Mit 31.1.2014 läuft nun auch der elektronische Inlandszahlungsverkehr mit Bankleitzahl und Kontonummer endgültig aus. Wenn du dienen Kunden die Zahlungsart „Bankeinzug“ anbietest, muss für Bankeinzüge in SEPA einiges beachtet werden. Dieser Blogartikel informiert dich über die Unterschiede und hilft dir, rechtzeitig die notwendigen Maßnahmen in die Wege zu leiten.
(Neue) Begriffe rund um SEPA
BIC
Wurde das Bankinstitut bisher mittels der Bankleitzahl angegeben, erfolgt dies nun mit dem BIC (Business Identifier Code, Geschäftskennzeichen; in manchen Unternehmen auch schon früher als S.W.I.F.T.-Code bekannt). Jede Bank innerhalb der EU verfügt über einen BIC.
Creditor-ID (Gläubiger-Identifikation)
Wenn du im SEPA-Zahlungsverkehr Einzüge vom Konto deines Kunden beauftragen möchtest, benötigst du eine Creditor-ID. Die Creditor-ID ist eine eindeutige Kennung deiner Firma und wird von der Nationalbank vergeben. Das du über eine solche Creditor-ID verfügst, ist eine Grundvoraussetzung, damit du im SEPA-Zahlungsverkehr Bankeinzüge (zukünftig „SEPA-Lastschriften“) beauftragen kannst.
IBAN
Der IBAN fungiert quasi als Ablöse der Kontonummer und ist die eindeutige Identifizierung des Bankkontos. Der IBAN beginnt mit dem Landeskürzel und enthält weiters eine zweistellige Prüfziffer, die Bankleitzahl sowie die Kontonummer.
Beispiel: AT 39 20100 01234567890
AT = Konto bei einem österreichischen Bankinstitut
39 = Prüfziffer; diese stellt sicher, dass der gesamte IBAN richtig eingegeben wurde und verhindert daher Tippfehler beim Erfassen.
20100 = Bankleitzahl
01234567890 = Kontonummer
Inlandszahlungsverkehr
Der Begriff „Inlandszahlungsverkehr“ bezeichnet den – mit 31.1.2014 auslaufenden – Zahlungsverkehr mit Bankleitzahl und Kontonummer innerhalb Österreichs.
Mandat
Das Mandat ist eine Kennung für den Geschäftsfall, zu dem die SEPA-Lastschrift erfolgt. Das kann z.B. Kundennummer, Rechnungsnummer, Vertragsnummer usw. sein.
Pre-Notification
Mit der Pre-Notification wird der Kunde vor der Abbuchung vom Lieferanten informiert, wann und zu welchem Geschäftsfall auf seinem Konto die Lastschrift erfolgt.
SEPA-Lastschrift
War bisher der Begriff „Bankeinzug“ üblich, wenn nicht der Kunde die Zahlung bei seiner Bank beauftragt sondern der Lieferant (sofern die Bankverbindung des Kunden bekannt ist und eine entsprechende Vereinbarung zwischen Kunde und Lieferant besteht) den offenen Rechnungsbetrag „eingezogen“ hat. Der Nachfolger dieser Zahlungsvariante wird als „SEPA-Lastschrift“ bezeichnet.
Tipps zur Umstellung in deinem Unternehmen
Dein Bankprogramm
Überprüfe, ob in deinem Bankprogramm bereits die Erfassungsmöglichkeit für SEPA-Lastschriften vorgesehen ist. Wenn du deine Bankgeschäfte im Internetportal deiner Bank durchführst, wird dies idR bereits möglich sein. Bei lokal installierten Bankprogrammen prüfe, ob du die aktuellsten Updates installiert hast.
Deine Creditor-ID
Eine Grundvoraussetzung für die Beauftragung von SEPA-Lastschriften ist, dass dein Unternehmen über eine Creditor-ID verfügt. Die Creditor-ID (Gläubiger-Identifikation) ist eine Art Ausweis bzw. auch Erlaubnis für dein Unternehmen, das SEPA-Lastschriften von deinem Unternehmen beauftragt werden darf.
Die Creditor-ID muss bei der Nationalbank beantragt werden, dies führt deine Hausbank idR für dich durch. Wenn du noch über keine Creditor-ID verfügst, wende dich daher rechtzeitig an deine Hausbank.
Bevor du die ersten SEPA-Lastschriften erstellen kannst, muss die Creditor-ID in deinem Bankprogramm hinterlegt sein.
