Ein Buch ragt aus dem Bildschirm eines Laptops.

Zahlungserinnerung & Mahnung:
So machst du es richtig

18. August 2017 von Birgit L.

Das Geschäft wurde erfolgreich abgeschlossen und die Rechnung an den Kunden ist draußen. Ein wundervolles Gefühl für einen Selbstständigen am Beginn seiner Tätigkeit. Doch dann kommt keine Zahlung. Was nun? Gleich eine Mahnung schicken?

Offene Rechnungen einzutreiben gehört zu den oft unangenehmen Seiten der Selbstständigkeit. Aber sei dir bewusst, dass nicht bezahlte Rechnungen deine Liquidität und somit deinen gesamten Unternehmen schaden. Weil: Wenn kein Geld am Konto ist, kannst du selbst offene Rechnungen nicht bezahlen oder Gehälter nicht überweisen. Deshalb ist es umso wichtiger, zeitgerecht Mahnungen zu verschicken. Was ist also zu tun, wenn die Zahlung des Kunden auf sich warten lässt?

 

Was überhaupt ist eine Mahnung?

Mit einer Mahnung forderst du den Schuldner schriftlich auf, seiner Zahlungsverpflichtung nachzukommen. In einer Mahnung wird an die Überschreitung der Fälligkeit erinnert und in der Regel auch gerichtliche Schritte angekündigt. Mit regelmäßigem Mahnen erreichst du, dass deine Schuldner offene Rechnungen bezahlen und dient somit der Sicherung der Liquidität Ihrer Firma.

 

Muss ich eine Mahnung schicken?

Grundsätzlich gilt: Du bist gesetzlich NICHT verpflichtet, eine Mahnung oder eine Zahlungserinnerung zu verschicken. Ein offener Betrag kann auch direkt gerichtlich eingeklagt werden. In der Praxis ist es jedoch (meistens) üblich, nicht gleich zu klagen, sondern zuerst eine Zahlungserinnerung verschickt wird. Das hat den einfachen Grund, dass es schon mal vorkommen kann, dass eine Rechnung liegenbleibt oder am Postweg verloren ging. Deshalb schickt man normalerweise im Sinne einer guten Geschäftsbeziehung zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung.

Sinnvoll ist es aber auf jeden Fall, die Zahlungsmoral der einzelnen Kunden zu beobachten. Es gibt immer wieder Menschen, die die Geduld der Unternehmen ausnutzen und immer bis zur letzten Mahnung abwarten. Hier wäre es naheliegend, nicht zu lange zuzuwarten, sondern direkt eine letzte Mahnung zu schicken.

 

Zeitpunkt der Mahnung

Schicke die Mahnung direkt nach Ablauf der Zahlungsfrist - immerhin steht dir das Geld ja auch zu! Wenn du dich dazu entschlossen hast, vor einer Mahnung eine Zahlungserinnerung auszuschicken, sollten du – wenn das Geld danach immer noch nicht auf Ihrem Konto gelandet ist – max. 2 weitere Mahnungen versenden. Alles darüber hinaus wird womöglich nicht ernst genommen und der Kunde hält alles nur für eine leere Drohung. Und sei konsequent. Schicke Mahnungen regelmäßig und dein Kontostand und deine Liquidität wird es dir danken.

 

Was muss auf einer Mahnung draufstehen?

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, was eine Mahnung bzw. eine Zahlungserinnerung enthalten muss. Sinnvoll ist es natürlich, klar und deutlich den Zahlungsverzug anzusprechen, eine weitere Frist zu setzen und die möglichen Folgen aufzuzeigen, mit denen der Schuldner bei einer weiteren Nicht-Zahlung rechnen muss: Verzugszinsen, Mahnspesen, bis hin zur Ankündigung, die offene Rechnung an ein Inkassoinstitut zu übergeben und/ oder der Einleitung von gerichtlichen Schritten.

