Ein Buch ragt aus dem Bildschirm eines Laptops.

Die Registrierkassa im laufenden Betrieb

11. Februar 2020 von Vanessa E.

Da das Zulegen einer Registrierkassa für immer mehr Selbstständige ein wichtiges Thema geworden ist, möchten wir in unserem Blogbeitrag die wichtigsten Infos sowie das tägliche Arbeiten mit einer Registrierkassa kurz zusammenfassen.

Was versteht man genau unter einer Registrierkassa? Welche Geräte/ Software sind einsetzbar? 

Im ersten Moment denkt man bei dem Wort Registrierkassa klassischerweise an die Kassa, die in einem Handelsgeschäft zu sehen ist. Dies ist aber nicht zwangsläufig der Fall. Kassen können neben Waagen und Taxameter auch Softwareprogramme sein, die auf normalen PCs oder Laptops installiert werden. Aber es gibt auch Apps für Smartphones und Tablets.
Einzige Vorgabe für das jeweilige System: es muss die Registrierkassensicherheitsverordnung erfüllen, das bedeutet im Wesentlichen, dass (seit 1.4.2017) jeder Bon signiert und ein Datenerfassungsprotokoll geführt werden muss.

Wann muss ich eine Registrierkassa verwenden?

Seit 1.1.2016 gelten für Betriebe neue Aufzeichnungspflichten für alle Barumsätze.
Wenn der Jahresumsatz im Betrieb netto € 15.000,- und die Barumsätze dieses Betriebes netto € 7.500,- im Jahr überschreiten, ist für den jeweiligen Betrieb zwingend die Einzelerfassung der Barumsätze mittels elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden. Zu den „Barumsätze“ zählen auch vor Ort Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte, das einlösen von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc. Bitte beachte dass erst beide Grenzen überschritten sein müssen, damit eine Registrierkassenpflicht besteht.

Was brauchst du für die Verwendung einer Registrierkassa?

- Registrierkassa (-Software) / z.B. das Standard-Paket bei ProSaldo.net
- Sicherheitszertifikat von Global Trust (Bestellung über haude.at hier möglich)
- Registrierkassenwebservicebenutzer FinanzOnline (eine Anleitung zum Einrichten findest du hier)
- Drucker (Für die Verwendung mit Kassa2go kannst du neben einem A4 Drucker diese beiden Bondrucker verwenden:  “Bixolon SPP-R300” und “Bixolon SP-R310”.)
- Tablet

Wie lege ich die Kassa in ProSaldo.net an?

Hier findest du unseren Blogbeitrag dazu.

Wie arbeite ich mit der Registrierkassa?

Bei Barzahlungen ist immer ein Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen, bzw. zur Verfügung zu stellen. Der Beleg kann auch elektronisch erstellt werden, z. B. mittels E-Mail oder Web-Download. Voraussetzung ist allerdings, dass der Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung durch die Registrierkasse erstellt und signiert wird. Weiters muss der Beleg tatsächlich dem Kunden übermittelt werden und dieser muss ihn auch beim verlassen des Geschäfts vorzeigbar sein.

Notwendiger Inhalt eines Kundenbelegs:

- Name des leistenden/liefernden Unternehmens
- fortlaufende Nummer
- Datum
- Uhrzeit
- Menge sowie „handelsübliche Bezeichnung“ der Ware oder der Dienstleistung
- Betrag
- Kassen-Identifikationsnummer
- Aufsplittung des Betrags nach Steuersätzen
- QR-Code

Was bedeutet der Begriff der „handelsüblichen Bezeichnung“?

Wenn du deine Artikel in der Kassa anlegst, bist du verpflichtet die Artikel so anlegst, das man mit einem Blick sieht was hier verkauft wurde. Die Verwendung von allgemeinen Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen ist NICHT zulässig. Die Bezeichnung muss so gewählt sein, dass Waren und Dienstleistungen identifiziert werden können.

Hier ein paar Beispiele:

Branche Zulässige Warenbezeichnung
Keine zulässige Warenbezeichnung
Blumengeschäft Rosen, Tulpen, Nelken Blumen
Bekleidungsgeschäft Latzhose blau, Gr. 52
Windjacke grün, Gr. 50
Kleidung
Elektronikgeschäft Marke und Typ des Handys, der Waschmaschine, des TV-Gerätes, Kabel, Stecker, Schalter, Faxgerät Elektronikgerät, Haushaltsgerät, Audiogerät, Telefon, Lampe
Frisör Herren-/, Damenschnitt, Aufsteckfrisur, Eindrehen, Färben, Schuppenshampoo Frisörleistung, Haarpflegeprodukt
Trafik Zigaretten oder Zigarren bestimmter Marken, bestimmte Zeitung Rauchwaren, Druckwaren

 

Müssen bei Registrierkassen auch die Ausgaben erfasst werden?

Damit in der Registrierkasse dein Kassenstand stimmt, solltest du hier die Ausgaben erfassen, auch wenn keine gesetzliche Vorschrift dafür besteht. Bitte beachte dazu, dass die Ausgaben auch unabhängig davon buchhalterisch erfasst werden müssen.

Regelmäßige Aufgaben im laufenden Betrieb

Zusätzlich zum Tagesgeschäft sind noch weitere Aufgaben im laufenden Betrieb zu erledigen.

Monatlich:
Monatlich ist ein Kassenabschluss zu erzeugen. Dieser soll auch der letzte Beleg des Monats sein. Im Regelfall wird dein Kassensystem dafür eine eigene Funktion (Monatsabschluss) anbieten. In Monaten, in denen die Kasse nicht in Betrieb war, ist auch kein Monatsabschluss notwendig.

Vierteljährlich:
Das vollständige Datenerfassungsprotokoll ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen Medium zu sichern. Als geeignete Medien gelten beispielsweise externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher externer Server, die vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind. Die in der RKSV verlangte Unveränderbarkeit des Inhaltes der Daten ist durch die Signatur bzw. das Siegel und insbesondere durch die signierten Monatsbelege gegeben. Idealerweise sollte die Sicherung direkt nach dem Monatsabschluss (Monatsbeleg) erfolgen. Bewahre die Sicherung mindestens sieben Jahre auf.

Am Ende des Jahres:
Am Jahresende ist der Jahresbeleg zu prüfen. Diesen kannst du nach dem Abschluss des Monats Dezember prüfen lassen, gehe genauso vor wie bei der Prüfung des Startbelegs.

Quellen:
- Anmeldung und Betrieb von Registrierkassen WKO
- Handbuch Registrierkassen BMF
- Die Registierkassenpflicht WKO

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Kundenstimmen

Christian Haberl
Humanbrand
Alle technischen Aspekte werden von ProSaldo.net übernommen, das ist eine feine Sache. Wir müssen uns nicht drum kümmern, alles zu sichern.
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Veda Vital
Meine Lieblingsfunktion? Die Umsatzsteuer-Voranmeldung! Da klick ich drauf, es kommt fix und fertig. Das finde ich faszinierend!
Stefan Guggemos
Escape Mission/Sharkfin Entertainment
ProSaldo.net war von Anfang an selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten.