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Begriffe aus der Buchhaltung: Bücher und Aufzeichnungen

Welche Bücher und Aufzeichnungen muss ein E/A-Rechner führen und welche sind in der doppelten Buchhaltung Pflicht?

Als Unternehmer hat man dafür Sorge zu tragen, sogenannte „Bücher und sonstige Aufzeichnungen“ zu führen, um Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Wir erklären dir, welche das sind und was der Sinn dahinter ist.

Definition Bücher und sonstige Aufzeichnungen

Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für in Österreich steuerpflichtige Unternehmen werden in der Bundesabgabenordnung (BAO) in den §124-132 beschrieben. Der in diesem Zusammenhang verwendete Begriff „Buch“ kommt ursprünglich aus der traditionellen Buchhaltung. Dabei wurden sämtliche Geschäftsfalle und Buchungen händisch in gebundene Bücher eingetragen. Heutzutage erfolgt die Buchführung normalerweise über entsprechende Software.

Welche Bücher und Aufzeichnungen muss ich führen?

Welche Aufzeichnungen zu führen sind, hängt grundsätzlich davon ab, ob du ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner bist oder eine doppelte Buchhaltung führst.

In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen folgende Bücher und Aufzeichnungen führen:

  • Erfassung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
  • Wareneingangsbuch
  • Anlagenverzeichnis
  • Lohnkonten (für den Fall, dass Dienstnehmer beschäftigt werden)

Ein Wareneingangsbuch muss folgende Angaben enthalten:

  • fortlaufende Nummer
  • Rechnungsdatum
  • Name und Anschrift des Lieferanten
  • Bezeichnung
  • Preis
  • Belegnummer

Das Anlagenverzeichnis soll einen Überblick über alle Anlagegüter gewähren und folgende Angaben enthalten:

  • genaue Bezeichnung des Anlagegutes
  • Anschaffungstag des Anlagegutes
  • Anschaffungs- und Herstellungskosten
  • Name und Anschrift des Lieferanten
  • voraussichtliche Dauer der Nutzung
  • jährlich abzusetzender Betrag
  • Restbuchwert

In der doppelten Buchhaltung

Bist du zu einer doppelten Buchhaltung verpflichtet oder wendest diese freiwillig an, so musst du gesetzlich folgende Bücher und Aufzeichnungen führen:

  • Bilanz
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Kassabuch
  • Inventurliste
  • Anlagenverzeichnis

Das Wareneingangsbuch kann, muss aber nicht geführt werden.

Das Kassabuch sollte folgende Angaben enthalten:

  • Tag
  • Text
  • Belegnummer
  • Einnahme
  • Ausgabe
  • Tagessaldo

Freiwillige Aufzeichnungen

Neben den bereits erwähnten verpflichtenden Aufzeichnungen, führen Unternehmen häufig auch Aufzeichnungen auf freiwilliger Basis. Als Beispiel kann die Kostenrechnung genannt werden. Sobald einem Unternehmen die Zahlen der Finanzbuchhaltung unzureichend sind, wird es sich entscheiden, weitere Aufzeichnungen zu führen. Im Fall der Führung einer freiwilligen Kostenrechnung möchte das Unternehmen bspw. die Kosten einer Arbeitsstunde ermitteln, um weitere Kalkulationen durchführen zu können.

Aufbewahrungsfrist

Als Unternehmer hat man die Pflicht, Belege zu sammeln, Bücher und Aufzeichnungen zu führen und diese sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der jeweilige Beleg bezieht. Bei einer EDV-Buchführung sind sämtliche Daten auf Datenträgern aufzubewahren. Im Fall einer Prüfung sind die Belege und Dokumente (in physischer oder elektronischer Form) zur Verfügung zu stellen.

Zweck von Büchern und Aufzeichnungen: Transparenz

Auch wenn es vielleicht nach Mehraufwand klingt: Die Aufzeichnungen sind sehr wichtig, da sie wesentliche Informationen beinhalten, die Auskunft über Unternehmensführung- und Weiterentwicklung geben. Auch für die Ermittlung der Umsatzsteuer ist es wichtig, Belege zu sammeln und Aufzeichnungen zu führen. Bücher und Aufzeichnungen werden also nicht zum Selbstzweck geführt, sondern es steckt eine wichtige Absicht dahinter: Transparenz.