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Umstellung Bankeinzüge
für SEPA

1. Oktober 2013 von Martina J.

Mit 31.1.2014 läuft nun auch der elektronische Inlandszahlungsverkehr mit Bankleitzahl und Kontonummer endgültig aus. Wenn Sie Ihren Kunden die Zahlungsart "Bankeinzug" anbieten, muss für Bankeinzüge in SEPA einiges beachtet werden. Dieser Blogartikel informiert Sie über die Unterschiede und hilft Ihnen, rechtzeitig die notwendigen Maßnahmen in die Wege zu leiten.

 

Begriffslexikon

BIC

Wurde das Bankinstitut bisher mittels der Bankleitzahl angegeben, erfolgt dies nun mit dem BIC (Business Identifier Code, Geschäftskennzeichen; in manchen Unternehmen auch schon früher als S.W.I.F.T.-Code bekannt). Jede Bank innerhalb der EU verfügt über einen BIC.

 

Creditor-ID (Gläubiger-Identifikation)

Wenn Sie im SEPA-Zahlungsverkehr Einzüge vom Konto Ihres Kunden beauftragen möchten, benötigen Sie eine Creditor-ID. Die Creditor-ID ist eine eindeutige Kennung Ihrer Firma und wird von der Nationalbank vergeben. Das Sie über eine solche Creditor-ID verfügen, ist eine Grundvoraussetzung, damit Sie im SEPA-Zahlungsverkehr Bankeinzüge (zukünftig „SEPA-Lastschriften“) beauftragen können.

 

IBAN

Der IBAN fungiert quasi als Ablöse der Kontonummer und ist die eindeutige Identifizierung des Bankkontos. Der IBAN beginnt mit dem Landeskürzel und enthält weiters eine zweistellige Prüfziffer, die Bankleitzahl sowie die Kontonummer.

Beispiel:

AT 39 20100 01234567890

AT = Konto bei einem österreichischen Bankinstitut

39 = Prüfziffer; diese stellt sicher, dass der gesamte IBAN richtig eingegeben wurde und verhindert daher Tippfehler beim Erfassen.

20100 = Bankleitzahl

01234567890 = Kontonummer

 

Inlandszahlungsverkehr

Der Begriff „Inlandszahlungsverkehr“ bezeichnet den - mit 31.1.2014 auslaufenden - Zahlungsverkehr mit Bankleitzahl und Kontonummer innerhalb Österreichs.

 

Mandat

Das Mandat ist eine Kennung für den Geschäftsfall, zu dem die SEPA-Lastschrift erfolgt. Das kann z.B. Kundennummer, Rechnungsnummer, Vertragsnummer usw. sein.

 

Pre-Notification

Mit der Pre-Notification wird der Kunde vor der Abbuchung vom Lieferanten informiert, wann und zu welchem Geschäftsfall auf seinem Konto die Lastschrift erfolgt.

 

SEPA-Lastschrift

War bisher der Begriff „Bankeinzug“ üblich, wenn nicht der Kunde die Zahlung bei seiner Bank beauftragt sondern der Lieferant (sofern die Bankverbindung des Kunden bekannt ist und eine entsprechende Vereinbarung zwischen Kunde und Lieferant besteht) den offenen Rechnungsbetrag „eingezogen“ hat. Der Nachfolger dieser Zahlungsvariante wird als "SEPA-Lastschrift" bezeichnet.

 

Beachten Sie bei der Umstellung Ihres Unternehmens folgende Schritte:

1. Schritt: Ihr Bankprogramm

Überprüfen Sie, ob in Ihrem Bankprogramm bereits die Erfassungsmöglichkeit für SEPA-Lastschriften vorgesehen ist. Wenn Sie Ihre Bankgeschäfte im Internetportal Ihrer Bank durchführen, wird dies idR bereits möglich sein. Bei lokal installierten Bankprogrammen prüfen Sie bitte, ob Sie die aktuellsten Updates installiert haben.

 

2. Schritt: Die Creditor-ID

Eine Grundvoraussetzung für die Beauftragung von SEPA-Lastschriften ist, dass Ihr Unternehmen über eine Creditor-ID verfügt. Die Creditor-ID (Gläubiger-Identifikation) ist eine Art Ausweis bzw. auch Erlaubnis für Ihr Unternehmen, das SEPA-Lastschriften von Ihrem Unternehmen beauftragt werden dürfen.

Die Creditor-ID muss bei der Nationalbank beantragt werden, dies führt Ihre Hausbank idR für Sie durch. Wenn Sie noch über keine Creditor-ID verfügen, wenden Sie sich daher rechtzeitig an Ihre Hausbank.

Bevor Sie die ersten SEPA-Lastschriften erstellen können, muss die Creditor-ID in Ihrem Bankprogramm hinterlegt sein.

