dafür Sorge zu tragen, sogenannte „Bücher und sonstige Aufzeichnungen“ zu führen, um Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Wir erklären Ihnen, welche das sind und was der Sinn dahinter ist.

 

Bücher und sonstige Aufzeichnungen - zuerst die Theorie

Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für in Österreich steuerpflichtige Unternehmen werden in der Bundesabgabenordnung (BAO) in den §124-132 beschrieben. Der in diesem Zusammenhang verwendete Begriff „Buch“ kommt ursprünglich aus der traditionellen Buchhaltung. Dabei wurden sämtliche Geschäftsfalle und Buchungen händisch in gebundene Bücher eingetragen. Heutzutage erfolgt die Buchführung normalerweise über entsprechende Software.

 

Welche Aufzeichnungen muss ich führen?

Welche Aufzeichnungen zu führen sind hängt grundsätzlich davon ab, ob Sie ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind oder eine doppelte Buchhaltung führen.

In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen folgende Bücher und Aufzeichnungen führen:

  • Erfassung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
  • Wareneingangsbuch
  • Anlagenverzeichnis
  • Lohnkonten (für den Fall, dass Dienstnehmer beschäftigt werden)

Ein Wareneingangsbuch muss folgende Angaben enthalten:

  • fortlaufende Nummer
  • Rechnungsdatum
  • Name und Anschrift des Lieferanten
  • Bezeichnung
  • Preis
  • Belegnummer

Das Anlagenverzeichnis soll einen Überblick über alle Anlagegüter gewähren und folgende Angaben enthalten:

  • genaue Bezeichnung des Anlagegutes
  • Anschaffungstag des Anlagegutes
  • Anschaffungs- und Herstellungskosten
  • Name und Anschrift des Lieferanten
  • voraussichtliche Dauer der Nutzung
  • jährlich abzusetzender Betrag
  • Restbuchwert

 

In der doppelten Buchhaltung

Sind Sie zu einer doppelten Buchhaltung verpflichtet oder wenden Sie diese freiwillig an, so müssen Sie gesetzlich folgende Bücher und Aufzeichnungen führen:

  • Bilanz
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Kassabuch
  • Inventurliste
  • Anlagenverzeichnis

Das Wareneingangsbuch kann, muss aber nicht geführt werden.

Das Kassabuch sollte folgende Angaben enthalten:

  • Tag
  • Text
  • Belegnummer
  • Einnahme
  • Ausgabe
  • Tagessaldo

 

Freiwillige Aufzeichnungen

Neben den bereits erwähnten verpflichtenden Aufzeichnungen, führen Unternehmen häufig auch Aufzeichnungen auf freiwilliger Basis. Als Beispiel kann die Kostenrechnung genannt werden. Sobald einem Unternehmen die Zahlen der Finanzbuchhaltung unzureichend sind, wird es sich entscheiden, weitere Aufzeichnungen zu führen. Im Fall der Führung einer freiwilligen Kostenrechnung möchte das Unternehmen bspw. die Kosten einer Arbeitsstunde ermitteln, um weitere Kalkulationen durchführen zu können.

 

Aufbewahrungsfrist

Als Unternehmer hat man die Pflicht, Belege zu sammeln, Bücher und Aufzeichnungen zu führen und diese sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der jeweilige Beleg bezieht. Bei einer EDV-Buchführung sind sämtliche Daten auf Datenträgern aufzubewahren. Im Fall einer Prüfung sind die Belege und Dokumente (in physischer oder elektronischer Form) zur Verfügung zu stellen.

 

Zweck: Transparenz

Auch wenn es vielleicht nach Mehraufwand klingt: Die Aufzeichnungen sind sehr wichtig, da sie wesentliche Informationen beinhalten, die Auskunft über Unternehmensführung- und Weiterentwicklung geben. Auch für die Ermittlung der Umsatzsteuer ist es wichtig, Belege zu sammeln und Aufzeichnungen zu führen. Bücher und Aufzeichnungen werden also nicht zum Selbstzweck geführt, sondern es steckt eine wichtige Absicht dahinter: Transparenz.

 

Im nächsten Teil der Serie

Die Begriffe "Soll", "Haben" und "Verrechnungskonto" sind Ihnen bestimmt schon untergekommen. Im September erklären wir Ihnen im nächsten Teil der Blogreihe die Unterschiede und Bedeutung dieser Begriffe.

Wünschen Sie sich die Erklärung eines speziellen Begriffs? Posten Sie diesen auf unserer Facebook-Seite www.facebook.com/prosaldonet, die meistgewünschten Begriffe werden wir gerne in unsere Reihe aufnehmen!

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