Die Finanzverwaltung führt bei Unternehmern und Freiberuflern üblicherweise im Zeitraum von 3-5 Jahren eine Steuerprüfung (auch „Betriebsprüfung“ bzw. offiziell seit Ende 2003 „Außenprüfung der Finanzverwaltung“) durch.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Bei einer Betriebsprüfung überprüft ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung besonders die Buchhaltung eines Betriebs. Dabei wird kontrolliert, ob die erfassten Angaben der Wahrheit entsprechen, die Buchhaltung selbst formal korrekt ist bzw. ob irgendwelche Auffälligkeiten oder Ungereimtheiten auftreten.
Wann musst du mit einer Betriebsprüfung rechnen?
Der Zeitraum, der normalerweise geprüft wird, beträgt 3 Jahre, kann aber auch bis zum Ablauf der Verjährungsfrist ausgedehnt werden. Eine Prüfung erfolgt pro Betrieb nicht in regelmäßigen Abständen, es kann sein, dass dein Betrieb nie geprüft wird, der von deinem Freund dagegen häufig. Die Häufigkeit und Zeitspanne zwischen zwei Prüfungen hängt von vielen Faktoren ab wie zB:
- Verdachtsfall bei Unregelmäßigkeiten in Steuererklärungen bzw. der Buchhaltung
- bestimmte Branchen werden öfter geprüft als andere
- große Betriebe werden häufiger geprüft als kleine Betriebe
- je länger die letzte Prüfung zurückliegt, desto mehr steigt die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung.
- Auswahl nach dem Zufallsprinzip
Ablauf der Steuerprüfung
Eine Außenprüfung wird in der Regel eine Woche vor deren Beginn angekündigt, wenn dadurch nicht der Prüfungszweck vereitelt wird (z.B. bei Gefahr im Verzug) und wird grundsätzlich in den Räumen des geprüften Unternehmens durchgeführt. Wenn dies nicht möglich ist, kann sie auch in den Räumlichkeiten des Steuerberaters oder im Finanzamt stattfinden. Durch das zuständige Finanzamt wird für jede Steuerprüfung ein eigener Prüfungsauftrag (mit genauer Anführung der zu prüfenden Steuern und Zeiträume) ausgestellt, der auch vom Steuerprüfer bei Beginn der Prüfung vorzulegen ist.
Es ist zu beachten, dass im Falle von Steuerdelikten eine Selbstanzeige mit strafbefreiender Wirkung spätestens bis zum Beginn der Steuerprüfung abgegeben werden kann.
Nach Beendigung der Steuerprüfung kommt es zu einer Schlussbesprechung, in der das Prüfungsergebnis besprochen wird.
Vorbereitungen für die Steuerprüfung
Für eine optimale Vorbereitung auf eine Außenprüfung gibt es einiges zu beachten:
Grundsätzlich sollte ein Unternehmer seine Geschäfte dauernd so führen, dass er von einer Außenprüfung nichts zu befürchten hat.
Um das Risiko unentdeckter Fehler möglichst gering zu halten, sollten laufende geschäftliche Transaktionen nach bestimmten Regeln unter Berücksichtigung der steuerlichen Effekte abgewickelt werden.
Beispiele dafür sind:
- die laufende Information und Schulung der Mitarbeiter,
- die getrennte Verbuchung von steuerlich relevanten Sachverhalten,
- die korrekte Erfassung der Umsatzsteuersätze,
- die Sicherstellung ausreichender Nachweise und
- die Organisation einer ordnungsgemäßen Buchführung,
Darüber hinaus sind Transaktionen für steuerliche Zwecke ausreichend zu dokumentieren. So sollten etwa Rechnungen für Werbeaufwendungen, die einen gewissen Erklärungsbedarf haben könnten, durch Broschüren, Fotos oder Kopien einer Anzeige ergänzt werden. Somit muss nicht erst während der Außenprüfung umständlich ein Nachweis erbracht werden. Eine systematische Belegorganisation ist eine Grundvoraussetzung für das rasche Auffinden von Nachweisen in der Form von Belegen, Verträgen oder Vereinbarungen.
Tipps
- Wenn du die Buchhaltung nicht selbst machst, sondern einen Mitarbeiter dafür hast, informiere auch diesen, damit er/sie sich vorbereiten kann.
- Wenn du einen Steuerberater hast, informiere diesen umgehend. Er kann dich vor bzw. während der Prüfung unterstützen.
- Du kannst die für die Prüfung notwendigen Daten bzw. Unterlagen schon vorab vorbereiten. In guten Softwarelösungen wie ProSaldo.net kannst du die Exportdateien gem. §§ 131, 132 BAO, die der Prüfer benötigt, mit wenigen Mausklicks erstellen.
- Die Möglichkeit der Selbstanzeige in Betracht ziehen, falls dir bereits jetzt Unstimmigkeiten bei deiner Buchhaltung oder deinen Steuererklärungen bekannt sind
Tipps für die laufende Buchhaltung & Fakturierung
So musst du keine Angst vor einer Steuerprüfung haben:
- Erfasse deine Buchung möglichst zeitnah. Je mehr Zeit vergeht, desto weniger erinnerst du dich an den betreffenden Geschäftsfall und seine Eigenheiten.
- Kein Beleg ohne Buchung – keine Buchung ohne Beleg.
- Stelle eine fortlaufende Nummerierung in Buchhaltung & Fakturierung sicher. Bei einer guten Softwarelösung wie ProSaldo.net funktioniert das automatisch.
- Achte auf eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung, die den gesetzlichen Vorschriften entspricht.
- Keine Angst vor Stornobuchungen und Rechnungsgutschriften. Wenn in einer Buchhaltung keine einzige Stornobuchung vorkommt, macht das einen Prüfer erst recht stutzig, weil es nicht der Realität entspricht, dass bei der Eingabe keine Fehler passieren.
- Denke an die UID-Prüfung bei deinen Kunden und Lieferanten. Bei ProSaldo.net ist die UID-Prüfung mit wenigen Mausklicks erledigt.
- Eine gute Belegablage ist wichtig. Stelle sicher, dass du diese in einer sinnvollen Ordnerstruktur auf deinem Rechner oder in der Cloud ablegst und sorge auch für eine entsprechende Sicherung der Daten. Bei ProSaldo.net hast du die Möglichkeit, Belege (PDF, versch. Grafikformate) zu Buchungen zuzuordnen, um sie so zu sichern und bei Bedarf schnell aufzufinden.
- Achte bei einer Registrierkasse auf die gesetzlichen Vorgaben und dass die von dir eingesetzte Lösung der Registrierkassen-Sicherheitsverordnung in Österreich entspricht.
Relevante gesetzliche Bestimmungen
Birgits Kreativität ist grenzenlos. Seit 2010 liefert sie als Content Manager Texte, Beiträge und Inhalte für ProSaldo.net und begeistert die Zielgruppe mit Inhalten rund um das Thema Selbstständigkeit.