 

3. Schritt: Bankverbindung der Kunden

Grundsätzlich ist es möglich, aus Bankleitzahl und Kontonummer den IBAN zu errechnen bzw. den entsprechenden BIC zu ermitteln. Zu beachten ist dabei allerdings, dass bei manchen Banken, die über mehrere Bankleitzahlen verfügen (z.B. aus der Zusammenführung von Banken wie Creditanstalt und Bank Austria), die Bankleitzahl im IBAN nicht mit jener aus dem Inlandszahlungsverkehr übereinstimmt. Es ist daher empfehlenswert, IBAN und BIC der Kunden zu erfragen.

 

4. Schritt: Datum der Einzugsermächtigung

Wenn Sie zukünftig eine SEPA-Lastschrift beauftragen, muss das Datum, an dem der Kunde Ihnen die Ermächtigung dazu erteilt hat, immer angegeben werden. Es sollte daher zeitgerecht geprüft werden, ob diese Informationen vorliegen bzw. diese Informationen rechtzeitig zu erheben.

 

5. Schritt: Das Mandat

Mit dem Mandat (bis zu 35 Zeichen und alphanumerisch) wird der Geschäftsfall zur SEPA-Lastschrift identifiziert. Das Mandat kann z.B. die Rechnungsnummer sein, bei einem laufenden Geschäftsfall (z.B. Abo-Vertrag, Miete, Wartungsvertrag u.ä.) kann dies auch die Vertragsnummer, Kundennummer, Liegenschaftsnummer usw. sein. Das Mandat wird vom Lieferanten festgelegt. Überlegen Sie daher zeitgerecht, welche Information zum Geschäftsfall Sie als Mandat verwenden möchten.

 

6. Schritt: Die Pre-Notification

Mit der Pre-Notification muss der Kunde 14 Tage vor dem Einzug informiert werden,

  • wann,
  • von welchem Konto,
  • zu welchem Mandat und
  • von welchem Gläubiger Geld eingezogen wird.

Die Pre-Notification kann direkt auf die Rechnung gedruckt oder separat an den Kunden gesendet werden.

Beispieltext für eine Pre-Notification:Der Rechnungsbetrag wird mit SEPA-Lastschrift zum Mandat [Mandatsnummer] zu der CID [Creditor-ID] von BIC [BIC des Kunden] IBAN [IBAN des Kunden] am [geplantes Einzugsdatum] eingezogen.

Überprüfen Sie bitte, welche Möglichkeiten Sie haben, Ihren Kunden die Pre-Notification zu übermitteln.

 

7. Schritt: Verwendungszweck der Lastschrift

Im Inlandszahlungsverkehr war es möglich, bei den Aufträgen sowohl Verwendungszweck als auch einen umfangreichen Zusatztext (unformatiert oder mit Skonto) mitzuschicken.

Bei der SEPA-Lastschrift kann nun entweder eine Zahlungsreferenz (35 Zeichen) ODER ein Verwendungszweck (unformatiert, maximal 140 Zeichen) erfasst werden. Überlegen Sie daher, welche Informationen Sie aufgrund der eingeschränkten Möglichkeiten zukünftig erfassen möchten.

 

8. Schritt: Beachten der Vorlagefrist für SEPA-Lastschriften

Im Inlandszahlungsverkehr war es möglich, Einzüge mit Fälligkeit im Voraus oder auch mit Einzugsdatum am gleichen Tag zu übermitteln.

Für SEPA-Lastschriften muss eine Vorlagefrist von 2 bzw. 5 Tagen eingehalten werden.

Wird zu einem Geschäftsfall (= Mandat) erstmalig die SEPA-Lastschrift durchgeführt, muss der Auftrag 5 Tage vor Fälligkeit bereits an die Bank übermittelt werden. Bei einem Folgeauftrag (also mit gleichem Mandat) reduziert sich die Frist auf 2 Tage. Werden Lastschriften mit einem Fälligkeitsdatum übermittelt, in dem sich die Vorlagefrist nicht mehr ausgeht, wird der Auftrag abgelehnt (es folgt daher keine Anpassung des Einzugsdatums durch die Bank).

Passen Sie daher die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen so an, dass eine rechtzeitige Übermittlung der SEPA-Lastschriften an die Bank möglich ist!

 

Die Rückrechnung

Bankeinzüge im Inlandszahlungsverkehr wurden rückgeleitet (= der Zahlungseingang beim Lieferanten wurde wieder zurückgebucht), wenn eine Abbuchung beim Kunden nicht möglich war (Bankverbindung falsch, fehlende Kontodeckung u.ä.) oder wenn der Kunde innerhalb von 56 Tagen Einspruch erhoben hat.

Für SEPA-Lastschriften gilt eine Einspruchsfrist von 8 Wochen. Wird das Mandat vom Zahlungspflichtigen bestritten und der Auftraggeber kann der Bank kein gültiges Mandat vorlegen, dann verlängert sich die Einspruchsfrist sogar auf 13 Monate.

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