Mit diesem Thema möchten wir uns in unserem heutigen Blogartikel beschäftigen und dir eine allgemeine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die beim Jahresabschluss in der Buchhaltung zu berücksichtigen sind, zur Verfügung stellen.
Schritt für Schritt zum Jahreswechsel
ToDos vor dem Jahresabschluss in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Abstimmung der Konten bzw. Buchhaltung: Durchsicht/Kontrolle der Buchhaltung
- Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen, den Betriebsausgaben
- Erstellung des Anlageverzeichnisses
- Umbuchung der Steuerkonten
- Eventuelle Korrektur der Bewirtungsspesen usw.
ToDos vor dem Jahresabschluss in der doppelten Buchhaltung
- Durchführung der Inventur: d.h. die Aufzeichnung aller im Unternehmen vorhandenen Vermögensteile und Schulden
- Buchführung abstimmen bzw. Korrekturarbeiten vornehmen: Man stimmt die Ergebnisse der durchgeführten Inventur mit der Buchhaltung ab, korrigiert eventuelle Fehlbuchungen usw.
- Bewerten der Vermögensgegenstände sowie der Schulden
- Aufstellung bzw. Erfassung der Um- und Nachbuchungen
- Erstellung der Bilanz, GuV
- Jahresabschluss auswerten: Kennzahlen berechnen, Steuererklärungen erstellen usw.
Allgemeines für den Jahreswechsel in der E/A-Rechnung und Bilanz:
1. Anlegen eines neuen Buchungsjahres:
Hier geht es um zeitlich festgelegte Perioden, in welchem die entsprechenden Buchungen und Rechnungen erfasst werden können.
Diese zeitlichen Perioden sind im Buchhaltungsbereich streng abgegrenzt und verfügen jeweils über einen eigenen Kontenplan und eigene Belegkreise. Die Startwerte der einzelnen Bereiche (Belegkreise, Nummernkreise usw.) beginnen wieder von „1“, sofern die Werte nicht bearbeitet werden.
2. Festlegen der Startwerte:
Sollen die Startwerte der einzelnen Belege an bereits vorhandenen Werten anknüpfen und fortlaufend nummeriert werden, können diese angepasst werden.
3. Übernahme der Salden aus der Vorperiode:
Bitte achte hierbei darauf, dass dieser Schritt erst dann ausgeführt wird, wenn das Geschäftsjahr „fertig“ gebucht wurde, die Steuerkonten auf die entsprechenden Konten umgebucht wurden und keine Änderungen bzw. Buchungen mehr vorgenommen werden müssen. In diesem letzten Schritt übernimmst du die Salden aus der Vorperiode, lässt die Eröffnungsbuchungen automatisch generieren und schließt somit den Jahreswechsel ab.
Der Jahreswechsel bei ProSaldo.net
… in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
1. Schritt: Anlage einer neuen Buchungsperiode:
Gehe zu „Einstellungen“ – „Buchungsjahre“ und wähle „Neu“ aus. ProSaldo.net schlägt dir automatisch das nächstfolgende Buchungsjahr vor. Hier kannst du auswählen, wann die Periode beginnen bzw. enden soll und gleichzeitig die Nummernkreise vergeben.
Hier kannst du auch bei „Buchhaltungsform“ von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Bilanz wechseln und umgekehrt.
Beachte folgende Punkte:
- Eine neue Buchungsperiode kann grundsätzlich nur vom „Hauptbenutzer“ angelegt werden.
- Beim Anlegen eines neuen Buchungsjahres, werden alle, zu diesem Zeitpunkt bestehenden Konten in das neue Buchungsjahr übernommen. Wenn du nachträglich im „alten“ Buchungsjahr noch ein Konto hinzufügst, wird dieses nicht ins neue Buchungsjahr übertragen. Du musst dieses händisch im neuen Buchungsjahr eintragen.
- Sobald das Buchungsjahr angelegt wurde, sind nachträgliche Änderungen bezüglich des Zeitraums nicht mehr möglich. Lediglich die Nummernkreise können noch geändert werden.
2. Schritt: Festlegen der Startwerte:
Mit der Funktion „Nummernkreise“ (siehe vorherige Abbildung) können die Startwerte der einzelnen Belegarten (Angebot, Rechnung, Auftrag und Lieferschein) festgelegt werden. Es empfiehlt sich die Nummernkreise vor der ersten Rechnung zu aktualisieren.
Wurden im „neuen“ Buchungsjahr bereits Belege (z.B. Rechnungen) erstellt, kann als Startwert nur eine höhere Zahl als die bereits erstellten Belege eingegeben werden, da die Belege eine fortlaufende Nummer haben müssen!
3. Schritt: Übernahme der Salden aus der Vorperiode:
Eine automatische Übernahme durch ProSaldo.net ist nur dann möglich, wenn du das Vorjahr mit ProSaldo.net gebucht hast. Bitte führe diesen Schritt erst dann aus, wenn im alten Jahr die Abschlussbuchungen erledigt sind.
Um die Salden aus dem Vorjahr übernehmen zu können, musst du das neu angelegte Buchungsjahr zum aktuellen Buchungsjahr machen.
Nachdem du dich nun im neuen Buchungsjahr befindest, wähle „EB und OP aus Vorjahr übernehmen“ um die Endbestände der Verrechnungskonten sowie die offenen Posten aus dem Vorjahr zu übernehmen. Hier wird dir automatisch der erste Tag des neuen Buchungsjahres, der Belegkreis „EB“ sowie der Buchungstext, „Eröffnungsbuchung“ vorgeschlagen. Bei Bedarf können diese Werte geändert werden. Fertig ist der Jahresabschluss.
… in der doppelten Buchhaltung
Die ersten beiden Schritte des Jahreswechsels decken sich hier mit der Anleitung vom Modul Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
3. Schritt: Übernahme der Salden aus der Vorperiode:
In der doppelten Buchhaltung wird zwischen einer vorläufigen und einer endgültigen Saldenübernahme unterschieden.
Bei der „vorläufigen Saldenübernahme“ werden dir die Salden sowie die offenen Posten aus dem Vorjahr übernommen. Die Eröffnungsbuchungen werden mit dieser Funktion jedoch noch nicht generiert. Diese Funktion kann jederzeit rückgängig gemacht werden.
Bei der „endgültigen Übernahme von EB und OP“ werden nicht nur die offenen Posten übernommen, sondern auch die Eröffnungsbuchungen automatisch generiert. Bitte beachte hierbei, dass diese Funktion nur einmalig durchgeführt werden kann und nachträglich nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.
Um die Salden aus dem Vorjahr übernehmen zu können, musst du das neu angelegte Buchungsjahr zum aktuellen Buchungsjahr machen.
Du findest die oben beschriebenen Funktionen jeweils unter “…Mehr“.
Nina ist mit Leib und Seele Customer Success Managerin. Sie hilft Anwendern seit 2015 bei allen Fragen und Anliegen zu ProSaldo.net weiter und kennt das Tool wie ihre Westentasche.