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Abrechnung mittels Gutschrift

18. Februar 2014 von Martina J.

Erstellt der Kunde anstelle des Lieferanten die Abrechnung für ein Geschäft, dann spricht man von einer Abrechnung mittels Gutschrift. In der Praxis ist dies oft für Leistungen üblich, bei denen die Abrechnungsgrundlagen dem Kunden vorliegen wie z.B. Umsatz- und andere Erfolgsprovisionen.

 

Art des Geschäftsfalles

Vom Prinzip her erstellt der Empfänger der Leistung (Kunde) eine Eingangsrechnung für sich selbst und schickt diese dem Leistungserbringer (Lieferant) zu. Die korrektere Bezeichnung der Belegart lautet Ausgangsgutschrift.

 

Der Aussteller der Gutschrift muss dazu über die relevanten steuerlichen Umstände des Leistungserbringers Bescheid wissen (z.B. ob dieser umsatzsteuerpflichtig ist).

 

Umsatzsteuer bei Gutschriften

Ob die Gutschrift mit oder ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden muss, ist unabhängig vom Aussteller der Gutschrift. Dieser muss in Erfahrung bringen, ob der Leistungserbringer umsatzsteuerpflichtig ist (sofern die abzurechnende Lieferung oder Leistung grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig ist).

 

Wird die Gutschrift mit Umsatzsteuer ausgestellt, muss der vorsteuerabzugsberechtigte Leistungsempfänger (Aussteller der Gutschrift) daher ganz besondere Sorgfalt walten lassen.

 

Stammdaten des Leistungserbringers

Alle Daten, die Sie für die Ausstellung der Gutschrift benötigen, sollten schriftlich und gleich zu Beginn der Kooperation aufgenommen werden, z.B. als Anhang zur Kooperationsvereinbarung. In diese sollten Sie auch einen Zusatz aufnehmen, der den Leistungserbringer vertraglich verpflichtet, Sie über alle abrechnungsrelevanten Änderungen umgehend schriftlich zu informieren.

 

Soll der Gutschriftsbetrag ausbezahlt werden, sollten Sie sich die Bankverbindung in jedem Fall schriftlich geben lassen.

 

Leistungserbringer ist Privatperson

Bei einer Privatperson als Leistungserbringer sollten Sie Name und Anschrift, die Sozialversicherungsnummer sowie eine Meldezettel-Kopie bei der Vereinbarung aufbewahren.

 

Achtung: In diesem Fall sollten Sie keinesfalls auf eine Rücksprache mit Ihrem Steuerberater verzichten um abzuklären, ob diese Vereinbarung in Hinblick auf Gewerberecht, Sozialversicherung, Finanzamt oder auch Haftungsgründen eingegangen werden kann. Besteht die Gefahr, dass diese Vereinbarung im Zuge einer Betriebsprüfung als Dienstverhältnis deklariert werden könnte, sollten Sie von einer Zusammenarbeit mit Abrechnung über Gutschrift Abstand nehmen, da empfindliche Abgabennachzahlungen und Strafen entstehen könnten.

 

Kann die Leistung mittels Gutschrift abgerechnet werden, bitte prüfen Sie, ob für die ausbezahlten Beträge eine Mitteilung gem. § 109a EStG (Formular E 18) erfolgen muss.

 

In der Gutschrift wird keine Umsatzsteuer verrechnet und ein entsprechender Hinweis (z.B. "Der ausgewiesene Gutschriftsbetrag enthält keine Umsatzsteuer.") aufgenommen.

 

Leistungserbringer ist Kleinunternehmer

Bei Kleinunternehmern (Netto-Umsatz bis 30.000,- EUR) ist bei der Gutschrift ebenfalls keine Umsatzsteuer zu verrechnen, im Umsatzsteuerhinweis auf der Gutschrift wird auf die Kleinunternehmerregelung verwiesen (z.B. "Der ausgewiesene Gutschriftsbetrag enthält gem. § 6 Abs. 1 Z 27 Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer.").

 

Folgende Informationen sollten vom Leistungserbringer vorliegen:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • UID-Nummer (mit dem Ergebnis der UID-Prüfung über FinanzOnline oder MIAS)
  • Sozialversicherungsnummer, falls das Formular E 18 abzugeben ist
  • Schriftliche Bestätigung vom Leistungserbringer, dass die Abrechnung aufgrund der Kleinunternehmerregelung umsatzsteuerfrei erfolgen soll

 

Leistungserbringer ist Unternehmer in einem anderen EU-Land

Geht bei Leistungen zwischen zwei Unternehmern aus unterschiedlichen EU-Mitgliedsstaaten die Steuerschuld vom Leistungserbringer auf den Leistungsempfänger über (Reverse Charge), ist ebenso keine Umsatzsteuer in der Gutschrift zu verrechnen.

