Sicher hast du schon oft gehört, dass du dein Buchhaltungsprogramm oder deine Buchhaltungsbetreuung möglichst nicht unterjährig, sondern erst zum Jahreswechsel umstellen solltest. Was wir von diesem guten Ratschlag halten? Naja – es gibt auf jeden Fall viele gute Gründe, warum für dich und dein Unternehmen gerade das unterjährige Umsteigen sehr interessant & vorteilhaft sein kann. Genau deshalb räumen wir jetzt mit den 7 größten Irrtümern zu dem Thema auf.
Irrtum # 1: „Wenn ich mitten im Jahr umsteige, habe ich keine vollständige Buchhaltung mehr.“
Das hast du sicher schon mal gehört. Der Jahreswechsel ist der ideale Zeitpunkt, wenn man vorhat, die Betreuung der Buchhaltung zu ändern oder die Software zu wechseln. Denn nur dann ist sichergestellt, dass ein Buchungsjahr komplett und abgeschlossen in einem Programm vorhanden ist. Aber muss das wirklich sein?
Vorweg: Natürlich muss eine Buchhaltung vollständig sein. Das ist klar. Aber das muss nicht damit einhergehen, dass innerhalb eines Buchungsjahres immer dieselbe Software verwendet wird oder du deshalb den externen Buchhalter oder Steuerberater nicht wechseln kannst. Auch mit einer neuen Software oder einem neuen Betreuer ist sichergestellt, dass deine Buchhaltung vollständig ist.
- Wechsel finden aus diversen Gründen ständig statt.
- Es ist kein Problem, zu einem anderen Steuerberater oder Buchhalter zu wechseln.
- Ebenfalls problemlos ist der Umstieg auf eine andere Buchhaltungs-Software.
- Unabhängig von Software oder Betreuer kannst du nach einem professionellen Umstieg weiterhin auf alle Daten zugreifen.
Irrtum # 2: „Steuerberater & Buchhalter haben zum Jahreswechsel mehr Zeit.“
Dieses Argument ist völlig falsch. Ganz im Gegenteil: Gerade zum Jahreswechsel ist in der gesamten Steuerberatungs- und Buchhaltungsbranche Hochsaison.
Warum ist das so?
- Jahresabschlüsse sind vorzubereiten.
- Jahres-Steuererklärungen sind zu erstellen.
- Mitarbeiter müssen sich mit neu in Kraft getretenen Steuergesetzen auseinandersetzen.
- Neue Mandanten wollen mit ihrer Buchhaltung starten.
- usw.
Steuerberater & Buchhalter ist es womöglich sogar lieber, eine Umstellung unterjährig zu machen. Wahrscheinlich würden sich viele Buchhaltungsbüros oder Steuerkanzleien freuen, wenn du nicht gerade Ende Dezember oder Anfang Jänner bei ihnen erscheinst und als neuer Klient empfangen werden möchtest. Auch wenn du Kleinunternehmer bist und „nur“ eine kleine Buchhaltung hast: Diese muss sich der Berater genauso professionell anschauen und ev. neue Prozesse aufsetzen. Besonders zum Jahreswechsel sind die Buchhaltungsbüros oder Steuerkanzleien vor allem mit größeren Klienten ausgelastet.
Deshalb unser Rat: Wenn du die Betreuung ändern möchtest, mach das bewusst nicht zum Jahreswechsel, sondern z.B. im Sommer:
- Die Kanzleien haben wahrscheinlich mehr Zeit für dich.
- Du wirst leichter eine Kanzlei oder ein Buchhaltungsbüro mit noch verfügbaren Ressourcen für dich finden.
- Auch bei dir ist der Sommer vielleicht eine weniger stressige Zeit.
- Du kannst den Buchhaltungsprozess in deinem Betrieb ohne Zeitdruck ordentlich aufsetzen.
Irrtum # 3: „Ich kann meine Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht so einfach erstellen, wenn ich unterjährig wechsle.“
Wenn du die Buchhaltung umstellst, startest du ja mit einem neuen Monat. Da die Umsatzsteuer-Voranmeldung immer für einen Monat oder ein Quartal erstellt wird, hast du somit den relevanten Zeitraum in der neuen Buchhaltung abgebildet. Diese Sorge ist also völlig unbegründet.
- Unterm Monat wird nie umgestellt, sondern immer zum Monats-Ersten.
- Du hast somit einen kompletten Monat in der Buchhaltung und kannst deine UVA problemlos erstellen.
- Wenn du deine UVA quartalsweise abgibst, musst du den Wechsel nur genauer planen und den Umstieg zum Quartalsende eintakten.
Irrtum # 4: „Ich kann beim unterjährigen Wechsel meine Buchhaltungsdaten nicht ins neue Programm übernehmen.“
Das hast du sicher auch schon mal gehört: Es soll sehr aufwändig bis (fast) unmöglich sein, Daten aus Vormonaten zu übertragen – sei es zu einem neuen Buchhalter/Steuerberater oder in eine neue Software.
