Rechnungsmerkmale

Was sind die Rechnungsmerkmale in Österreich?

Als Unternehmer in Österreich bist du verpflichtet, beim Ausstellen von Rechnungen bestimmte formale Kriterien zu beachten. Diese Rechnungsmerkmale sind nicht nur für die korrekte Buchführung und den Vorsteuerabzug deiner Kunden von Bedeutung, sondern auch für die Einhaltung der steuerrechtlichen Vorschriften. Im Folgenden erhältst du einen detaillierten Überblick über die wesentlichen Aspekte, die du bei der Erstellung von Rechnungen beachten solltest.

Grundlegende Anforderungen an Rechnungen

Eine Rechnung ist ein Dokument, das über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. In Österreich sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Demnach muss eine Rechnung folgende grundlegende Merkmale aufweisen:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers: Es muss klar ersichtlich sein, wer die Leistung erbracht hat und wer sie empfängt. Bei Unternehmen sind die genaue Firmenbezeichnung und der Sitz anzugeben.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer): Als leistender Unternehmer musst du deine UID-Nummer angeben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist auch die UID-Nummer des Leistungsempfängers erforderlich.

Ausstellungsdatum der Rechnung: Dieses Datum gibt an, wann die Rechnung ausgestellt wurde. Es ist wichtig für die Zuordnung der Rechnung zum entsprechenden Voranmeldungszeitraum.

Fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine eindeutige und fortlaufende Nummer haben, um die Einmaligkeit der Rechnung sicherzustellen und die Buchführung zu erleichtern.

Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung: Die gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen müssen genau beschrieben werden, um eine eindeutige Identifizierung zu ermöglichen.

Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung: Der Zeitpunkt, zu dem die Lieferung oder Leistung erfolgt ist, muss angegeben werden. Dies kann das Datum der Lieferung oder ein Leistungszeitraum sein.

Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag: Der Nettobetrag, der Umsatzsteuersatz sowie der daraus resultierende Umsatzsteuerbetrag müssen klar ausgewiesen sein. Bei Anwendung verschiedener Steuersätze müssen diese entsprechend aufgeschlüsselt werden.

Hinweis auf Aufbewahrungspflicht: Der Empfänger der Rechnung ist darauf hinzuweisen, dass er die Rechnung zum Zwecke des Vorsteuerabzugs 7 Jahre aufbewahren muss.

Besondere Rechnungsmerkmale bei Kleinbetragsrechnungen und innergemeinschaftlichen Lieferungen

Für Kleinbetragsrechnungen und innergemeinschaftliche Lieferungen gelten besondere Regelungen:

Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen bis zu einem Betrag von 400 Euro (inklusive Umsatzsteuer) sind die Anforderungen reduziert. Es müssen nicht alle oben genannten Angaben gemacht werden. Ausreichend sind der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz.

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Bei Lieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten muss die Rechnung zusätzlich die UID-Nummern beider Geschäftspartner enthalten und es muss darauf hingewiesen werden, dass es sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung handelt.

Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen dieselben Anforderungen erfüllen wie Papierrechnungen. Zusätzlich ist sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Dies kann durch qualifizierte elektronische Signaturen, elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) oder andere von der Finanzverwaltung akzeptierte Verfahren sichergestellt werden.

Als Unternehmer in Österreich bist du dafür verantwortlich, dass deine Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist nicht nur für die korrekte Abwicklung deiner Geschäftsvorgänge wichtig, sondern auch für die Sicherstellung deines Vorsteuerabzugs und die Vermeidung von steuerlichen Problemen. Es empfiehlt sich, bei Unsicherheiten oder speziellen Fragestellungen einen Steuerberater zu konsultieren.