E/A-Rechnung

Was ist die E/A-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Buchführung, die speziell für kleinere Unternehmen, Freiberufler und Einzelunternehmer in Österreich konzipiert wurde. Im Gegensatz zur doppelten Buchführung, die vor allem von größeren Unternehmen mit umfangreichen Buchhaltungsabteilungen angewendet wird, bietet die E/A-Rechnung eine einfachere Methode zur Erfassung und Verwaltung der finanziellen Transaktionen. Sie basiert auf dem Prinzip der Geldflussrechnung, bei der Einnahmen und Ausgaben im Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses erfasst werden.

Die E/A-Rechnung ist besonders attraktiv für Unternehmer, die nicht bilanzierungspflichtig sind, d.h. deren Jahresumsatz unter der gesetzlich festgelegten Grenze von 700.000 Euro liegt. Sie ermöglicht eine transparente und unkomplizierte Übersicht über die finanzielle Lage des Unternehmens.

Rechtliche Grundlagen und Anforderungen

In Österreich ist die Führung einer E/A-Rechnung in der Bundesabgabenordnung (BAO) sowie im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Diese Gesetze definieren die Voraussetzungen, unter denen die E/A-Rechnung als zulässige Form der Buchführung angewendet werden darf, und legen die spezifischen Anforderungen an die Aufzeichnung und Aufbewahrung der Geschäftsvorfälle fest.

Zu den wesentlichen Anforderungen gehören:

• Vollständige Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben: Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos und zeitnah erfasst werden. Dies schließt Bar- und Banktransaktionen ein.
• Belegprinzip: Für jede Buchung muss ein Beleg vorhanden sein. Dies kann eine Rechnung, ein Kassenzettel oder ein Bankauszug sein.
• Aufbewahrungspflicht: Sämtliche Belege und Aufzeichnungen müssen für einen Zeitraum von sieben Jahren aufbewahrt werden, um bei steuerlichen Prüfungen vorgelegt werden zu können.
• Jährliche Einkommensteuererklärung: Die Ergebnisse der E/A-Rechnung bilden die Grundlage für die Einkommensteuererklärung. Unternehmer sind verpflichtet, einmal jährlich eine Gewinnermittlung auf Basis der E/A-Rechnung zu erstellen und dem Finanzamt vorzulegen.

Vorteile und Herausforderungen

Vorteile:

Einfachheit und Übersichtlichkeit: Die E/A-Rechnung reduziert den administrativen Aufwand und erleichtert die Buchführung, insbesondere für Unternehmer ohne umfangreiche buchhalterische Kenntnisse.

Liquiditätsorientierung: Da Einnahmen und Ausgaben im Zeitpunkt des Geldflusses erfasst werden, bietet die E/A-Rechnung eine klare Sicht auf die Liquidität des Unternehmens.

Herausforderungen:

Eingeschränkte Finanzanalyse: Die E/A-Rechnung bietet weniger detaillierte Einblicke in die finanzielle Performance und die Vermögenslage des Unternehmens als die doppelte Buchführung.

Umsatzgrenze: Die Anwendung der E/A-Rechnung ist auf Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 700.000 Euro beschränkt. Bei Überschreiten dieser Grenze ist ein Wechsel zur doppelten Buchführung erforderlich, was einen erhöhten administrativen Aufwand bedeutet.

Vorbereitung auf Wachstum: Unternehmen, die planen, schnell zu wachsen und die Umsatzgrenze zu überschreiten, sollten frühzeitig die Strukturen für eine doppelte Buchführung aufbauen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Unterschiede zur doppelten Buchhaltung

Doppelte Buchführung

Prinzip: Die doppelte Buchführung basiert auf dem Prinzip, dass jeder Geschäftsvorfall in mindestens zwei Konten erfasst wird – einmal im Soll und einmal im Haben. Dies folgt der Grundgleichung der Buchhaltung: Aktiva = Passiva + Eigenkapital.

Ziel: Sie zielt darauf ab, ein vollständiges und genaues Bild der finanziellen Situation eines Unternehmens zu geben, indem sie nicht nur die Geldflüsse, sondern auch Forderungen, Verbindlichkeiten, Abschreibungen und Rückstellungen detailliert abbildet.

Anwendungsbereich: Die doppelte Buchführung ist vor allem für größere Unternehmen geeignet, die bilanzierungspflichtig sind. In Österreich sind das in der Regel Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 700.000 Euro.

Komplexität: Sie ist deutlich komplexer und aufwendiger in der Führung als die E/A-Rechnung, bietet jedoch eine tiefere Einsicht in die finanzielle Lage und Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Berichterstattung: Unternehmen, die die doppelte Buchführung anwenden, erstellen eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Teil ihres Jahresabschlusses.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Prinzip: Die E/A-Rechnung erfasst Einnahmen und Ausgaben zum Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses. Es wird also verzeichnet, wann Geld tatsächlich ein- oder ausgeht, ohne Forderungen und Verbindlichkeiten zum Zeitpunkt ihrer Entstehung zu berücksichtigen.

Ziel: Diese Methode bietet eine vereinfachte Übersicht über die Liquidität des Unternehmens. Sie ist besonders geeignet für kleinere Unternehmen, Einzelunternehmer und Freiberufler, die einen direkten Überblick über ihre Einnahmen und Ausgaben benötigen.

Anwendungsbereich: In Österreich ist die E/A-Rechnung für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 700.000 Euro zulässig und besonders attraktiv für solche, die keine bilanzierungspflichtigen Geschäfte führen.

Komplexität: Die Führung der E/A-Rechnung ist weniger komplex und zeitintensiv als die doppelte Buchführung. Sie erfordert keine Buchung von Abschreibungen, Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten im herkömmlichen Sinne.

Berichterstattung: Die Berichterstattung beschränkt sich auf die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben, aus der der Gewinn als Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben ermittelt wird.

Zusammenfassung

Die Wahl zwischen der doppelten Buchführung und der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hängt in Österreich vor allem von der Art des Unternehmens, der Größe des Unternehmens, dem Jahresumsatz und den spezifischen Anforderungen an die finanzielle Berichterstattung ab. Kleinere Unternehmen und Einzelunternehmer profitieren von der Einfachheit und Übersichtlichkeit der E/A-Rechnung, während größere Unternehmen die detailliertere und umfassendere Darstellung ihrer finanziellen Situation durch die doppelte Buchführung benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen und den Bedürfnissen der Stakeholder gerecht zu werden.