So organisierst du deine Eingangsrechnungen
Baba Zettelwirtschaft, hallo Ordnung!
Du hast keine Lust mehr auf herumliegende Kassenbons? Deine Unordnung bei den Eingangsrechnungen treibt dich in den Wahnsinn? So bekommst du das Rechnungschaos in den Griff!
- Anleitung für eine bar bezahlte Eingangsrechnung (Kassenbon)
- Anleitung für eine offene oder nicht bar bezahlte Eingangsrechnung
- Vorteile der Digitalisierung in der Buchhaltung
Dieser Artikel wurde für Einnahmen-Ausgaben-Rechner geschrieben.
Anleitung für eine bar bezahlte Eingangsrechnung (Kassenbon)
1. Bar-Beleg digitalisiert ablegen
Statt den Kassenbon in eine Schuhschachtel zu legen, fotografierst du die Rechnung mit dem Smartphone oder scannst sie ein. In Folge kannst du diese Datei weiterverarbeiten. Ist der Kassenbon digitalisiert, kannst du den Beleg im Anschluss entsorgen.
Best practice
In ProSaldo.net kannst du den fotografierten Bar-Beleg sofort über „Scannen & Buchen“ ins System hochladen und sorgst so für eine rechtlich korrekte Archivierung gemäß BAO.
2. Bar-Beleg verbuchen
Statt mühsamem händischen Buchen der Schuhschachtel-Belege solltest du lieber eine Buchhaltungssoftware nutzen, wo Belege sowohl digitalisiert als auch mit der passenden Buchung verknüpft werden können. Somit hast du alles griffbereit an einem Ort.
Best practice
In ProSaldo.net werden fotografierte Bar-Belege nicht nur ins System hochgeladen, es werden auch die notwendigen Daten automatisch ausgelesen und als Buchungsvorschlag angezeigt. Fehlende Daten trägst du nach, setzt ein Häkchen bei „bezahlt“ und schon ist die Rechnung in Nullkommanix verbucht.
Die empfohlene Vorgehensweise in ProSaldo.net
1. Rechnung digitalisieren
mit dem Smartphone fotografieren oder einscannen
2. Rechnung hochladen
PDF oder Grafik im System hochladen und speichern
3. Rechnung analysieren
Werte aus Kassenbon auslesen lassen und sofort verbuchen
Anleitung für eine offene oder nicht bar bezahlte Eingangsrechnung
1. Eingangsrechnung bezahlen (falls noch nicht erledigt)
Falls die Rechnung nicht bereits automatisch bezahlt wurde, folgt oft eine Zahlung per Überweisung. Habe dabei die Fälligkeit des offenen Betrags im Blick. Wenn du die Rechnung über dein Online-Banking überweist, solltest du das rechtzeitig – am besten ca. 2-3 Werktage vor der Fälligkeit – erledigen, um das Zahlungsziel nicht zu überschreiten.
Best practice
Bei rechtzeitigem Zahlen gewähren manche Unternehmen einen Skonto. Falls dies nicht auf der Rechnung angeführt ist, kannst du nachfragen.
2. Eingangsrechnung digitalisiert ablegen
Für Papierrechnungen gilt dasselbe wie für Bar-Belege: Vermeide es, die Papierrechnungen chaotisch in einer Schuhschachtel zu sammeln. Wandle den gedruckten Beleg sofort in einen digitalen Beleg um, indem du ihn mit dem Smartphone fotografierst oder einscannst.
Wenn du die Rechnung in digitaler Form erhalten hast: Denk an die Umwelt und drucke sie NICHT aus! Nutze lieber eine (Buchhaltungs-)Software mit einer digitalen Ablage plus einer Verknüpfung zur Buchhaltung. Dabei werden die Belege in elektronischer Form im System abgelegt und können mit einer Buchung verknüpft werden.
Best practice
In ProSaldo.net kannst du jegliche digitale Rechnung über „Scannen & Buchen“ ins System hochladen.
3. Bank-Kontoauszüge verbuchen
Egal, ob du die Rechnung per Banküberweisung, SEPA-Lastschrift oder auch zB Sofortüberweisung bzw. eps bezahlt hast: Dieser Geldfluss findet sich immer auf deinem Bankkonto wieder. Du musst also deine Kontoauszüge in die Buchhaltung bringen.
Auch hier gilt: Vermeide Papier – also drucke deine Kontoauszüge bitte nicht aus. Importiere stattdessen Kontoauszüge direkt in deine Buchhaltung oder verbinde dein Bankkonto mit deiner Buchhaltung für einen automatischen Import deiner Bankbewegungen.
Best practice
In ProSaldo.net nutzt du dafür „Bank & Buchen“. Importiere CSV-/TXT-Files oder verbinde dein Bankkonto mit deiner Buchhaltung. Dabei werden Banktransaktionen tagesaktuell und automatisch importiert und können verbucht werden.
4. Buchung mit Eingangsrechnung verknüpfen
Am besten nutzt du eine Buchhaltungs-Software, die eine Verknüpfung von digitaler Rechnung und Bank-Buchung unterstützt. Das macht es im Falle einer Betriebsprüfung einfacher, den vom Beamten erwünschen Beleg zu finden und zur Verfügung zu stellen.
Achtung: Es gibt keine Verpflichtung, Belege mit einer Buchung digital zu verknüpfen. So kannst du zB durch die passende Benennung der eingescannten Rechnung mit der gebuchten Belegnummer auch eine Verbindung herstellen.
Best practice
Wenn du ProSaldo.net verwendest, gehst du einfach auf „Scannen & Buchen“, öffnest einen der hochgeladenen Belege und verknüpfst diesen mit der passenden Buchung.
Die empfohlene Vorgehensweise in ProSaldo.net
1. Rechnung digitalisieren
mit dem Smartphone fotografieren oder einscannen
2. Rechnung hochladen
PDF oder Grafik im System hochladen und speichern
3. Rechnung analysieren
Werte auslesen lassen und für die Verbuchung vorbereiten
4. Banktransaktionen
als CSV-/TXT importieren oder direkte Bankanbindung nutzen & verbuchen
5. Buchung verknüpfen
hochgeladenen Beleg öffnen und mit der passenden Buchung verknüpfen
Das sagen ProSaldo.net-Nutzer
Alle technischen Aspekte werden von ProSaldo.net übernommen, das ist eine feine Sache. Wir müssen uns nicht drum kümmern, alles zu sichern.
Meine Lieblingsfunktion? Die Umsatzsteuer-Voranmeldung! Da klick ich drauf, es kommt fix und fertig. Das finde ich faszinierend!
ProSaldo.net war von Anfang an selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin
selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten.