Das macht Unternehmern besonders viel Spaß: Das Rechnungschreiben. Immerhin sind fertig geschriebene Ausgangsrechnungen die Grundlage dafür, dass du für deine Produkte oder Dienstleistungen bezahlt wirst. Fakt ist aber leider auch, dass es viele Selbstständige gibt, die das Rechnungschreiben als lästige Pflicht sehen. Dass soll und muss nicht sein.
Inhaltsverzeichnis
Schnelligkeit: Schreib deine Rechnung ohne Verzögerung
Selbstwert: Sei stolz auf deine Leistungen und verrechne sie auch!
Automatisieren: Spar dir mühsame Arbeiten
Rechnungsmerkmale: Das muss drauf
Weiterführende Infos
Buchhaltungs-Guide
Schnelligkeit: Schreib deine Rechnung ohne Verzögerung.
Aus Untersuchungen von Inkassounternehmen wissen wir, dass es einen direkten Zusammenhang zwischen der Aktualität der Rechnung und der Zeit gibt, die du auf die Bezahlung warten musst. Das heißt, je schneller eine Rechnung nach gelieferter Ware oder erbrachter Dienstleistung gestellt wird, desto schneller zahlen die Kunden.
Das zügige Erstellen einer Rechnung ist außerdem ein Qualitätsmerkmal. Es zeigt, dass dein Unternehmen gut organisiert ist. Zügiges Ausschicken von Rechnungen vermittelt Professionalität.
Worst practice : So bitte nicht!
Auf einer Gründerkonferenz vor einigen Jahren gewann ein junges engagiertes Team den Start-up-Preis. Das Team baute außergewöhnliche Weblösungen und träumte davon, groß zu werden. Dennoch überlebte das Unternehmen keine zwei Jahre. Was war passiert?
Die Gründer bauten zwar gefeierte Webprojekte. Aber um die Finanzen wollten sie sich nicht wirklich kümmern. Das Rechnungschreiben wurde an einen der Gründer delegiert, der dies unregelmäßig erledigte. Das Rechnungschreiben machte ihm keinen Spaß und dauerte oft bis einige Monate nach Projektabschluss.
In diesem Fall war das Problem der Gründer, dass sie recht komplexe Projekte geleistet haben, die viele Monate dauerten. Typischerweise wurden während des Projekts Änderungen und Zusätze besprochen. Weil die Rechnungen erst viele Monate nach erbrachter Dienstleistung gestellt wurden, erinnerten sich die Kunden nicht mehr an jedes Detail von Besprechungen. Die Folge waren endlose Diskussionen um Mehraufwände, Nachlässe etc. Letztendlich zahlten die Kunden viel zu spät, sodass das Unternehmen am fehlenden Cashflow scheiterte und schließen musste.
Selbstwert: Sei stolz auf deine Leistungen und verrechne sie auch!
Was haben Rechnungen mit Selbstwert zu tun? Das erklärt Rainer Haude, Gründer & Managing Director von ProSaldo.net. Er hat sein erstes Unternehmen mit 19 Jahren während seines Studiums gegründet. Seine Dienstleistung wurde gut angenommen, er und sein Partner bekamen die ersten Aufträge und , sie haben diese wunderbar abgearbeitet. Aber dann kam der „Painpoint“: Es musste die Rechnung gestellt werden. Was sich hier so selbstverständlich liest, das war für Rainer – als 19-jährigen Studenten – extrem schwer. Er traute sich nicht, die Rechnung zum vereinbarten Preis zu stellen. Gefühlsmäßig meinte er, sein Preis wäre zu hoch, er wäre noch zu unerfahren, vielleicht würde er die Kunden verschrecken, wenn er die Rechnung stellte.
Wahrscheinlich kommen dir diese Gedanken sehr merkwürdig vor … vielleicht aber erkennst du dich auch wieder? Falls dies so ist, dann empfehlen wir, dass du bewusst einmal darüber nachdenkst, welchen Wert dein Produkt oder deine Leistung hat. Überlege dir, ob dein Kunde den Preis bereits bestätigt hat, oder ob der Preis überraschend kommt (unsere Vermutung: in der Regel nicht). Wenn dein Kunde die Ware oder Leistung bestellt hat, dann bist du diesen Preis wert. Also: Raus mit der Rechnung!
Automatisieren: Spar dir mühsame Arbeiten
Unternehmer wollen ihre Ideen umsetzen und gute Leistungen erbringen. Das Rechnungschreiben ist eine Nebensache, die aber sehr wichtig für die finanzielle Situation deines Unternehmens ist. Aus diesem Grund solltest du das Rechnungschreiben möglichst rasch von dir weg organisieren. Das kann entweder dadurch erfolgen, dass du den Rechnungserstellungsprozess einem Mitarbeiter im Team überträgst oder – falls du allein arbeitest – indem du das Schreiben von Rechnungen weitestgehend automatisierst. In ProSaldo.net kannst du das sehr leicht.
- Bestehende Rechnungen können z. B. in Sekunden kopiert werden, wenn Rechnungsempfänger oder Leistung gleich bleiben soll. Fertig ist deine Rechnung.
- Rechnungen kannst du aus ProSaldo.net standardmäßig per Mail versenden. Der Postversand und alle Arbeiten damit fallen weg.
Rechnungsmerkmale: Das muss drauf
In Österreich müssen Rechnungen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. Die Basics sind sehr einfach, deshalb solltest du sie wissen. Für die komplexeren Dinge hast du eine Software wie ProSaldo.net, die für dich die entsprechenden Einstellungen mit Automatiken vornimmt.
Rechnungen an Private brauchen nicht alle folgenden Merkmale aufzuweisen. Allerdings legt ProSaldo.net von Haus aus Rechnungen bereits so an, dass du sie sowohl an Private wie auch an Unternehmen ausstellen kannst. Wenn deine Rechnungen 400 EUR inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigen, dann brauchen deine Rechnungen nur die blau markierten Merkmale aufzuweisen.
1. Name und Anschrift deines Unternehmens
2. Name und Anschrift des Kunden (Rechnungsempfänger):
Bei Rechnungen an Private bräuchtest du deinen Kunden nicht explizit anzuführen. Auch bei Kleinbetragsrechnungen von max. 400 EUR inkl. Umsatzsteuer muss der Kunde nicht genannt werden.
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands oder der Leistung
4. Tag/Zeitraum der Lieferung/Leistung
5. Preis
6. Anzuwendender Steuersatz:
Der Steuersatz ist auf der Rechnung nur anzudrucken, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist.
7. Steuerbetrag:
Der Steuerbetrag ist nur anzudrucken, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist.
8. Datum:
Wenn das Rechnungsdatum gleich ist mit dem Tag der Lieferung/Leistung, genügt der Vermerk „Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum“.
9. Fortlaufende Nummer:
Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer aufweisen. ProSaldo.net erledigt dieses Erfordernis automatisch.
10. Deine UID-Nummer:
Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, ist deine UID anzudrucken. Falls du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, brauchst du keine UID-Nummer.
11. UID-Nummer deines Kunden:
Falls der Rechnungswert 10.000 EUR übersteigt oder bei Lieferungen in die EU, ist die UID deines Kunden anzugeben. Auch muss diese UID auf Gültigkeit überprüft werden. ProSaldo.net erledigt die Überprüfung mit einem Mausklick, direkt bei der Eingabe.
12. EU-Steuerart (bei Lieferungen in die EU):
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist hier anzuführen:
„umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“
Bei Reverse Charge Leistungen ist anzuführen:
„Die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über“.
ProSaldo.net druckt diese Texte automatisch an.
Nicht gesetzliche Merkmale, die aber üblicherweise auf Rechnungen zu finden sind:
13. Zahlungsbedingungen
14. Lieferart
Weiterführende Infos
Rechnungen richtig schreiben – achte auf den Empfänger
Belegkontrolle für Vorsteuerabzug
Buchhaltungs-Guide
Du möchtest noch mehr Infos für Selbstständige? Rainer Haude, der Gründer von ProSaldo.net hat einen Buchhaltungs-Guide geschrieben, der alles Wichtige rund um Buchhaltung für Selbstständige in Österreich zusammenfasst.
Birgits Kreativität ist grenzenlos. Seit 2010 liefert sie als Content Manager Texte, Beiträge und Inhalte für ProSaldo.net und begeistert die Zielgruppe mit Inhalten rund um das Thema Selbstständigkeit.