Ein Buch ragt aus dem Bildschirm eines Laptops.

Rechnungen richtig schreiben – achten Sie auf den Empfänger!

11. März 2019 von Martina J.

Ein wichtiges „Detail“ der Rechnung ist in jedem Fall der Empfänger, speziell bei Rechnungen auf Ziel. Ist der Empfänger falsch oder unvollständig, führt dies im „besten“ Fall nur zu einer Rechnungsreklamation – im schlimmsten Fall sogar bis zu einem Forderungsausfall.

Der Rechnungsempfänger ist jene Person, die dir für die Lieferung oder Leistung das Geld schuldet. Daher kann ein Rechnungsempfänger immer nur jemand sein, der im gesetzlichen Sinn solche Rechtsgeschäfte eingehen kann.

Im unternehmerischen Alltag wird dies selten bis ins kleinste Detail überprüfbar sein – dennoch werden dir die nachfolgenden Tricks helfen, diesbezügliche Rechnungsreklamationen zu vermeiden und die Einbringlichkeit deiner Forderungen zu erhöhen.

 

Warum ist der Rechnungsempfänger so wichtig?

Für den Rechnungsempfänger ist die korrekte Ausstellung vor allem dann wichtig, wenn

  • er Unternehmer ist und die Rechnung für die Buchhaltung benötigt - ohne vollständigen und korrekten Empfänger dürfte er bei Rechnungen über EUR 400,- den Vorsteuerabzug nicht geltend machen - oder
  • er als Privatperson die Rechnung in seiner Lohnsteuererklärung geltend machen möchte oder er die Rechnung für Förderungen, Versicherungen u.ä. benötigt.

 

 

Wer kann Rechnungsempfänger sein?

Der Rechnungsempfänger kann i.d.R. immer nur entweder eine natürliche oder eine juristische Person sein. Bei Ehepartnern ist es auch möglich, dass beide gemeinsam ein Rechtsgeschäft eingehen und gemeinsam für die Begleichung der Rechnung haften.

Die natürliche Person als Rechnungsempfänger

Ist der Rechnungsempfänger eine natürliche Person, benötigst du Vorname, Nachname, ggf. Titel sowie die Anschrift.

Achtung: Sind beide Ehepartner dein Rechnungsempfänger, achte unbedingt darauf, dass du von beiden Vorname, Nachname und ggf. Titel vollständig bekanntgegeben bekommst. Adressiere deine Rechnung keinesfalls einfach an „Familie Mustermann“ sondern mit vollständigen Namen, z.B. „Frau Mag. Maria Mustermann und Herrn Max Mustermann“.

Die juristische Person als Rechnungsempfänger

Unter einer juristischen Person versteht man eine Organisation, die durch die Rechtsordnung (Gesetze) über die notwendige Rechtsfähigkeit zum Abschluss von Geschäften verfügt.

Dazu gehören die Unternehmensrechtsformen wie GmbH, Aktiengesellschaften (AG), Kommanditgesellschaften (KG), Vereine oder Stiftungen aber auch juristische Personen des öffentlichen Rechts wie z.B. der Bund.

 

Die Fallen im Alltag

Keine Lokal- oder Geschäftsbezeichnungen!

Werden Bestellungen telefonisch, per e-mail oder schriftlich entgegen genommen, kommt es oftmals vor, das als Besteller Lokal- oder Geschäftsbezeichnungen wie „Friseursalon Susi“, „Gasthaus Hansi“ oder „Kanzlei Huber“ angegeben werden.

Stelle nun die Rechnung auf solche Empfänger aus und die Zahlung bleibt aus, wird es schwierig, den tatsächlichen Schuldner noch festzustellen – das Geschäft kann einen neuen Inhaber haben, geschlossen worden sein uä.

Auch wenn du den Inhaber noch feststellen kannst, wird es sehr schwierig, ihn als tatsächlichen Besteller/ Auftraggeber und Schuldner deiner Forderung festzustellen.

Daher wird dir in vielen Fällen nur das Ausbuchen von so fakturierten Forderungen übrig bleiben.

Mitarbeiter und Rechnungsempfänger unterscheiden!

Eine weitere Schwierigkeit des Alltags ist Mitarbeiter und tatsächlichen Rechnungsempfänger zu unterscheiden. Der Mitarbeiter darf selbstverständlich auf der Rechnung mit „zu Händen“ bzw. „z.H.“ angeführt sein – aber unbedingt zusätzlich zum Rechnungsempfänger.

Wird die Rechnung nur auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt, insbesondere wenn dieser lt. Firmenbuch keine entsprechende Zeichnungsberechtigung hat, wird das Inkasso der Rechnung sehr schwierig.

Auch bei Geschäftsführern oder Prokuristen ist wichtig festzustellen, ob dieser als Person oder für das Unternehmen bestellt und die Rechnung entsprechend auszustellen.

 

Im Zweifel – Prüfmöglichkeiten nutzen!

Die UID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

Versuche bei Firmenkunden möglichst auch die UID-Nummer in Erfahrung zu bringen. Mit dieser kannst du über FinanzOnline oder MIAS (Prüfservice der europäischen Kommission) den Firmennamen sowie die aktuelle Anschrift lt. Finanzamt kostenlos und einfach feststellen.

Internet-Recherche

Liegt keine UID-Nummer vor, leisten Online-Telefonbücher gute Hilfe, um die Adresse zu prüfen oder – gerade bei telefonischen oder schlecht lesbaren schriftlichen Bestellungen - zu kontrollieren, wie Name und Anschrift richtig geschrieben werden.

 

ProSaldo.net-Tipp

Liegt bei Firmenkunden die UID-Nummer vor, kannst in ProSaldo.net Name und Adresse deines Kunden direkt übernehmen!

Wenn du einen neuen Kunden anlegst, gibst du, bevor du beginnst die Felder auszufüllen, einfach die UID des Kunden ein und klicken dann auf das Symbol daneben.

Stammdaten UID

Du siehst sofort, ob die UID gültig ist und kannst mit dem Symbol neben "Ergebnis" Name und Adresse automatisiert in die jeweiligen Eingabefelder eintragen. Im Anschluss kannst du die Kundendaten selbstverständlich durch weitere Informationen wie e-mail Adresse, Telefonnummer usw. beliebig ergänzen.

 

UID

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Kundenstimmen

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