Eine bekannte Redensart lautet „Zeit ist Geld.“ Das heißt, dass alles, was Zeit in Anspruch nimmt, auch Geld kostet und daher jede freie Minute sinnvoll genutzt werden sollte. Gerade für EPU scheint Zeitmanagement besonders wichtig zu sein, da der Unternehmer ohnehin die Normalarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag meistens nicht einhalten können wird. Da man weiß, wohin enorme Erschöpfung führen kann – häufig wird heutzutage das Burn-Out-Syndrom diagnostiziert – ist effektiveres Zeitmanagement sicher eine Möglichkeit, um eine gute Balance zwischen Berufsleben und Freizeit zu finden.
Erfolgsfaktor „Zeit“
Nicht nur um die Lebensqualität zu steigern ist Zeitmanagement so bedeutend. Laut einer Studie ist die Ressource „Zeit“ sogar der bedeutendste Faktor für den Erfolg eines EPU. Neben dem Faktor „Zeit“ (39 %) werden noch Computer (35 %), Mobiltelefon (11 %), Firmenhomepage (13 %) und Büro bzw. Ladenfront (2 %) als erfolgskritische Faktoren für ein EPU genannt.
Auf die Frage, was denn der schwierigste Aspekt beim Besitzen und Führen eines EPU sei, nannten 50 % der Befragten, dass oft nicht genügend Zeit verfügbar sei, um alle Aufgaben termingerecht erledigen zu können.
Tipps für ein effektiveres Zeitmanagement
Ziele sollten immer schriftlich formuliert werden. In einem Terminplaner sollten Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele festgehalten werden. Zu beachten ist, dass Ziele realisierbar, messbar und termingerecht gesetzt werden sollten. Schon am Vorabend sollte man die Ziele für den nächsten Tag definieren. Wichtig ist auch, dass man immer einen Puffer für Unerwartetes einplant.
Im Idealfall sollten 60 % für Arbeit, 20 % als Puffer für Unerwartetes und die restlichen 20 % für Ruhepausen, Freizeit und Soziales eingeplant werden. Prioritäten zu setzen kann enorm helfen, um wichtige bzw. dringende von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Wichtige Aufgaben sollten als A-Aufgaben und weniger dringliche Aufgaben als B-Aufgaben gekennzeichnet werden. Grundsätzlich können Aufgaben in vier unterschiedliche Klassen unterteilt werden: A, B, C und D.
A-Aufgaben sind wichtig und dringlich zugleich. B-Aufgaben hingegen sind wichtig, aber im Moment nicht dringend. C-Aufgaben sind zwar dringend, aber längerfristig betrachtet nicht wichtig. D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig, aber sie bereiten vielleicht Freude.
Nach Möglichkeit sollten
- A-Aufgaben zuerst erledigt werden,
- danach soviel wie möglich von den B-Aufgaben und
- C-Aufgaben im Idealfall an andere delegiert werden.
- D-Aufgaben sollte man, sofern wirklich keine Zeit mehr übrig bleibt, bewusst streichen oder aber diese bewusst ausführen, genießen und gleich nutzen, um neue Kraft zu tanken.
Bei komplizierten Angelegenheiten ist zu empfehlen, dass man eine Aufteilung in kleine Schritte vornimmt und die Abarbeitung genau organisiert. Außerdem sollten die komplizierten Aufgaben zu Zeiten eingeplant werden, zu denen hohe Konzentrationsleistungen erzielt werden können. Daher sollten die Zeiten von 9 bis 10 Uhr und von 18 bis 20 Uhr eher für komplexe Aufgaben und A-Aufgaben reserviert werden.
Schnell erledigt mit dem Direkt-Prinzip
Das Direkt-Prinzip besagt, dass alle Aufgaben, die nicht länger als fünf Minuten in Anspruch nehmen, sofort erledigt werden sollten. Denn sonst wachsen die vielen kleinen Aufgaben zu einem Berg an, der enormen Druck entstehen lässt und von der Erledigung der wirklich wichtigen Dinge abhält, da auch ständig die Gedanken darum kreisen, was noch alles erledigt werden muss.
Fazit
Es ist eine gewisse Herausforderung, Aufgaben sinnvoll zu kategorisieren. Vielen fehlt die richtige Herangehensweise bzw. das Know-how. Im Internet bzw. in Büchern finden Sie viele Tipps und Hilfestellungen, wie Sie Ihren Arbeitsablauf und somit Ihr Zeitmanagement strukturieren und verbessern können. Lassen Sie sich nicht demotivieren, wenn sich Ihr Zeitmanagement nicht von heute auf morgen verbessert. Sie werden sehen, step-by-step werden Sie Strategien für sich entwickeln und in der Umsetzung immer konsequenter werden.