Weiters sollte natürlich klar ersichtlich sein, welchen Betrag der Schuldner bezahlen muss, um die Forderung auszugleichen. Hier sollten die Angaben eindeutig sein und ein Gesamtbetrag inklusive Mahnspesen und/ oder Verzugszinsen vermerkt sein.

Damit dem Schuldner die Zahlung dann auch eindeutig zugewiesen werden kann, empfiehlt es sich, eine Zahlungsreferenz, die der Schuldner bei der Überweisung angeben soll, mit anzudrucken.

 

Mahnspesen und Verzugszinsen: Zulässig?

Ja! Mit dem Zahlungsverzugsgesetz, dass seit März 2013 in Kraft ist, sind Zahlungsfristen, Verzugszinsen und Mahnspesen in Österreich klar geregelt – du musst nur unterscheiden, ob der Schuldner ein Unternehmen (bzw. eine juristische Person – also zB GmbH, AG) ist oder ein Verbraucher.

 

Bei Unternehmen/ juristischen Personen (B2B):

Grundsätzlich kannst du einen Verzugszinssatz von 9,2% plus dem Basiszinssatz verrechnen, den du auf der Webseite der Österreichischen Nationalbank www.oenb.at (Stichwort Anknüpfungszinssätze) abrufen kannst.

Zurzeit (Stand August 2017) liegt der Basiszinssatz bei minus 0,62% - das ergibt also einen zulässigen Verzugszinssatz von 8,88%.

Außerdem bist du bei Zahlungsverzug berechtigt, einen Pauschalbetrag von EUR 40,- als Mahnspesen zu verrechnen. Du musst auch nicht nachweisen, ob du wirklich Aufwände iHv EUR 40,- hattest. Falls du jedoch höhere Aufwände für die Eintreibung hattest, musst du diese als Schadenersatz gesondert einklagen.

 

Bei Verbrauchern (B2C):

Hier beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz 4%. Die gesetzliche Regelung für die Mahnspesen gilt für B2C-Geschäfte nicht. Nichtsdestotrotz kannst du natürlich in deinen AGB einen entsprechenden Passus vermerken

Gemäß dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) bist du berechtigt, zusätzlich zu den gesetzlichen Zinsen auch einen Schadenersatz für alle Aufwände, die dir für die Mahnung entstanden sind, einzufordern. Der Schadenersatz muss allerdings in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen. Es ist empfehlenswert, wenn du die Mahn- und Inkassokosten in deinen AGB festhalten.

Siehe auch: https://www.prosaldo.net/blog/fakturierung/das-neue-zahlungsverzugsgesetz

 

Wenn der Kunden trotz Mahnung nicht bezahlt

Wenn dein Kunde auch nach Zahlungserinnerung und ein oder mehreren Mahnschreiben nicht reagiert und die offene Rechnung weiterhin nicht einzahlt, hast du noch die Möglichkeit, die Rechnung an ein Inkassoinstitut deines Vertrauens (zB www.creditreform.at) zu übergeben. Falls auch hier kein Erfolg zu verbuchen ist, bleibt dir nur noch der Weg eines Gerichtsverfahrens.

 

Wie kann mich meine Buchhaltungs-Software dabei unterstützen?

Wenn du eine mitdenkende Buchhaltungs-Software wie z.B. ProSaldo.net verwenden, zeigt das Programm ganz automatisch, welche Rechnungen dein Kunde noch nicht bezahlt hat (so etwas zeigt einem die „Offene-Posten-Liste“) und du kannst direkt im Programm weitere Schritte setzen. Im besten Fall ist neben der OP-Liste auch eine Mahn-Funktion im Programm inkludiert, die dir hilft, die Bezahlung von offenen Rechnungen mittels Mahnung einzufordern. Mehr dazu findest du unter https://www.prosaldo.net/blog/buchhaltung/mahnen-leicht-gemacht-mit-prosaldo-net.

 

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