Gutschrift

Was ist eine Gutschrift?

Eine Gutschrift (abgekürzt GS) ist ein Dokument, das von einem Geschäftspartner ausgestellt wird, um eine bereits erbrachte Leistung oder Lieferung zu bestätigen und den entsprechenden Betrag gutzuschreiben. Im Gegensatz zur Rechnung, die vom Leistungserbringer ausgestellt wird, kommt die GS in der Regel vom Leistungsempfänger oder Kunden. Sie dient dazu, den Betrag, der dem Aussteller der Gutschrift geschuldet wird, zu reduzieren oder auszugleichen.

In der Praxis wird die Gutschrift oft in Situationen verwendet, in denen Korrekturen von Rechnungen notwendig sind, beispielsweise bei Preisnachlässen, Rücksendungen oder bei Boni. In diesen Fällen wird diese vom Leistungserbringer ausgestellt. Sie kann aber auch als eigenständiges Abrechnungsdokument eingesetzt werden, zB bei Kommissionsgeschäften.

Rechtliche Rahmenbedingungen

In Österreich ist die Ausstellung von Gutschriften im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Sie muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um sowohl unternehmensrechtlich als auch steuerrechtlich anerkannt zu werden. Dazu gehören:

1. Die Bezeichnung „Gutschrift“ in einer eindeutigen Form.
2. Name und Anschrift des Ausstellers sowie des Empfängers.
3. Das Ausstellungsdatum.
4. Eine eindeutige Bezeichnung und Menge der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung.
5. Das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den darauf entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen entsprechenden Hinweis.
6. Die fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung.
7. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer) des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers.

Buchhalterische Behandlung und Umsatzsteuer

In der Buchhaltung wird die GS ähnlich wie eine Rechnung behandelt, jedoch mit umgekehrten Vorzeichen. Wenn du als Unternehmer eine Gutschrift erhältst, bedeutet dies in der Regel, dass du weniger an den Aussteller der Gutschrift zahlen musst. Die Gutschrift wird auf dem entsprechenden Konto (z.B. Verbindlichkeiten) gebucht und mindert den Betrag, den du schuldest.

Die Behandlung aus umsatzsteuerlicher Sicht ist ebenfalls speziell. Wenn du als Unternehmer eine Gutschrift ausstellst, bist du verpflichtet, die Umsatzsteuer aus dem Gutschriftbetrag abzuführen, sofern es sich um eine steuerpflichtige Leistung handelt. Der Empfänger kann unter bestimmten Voraussetzungen den in der GS ausgewiesenen Steuerbetrag als Vorsteuer abziehen.

Anwendungsbereiche und praktische Tipps

Gutschriften werden in verschiedenen Geschäftsbereichen eingesetzt. Ein typisches Beispiel ist die Rückvergütung von Boni am Jahresende. Wenn du deinen Kunden am Ende des Jahres einen Bonus für die getätigten Umsätze gewährst, kannst du dies in Form einer GS abwickeln. Auch bei Rücksendungen oder Reklamationen ist die Ausstellung einer Gutschrift eine gängige Praxis.

Einige praktische Tipps:

Klarheit und Genauigkeit: Stelle sicher, dass deine Gutschriften alle erforderlichen Angaben enthalten und klar und eindeutig formuliert sind.

Abstimmung mit Geschäftspartnern: Es ist ratsam, die Verwendung von Gutschriften mit deinen Geschäftspartnern abzustimmen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Buchhaltungssoftware nutzen: Eine moderne Buchhaltungssoftware wie ProSaldo.net kann helfen, Gutschriften korrekt zu erfassen und zu verwalten. Dies erleichtert die Übersicht und das Reporting.

Aufbewahrungspflicht: Wie bei Rechnungen, musst du auch GS gemäß den gesetzlichen Vorschriften aufbewahren.