Vor zwei Jahren stand ich zum ersten Mal vor der Entscheidung, mein Einzelunternehmen – eine SEO Agentur – weiterzuführen oder eine GmbH zu gründen.
Grund für diese Überlegung war die sehr gute Geschäftslage und das hohe Arbeitspensum. Genau gleich ging es zu dieser Zeit meinem Kollegen Martin, der ebenfalls Suchmaschinenoptimierung als Einzelunternehmer angeboten hat. Auch er konnte die Aufträge kaum noch alleine bewältigen.
Nach einigen Gesprächen waren wir uns einig – wir wollten uns zusammenschließen und die Synergien nutzen.
Die Wahl der richtigen Gesellschaftsform
Nach einem Gespräch mit unserem Steuerberater haben wir uns schnell für eine GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) entschieden. Dafür sprachen nicht nur die steuerlichen Vorteile sondern auch Haftungsthemen. Der oft genannte Nachteil der Stammeinlage war für uns nicht so ausschlaggebend, da diese Stammeinlage gleich nach der Gründung wieder im Unternehmen verwendet werden kann.
Schnell hatten wir uns für unseren neuen Firmennamen, Searchteam Consulting GmbH, entschieden.
Systeme zusammenführen
Nach der Unternehmensgründung war uns schnell klar, dass wir all unsere Prozesse und Systeme zusammenführen sollten. Für Außenstehende mag es überraschend sein, aber nach Jahren als Einzelunternehmer hat man sich bei den administrativen Aufgaben bereits gut an eigene Prozesse und Arbeitsschritte gewöhnt.
Die Herausforderung, all diese Themen auf ein einheitliches System zu reduzieren, war relativ groß. Wir haben dabei auch versucht, gleich auf Software zu setzen, die unseren Ansprüchen auch noch genügt, wenn unser Unternehmen wächst. Dies galt besonders für die Rechnungs- und CRM-Software. Hier war für uns von Anfang an klar, dass wir später nur mehr mit sehr hohem Aufwand auf eine andere Software wechseln können und die Entscheidung somit gut überlegt sein sollte.
Buchhaltung und Rechnungswesen
Auch bei der Buchhaltung hatten wir komplett unterschiedliche Herangehensweisen. Während Martin seine Rechnungen und Belege jeden Monat ausgedruckt seinem Buchhalter übergeben hat, war meine Buchhaltung bereits voll digitalisiert. Auch hier haben wir uns für eine vollständig digitalisierte Variante entschieden, um bereit für zukünftige Anforderungen zu sein.
Da wir rein im B2B Bereich arbeiten und unsere Kunden nur per Überweisung bezahlen, fiel das Thema Bargeld und damit Registrierkassenpflicht für uns weg.
Dennoch benötigten wir einige Monate, bis die Buchhaltung reibungslos funktioniert hat. Trotz aller Sorgfalt kam es immer wieder vor, dass Lieferanten noch an eines der Einzelunternehmen fakturiert haben, was wir dann wieder intern korrigieren mussten.
Laufende Prozesse etablieren
Trotz einiger Hürden gelang es uns, Prozesse zu etablieren, die nicht nur von uns selbst, sondern auch von Mitarbeitern erledigt werden konnten. Diese Prozesse selbst zu gestalten, zu testen, zu leben und erst dann an Mitarbeiter abzugeben, hat sich bezahlt gemacht.
Die heute verfügbaren Software-Lösungen können den administrativen Aufwand um einiges reduzieren und vereinfachen. Sehr wichtig ist dabei aber die sorgsame Auswahl, bevor man sich an Verträge bindet.
Fazit
Für uns hat sich der nicht immer einfache Weg vom Einzelunternehmer zur GmbH auf jeden Fall ausgezahlt. Wir konnten unser sehr hohes Arbeitspensum nach einiger Zeit reduzieren und dank unserer Mitarbeiter konzentrieren wir selbst uns auf unsere Stärken.
© Foto Mario Schantl – searchteam Consulting