 

Folgende Informationen sollten verfügbar sein:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • UID-Nummer (mit dem Ergebnis der UID-Prüfung über FinanzOnline oder MIAS)
  • Sozialversicherungsnummer, falls das Formular E 18 abzugeben ist

 

Leistungserbringer ist Unternehmer und umsatzsteuerpflichtig

In diesem Fall ist auch die Gutschrift mit Umsatzsteuer auszustellen und daher im Hinblick auf die Absicherung Ihres Vorsteuerabzuges besondere Sorgfalt bei der Aufnahme der Stammdaten walten zu lassen, z.B. UID-Nummer prüfen.

 

Folgende Informationen sollten verfügbar sein:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • UID-Nummer (mit dem Ergebnis der UID-Prüfung über FinanzOnline oder MIAS)
  • Sozialversicherungsnummer, falls das Formular E 18 abzugeben ist
  • bei protokollierten Unternehmen (im Firmenbuch eingetragen) die Firmenbuchnummer und das zuständige Handelsgericht.

 

Ausstellen der Gutschrift

Grundsätzlich erfolgt die Ausstellung der Gutschrift gleich wie eine Rechnung.

 

Damit der Aussteller der Gutschrift die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen kann, sollte ganz besonders Wert darauf gelegt werden, dass alle dafür notwendigen Angaben korrekt angeführt sind (siehe auch Blogartikel „Belegkontrolle für Vorsteuerabzug – was muss auf die Rechnung?“

 

Nachfolgend noch einige Tipps:

Gutschriftsbetrag

Lautet die Belegbezeichnung „Gutschrift“, dann werden alle Beträge positiv dargestellt (andernfalls wäre diese als Storno der Gutschrift, also eine Rechnung, zu sehen).

 

Empfänger der Gutschrift

Grundvoraussetzung ist die vollständige und richtige Angabe des Empfängers der Gutschrift, also des Leistungserbringers. Legen Sie daher Wert darauf, dass dessen Name und Firmenanschrift Ihnen schriftlich vorliegt, z.B. auf dem Firmenbriefpapier, e-mail Signatur bzw. idealerweise vom Ergebnis der UID-Überprüfung.

 

Soll die Gutschrift zum Vorsteuerabzug berechtigen, muss ab einem Gesamtbetrag von EUR 150,- in jedem Fall die UID-Nummer des Leistungserbringers angegeben werden.

 

Leistung und Leistungsdatum

Achten Sie auch darauf, dass die vom Gutschriftsempfänger erbrachte Leistung mit einer handelsüblichen (bzw. ggf. für den Betriebsprüfer nachvollziehbaren) Bezeichnung dargestellt ist. Vergessen Sie auch keinesfalls - unabhängig vom Ausstellungsdatum der Gutschrift -  das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum anzugeben!

 

Zahlungskonditionen

Genauso wie bei einer Rechnung sollten auch unbedingt die Zahlungskonditionen wie Skontofrist, das (Netto-)Fälligkeitsdatum und die Zahlart (z.B. Überweisung oder Gegenverrechnung) angeführt sein.

 

Speziell wenn die Gutschrift nicht überwiesen sondern mit Ausgangsrechnungen ausgeglichen wird, sollten Sie zur Absicherung der Saldierbarkeit auf der Gutschrift explizit darauf hinweisen, dass dies vereinbart wurde. Andernfalls könnten – z.B. wenn der Gutschriftsempfänger seine Forderungen mittels Factoring oder Zession abgetreten hat – Schwierigkeiten entstehen.

 

Aussteller der Gutschrift

Auch der eigene Name und Firmenanschrift müssen vollständig und richtig angegeben werden, spätestens ab einem Gesamtbetrag von EUR 10.000,- darf auch keinesfalls auf die eigene UID vergessen werden.

 

Die Verbuchung

Für die Auswahl der Buchhaltungskonten bzw. der Umsatzsteuer macht es keinen Unterschied, ob mittels Gutschrift oder Rechnung abgerechnet wurde. Sie geben daher die Buchung genauso ein, als ob es eine Eingangsrechnung wäre.

 

In der doppelten Buchhaltung empfiehlt sich jedoch, die Ausgangsgutschriften als eigenen Belegkreis zu führen.

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Das sagen die Anwender:

Elisabeth Maurer
Meine Lieblingsfunktion? Die Umsatzsteuer-Voranmeldung! Da klick ich drauf, es kommt fix und fertig. Das finde ich faszinierend!
Elisabeth Maurer, VedaVital
Alle technischen Aspekte werden von ProSaldo.net übernommen, das ist eine feine Sache. Wir müssen uns nicht drum kümmern, alles zu sichern.
Christian Haberl, Humanbrand Media GmbH