Wenn du zu einem neuen Berater wechselst, dann willst du natürlich nicht, dass dieser die schon erledigten Monate noch einmal buchen muss und du deshalb doppelte Kosten hast – oder als Selbstbucher den doppelten Zeitaufwand. Das ist klar. Aber dafür gibt es einen einfachen Ausweg:
In den allermeisten Fällen brauchst du für den Umstieg nur die Salden der bebuchten Konten deiner Einnahmen-/Ausgabenrechnung. Diese kann man auch sehr leicht ermitteln: Jede gute Buchhaltungssoftware sollte eine Auswertung und/oder einen Export mit diesen Salden zur Verfügung stellen.
Wenn du diese Liste hast, müssen im Schnitt wahrscheinlich nicht mehr als 30-40 bebuchte Konten übernommen werden. Das geht schnell – ein geübter Buchhalter erledigt das in weniger als einer Stunde.
Aber auch du kannst dies sehr leicht selbst durchführen. Es wird einfach der Saldo aus der bisherigen Buchhaltung – z.B. der Saldo der Monate Jänner bis Mai – als ein gesamter Wert in den Mai in deinem neuen Buchhaltungsprogramm eingebucht. Wenn du im Juni eine Auswertung aufrufst, enthält diese somit den Stand aller Buchungen von Jänner bis Juni.
Irrtum # 5: „Wenn ich unterjährig umstelle, sind meine Buchhaltungs-Auswertungen nicht mehr komplett.“
Natürlich ist es gut, wenn du deine Auswertungen komplett aus einer Software erhältst, d.h. dass du z.B. eine Einnahmen-/Ausgaben-Übersicht für ein komplettes Jahr bekommst und nicht nur für ein paar Monate. Aber wie vorher schon gesagt: Du kannst die Salden aus den Vormonaten sehr leicht übernehmen. Sobald das erledigt ist, zeigen deine Auswertungen immer ein komplettes Bild deiner Buchhaltung.
Einziges Manko ist, dass du in diesem Fall keinen Vorjahresvergleich machen kannst. Das brauchen aber im Normalfall eher größere Betriebe – du als Kleinunternehmer typischerweise nicht.
Irrtum # 6: „Durch das unterjährige Umstellen habe ich meine Ausgangsrechnungen nicht mehr in einem System.“
Sehr oft hörst du, dass du auch alle Ausgangsrechnungen möglichst in einem Programm schreiben solltest. Aber ist das wirklich so wichtig? Wir sagen nein. Für das Schreiben deiner neuen Ausgangsrechnungen kannst du tatsächlich sehr leicht von einem Monat zum nächsten in ein neues Rechnungsprogramm wechseln. Lass einfach die vorhandenen Ausgangsrechnungen im alten System und starte ab einem gewissen Datum im neuen Programm. Weil: Die Ausgangsrechnungen sind ja sowie in der Buchhaltung einzeln aufgebucht, das heißt, in der Buchhaltung hast du immer den kompletten Überblick.
Irrtum # 7: „Mein neuer Softwareanbieter hat am Jahresende die meiste Zeit, um mir bei der Umstellung zu helfen.“
Auch für Anbieter von Buchhaltungs-Software ist der Jahreswechsel – genauso wie für Steuerkanzleien oder Buchhaltungsbüros – eine intensive Zeit. Typischerweise gibt es dann besonders viele Neukunden, neue Steuergesetze müssen in die Programme eingepflegt werden und die Bestandskunden haben selbst viele Fragen zum Jahreswechsel.
Natürlich helfen wir allen Kunden gerne jederzeit mit einer Umstellung – ganz unabhängig von der Jahreszeit. Aus Erfahrung können wir dir aber sagen, dass es z.B. im Sommer viel entspannter ist. Dann kann sich dein neuer Softwareanbieter besser um deine Wünsche kümmern.
Zusammenfassung & Video
Es gibt mehr Irrtümer zu dem Thema als gedacht. Lass dich nicht davon abschrecken, dass du bei einer unterjährigen Umstellung mit fehlenden Daten, zeitkritischen Tasks oder inkonsistente Auswetrungen zu kämpfen hast – dem ist nämlich nicht so.
Mach eine Umstellung nicht abhängig von der Jahreszeit, sondern wähle eine für dich entspannte Zeit, um den Basisprozess „Buchhaltung“ ordentlich aufzusetzen. Deine Buchhaltung ist dein Basisinstrument für Wachstum und Profitabilität deines Unternehmens. Nur damit hast du einen guten Überblick über deine Firma und deine Zahlen – die Grundlage für Wachstum und Erfolg.
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Birgits Kreativität ist grenzenlos. Seit 2010 liefert sie als Content Manager Texte, Beiträge und Inhalte für ProSaldo.net und begeistert die Zielgruppe mit Inhalten rund um das Thema Selbstständigkeit.