Bankverbindungen deiner Kunden
Grundsätzlich ist es möglich, aus Bankleitzahl und Kontonummer den IBAN zu errechnen bzw. den entsprechenden BIC zu ermitteln. Zu beachten ist dabei allerdings, dass bei manchen Banken, die über mehrere Bankleitzahlen verfügen (z.B. aus der Zusammenführung von Banken wie Creditanstalt und Bank Austria), die Bankleitzahl im IBAN nicht mit jener aus dem Inlandszahlungsverkehr übereinstimmt. Es ist daher empfehlenswert, IBAN und BIC der Kunden zu erfragen.
Datum der Einzugsermächtigung
Wenn du zukünftig eine SEPA-Lastschrift beauftragst, muss das Datum, an dem der Kunde dir die Ermächtigung dazu erteilt hat, immer angegeben werden. Es sollte daher zeitgerecht geprüft werden, ob diese Informationen vorliegen bzw. diese Informationen rechtzeitig zu erheben.
Lastschrift-Mandat
Mit dem Mandat (bis zu 35 Zeichen und alphanumerisch) wird der Geschäftsfall zur SEPA-Lastschrift identifiziert. Das Mandat kann z.B. die Rechnungsnummer sein, bei einem laufenden Geschäftsfall (z.B. Abo-Vertrag, Miete, Wartungsvertrag u.ä.) kann dies auch die Vertragsnummer, Kundennummer, Liegenschaftsnummer usw. sein. Das Mandat wird vom Lieferanten festgelegt. Überlege daher zeitgerecht, welche Information zum Geschäftsfall du als Mandat verwenden möchten.
Pre-Notification
Mit der Pre-Notification muss der Kunde 14 Tage vor dem Einzug informiert werden,
- wann,
- von welchem Konto,
- zu welchem Mandat und
- von welchem Gläubiger Geld eingezogen wird.
Die Pre-Notification kann direkt auf die Rechnung gedruckt oder separat an den Kunden gesendet werden.
Beispieltext für eine Pre-Notification:Der Rechnungsbetrag wird mit SEPA-Lastschrift zum Mandat [Mandatsnummer] zu der CID [Creditor-ID] von BIC [BIC des Kunden] IBAN [IBAN des Kunden] am [geplantes Einzugsdatum] eingezogen.
Überprüfe, welche Möglichkeiten du hast, deinen Kunden die Pre-Notification zu übermitteln.
Verwendungszweck der Lastschrift
Im Inlandszahlungsverkehr war es möglich, bei den Aufträgen sowohl Verwendungszweck als auch einen umfangreichen Zusatztext (unformatiert oder mit Skonto) mitzuschicken.
Bei der SEPA-Lastschrift kann nun entweder eine Zahlungsreferenz (35 Zeichen) ODER ein Verwendungszweck (unformatiert, maximal 140 Zeichen) erfasst werden. Überlege, welche Informationen du aufgrund der eingeschränkten Möglichkeiten zukünftig erfassen möchtest.
Vorlagefrist für SEPA-Lastschriften
Im Inlandszahlungsverkehr war es möglich, Einzüge mit Fälligkeit im Voraus oder auch mit Einzugsdatum am gleichen Tag zu übermitteln.
Für SEPA-Lastschriften muss eine Vorlagefrist von 2 bzw. 5 Tagen eingehalten werden.
Wird zu einem Geschäftsfall (= Mandat) erstmalig die SEPA-Lastschrift durchgeführt, muss der Auftrag 5 Tage vor Fälligkeit bereits an die Bank übermittelt werden. Bei einem Folgeauftrag (also mit gleichem Mandat) reduziert sich die Frist auf 2 Tage. Werden Lastschriften mit einem Fälligkeitsdatum übermittelt, in dem sich die Vorlagefrist nicht mehr ausgeht, wird der Auftrag abgelehnt (es folgt daher keine Anpassung des Einzugsdatums durch die Bank).
Passe daher die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen so an, dass eine rechtzeitige Übermittlung der SEPA-Lastschriften an die Bank möglich ist!
Die Rückrechnung
Bankeinzüge im Inlandszahlungsverkehr wurden rückgeleitet (= der Zahlungseingang beim Lieferanten wurde wieder zurückgebucht), wenn eine Abbuchung beim Kunden nicht möglich war (Bankverbindung falsch, fehlende Kontodeckung u.ä.) oder wenn der Kunde innerhalb von 56 Tagen Einspruch erhoben hat.
Für SEPA-Lastschriften gilt eine Einspruchsfrist von 8 Wochen. Wird das Mandat vom Zahlungspflichtigen bestritten und der Auftraggeber kann der Bank kein gültiges Mandat vorlegen, dann verlängert sich die Einspruchsfrist sogar auf 13 Monate.