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UID-Prüfung

14. November 2011 von Martina J.

Eine oftmals vernachlässigte Pflicht ist die regelmäßige Überprüfung der UID-Nummern von Kunden und Lieferanten. Dies kann zu einer sehr teuren Überraschung im Zuge einer Betriebsprüfung führen.

Was ist eine UID-Nummer?

Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer) weist einen Unternehmer oder ein Unternehmen als solches im Sinne des Umsatzsteuergesetzes aus. Wer über eine gültige europäische UID-Nummer verfügt, ist bei einem europäischen Finanzamt als Unternehmer registriert und darf von anderen europäischen Unternehmern als solcher behandelt werden.

Dazu gehört zB dass ein europäischer Unternehmer Ware oder Dienstleistungen von einem anderen Unternehmer in einem anderen EU-Land ohne ausländische Umsatzsteuer erhalten darf.

Siehe dazu auch Blogartikel:

Die UID-Nummer beginnt immer mit dem Landeskürzel, gefolgt von einer (Buchstaben/)Ziffern-Kombination, die je nach EU-Land unterschiedlich lang ist.

Beispiele:

ATU12345678 (UID-Nummer Österreich)
IT12345678901 (UID-Nummer Italien)
RO1234567 (UID-Nummer Rumänien)
EL123456789 (UID-Nummer Griechenland)

Verfügt jeder Unternehmer über eine UID-Nummer?

Jeder Unternehmer, der bei der Finanzverwaltung seines Landes als Unternehmer registriert ist, hat Anspruch auf eine UID-Nummer. Diese muss der Unternehmer selbst bei seiner Finanzverwaltung beantragen.

Verfügt ein Unternehmer über keine gültige UID-Nummer, muss dieser in umsatzsteuerlichen Belangen wie eine Privatperson behandelt werden.

Woher weiß man, ob eine UID-Nummer gültig ist und auch dem betreffenden Unternehmer gehört?

Für jede europäische UID-Nummer stehen folgende Überprüfungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • FA-Online (Online-Prüfdienst der österreichischen Finanzverwaltung)
  • MIAS (Online-Prüfdienst der Europäischen Kommission)
  • MIAS direkt aus ProSaldo.net oder ProSaldo Studio

Für die Überprüfung der UID-Nummern gibt es zwei Stufen:

Prüfung in Stufe 1

Stufe 1 prüft nur, ob die angegebene UID gültig ist, also tatsächlich von einer europäischen Finanzverwaltung vergeben wurde.

Prüfung in Stufe 2

Bei der Überprüfung mit Stufe 2 wird die UID-Nummer nicht nur auf Gültigkeit überprüft, sondern auch, ob diese tatsächlich dem Unternehmen gehört.

Wird ein Unternehmen zum ersten Mal überprüft, sollte die UID-Prüfung Stufe 2 verwendet werden. Bei der Prüfung bestehender Kunden und Lieferanten könnte auch die Stufe 1 verwendet werden, empfehlenswerter ist jedoch, immer die Stufe 2 zu verwenden, da nur diese wirkliche Beweiskraft hat, wenn im Zuge einer Betriebsprüfung Buchungen bzw. Belege beanstandet werden.

Achtung: Das Prüfergebnis muss immer ausgedruckt und als Beleg abgelegt werden! Im Zuge einer Betriebsprüfung müssen Sie diese vorlegen können.

UID-Prüfung über FA-Online

Unter "Eingaben" - "Anträge" - "UID-Bestätigung" können Sie in FA-Online jede UID-Nummer prüfen.

UID-Prüfung

In der ersten Eingabezeile geben Sie Ihre eigene UID-Nummer an, darunter Land und Nummer der zu prüfenden UID-Nummer. Da das Land über die Auswahlbox ausgewählt wird, geben Sie die UID-Nummer ohne dem Länderkürzel ein. Als Beispiel für die UID-Nummer RO1234567 wählen Sie zuerst Rumänien aus der Auswahlliste und geben nur mehr 1234567 in das Nummernfeld ein.

Als letztes müssen Sie auswählen, ob die Prüfung in Stufe 1 oder Stufe 2 ausgeführt werden soll.

Prüfung über MIAS

Der Online-Prüfdienst der Europäischen Kommission "MIAS" (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) ist über den Link  http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ erreichbar.

UID-Prüfung

Hier ist die Eingabereihenfolge umgekehrt zu FA-Online. Geben Sie zuerst die UID-Nummer Ihres Kunden oder Lieferanten ein, darunter Ihre eigene.

Auch hier wird das Land separat ausgewählt und die UID-Nummer dann ohne Länderkürzel eingegeben.

Geben Sie Ihre eigene UID-Nummer nicht an, erfolgt die Prüfung in Stufe 1. Mit Angabe der eigenen UID-Nummer liefert MIAS von allen Ländern, die die Unternehmerdaten für MIAS veröffentlicht haben, zusätzlich Name und Anschrift des geprüften Unternehmens an.

Bei jenen Ländern, die für MIAS nicht freigegeben sind, muss die Prüfung zum Erhalt der Unternehmensdaten via FA-Online durchgeführt werden.

 

Prüfung über MIAS direkt aus ProSaldo.net

Damit die Prüfung direkt aus ProSaldo.net durchgeführt werden kann, muss unter "Stammdaten" - "Eigene Betriebe" die eigene UID-Nummer hinterlegt werden.

UID-Prüfung

In der Personen-Stammdatenmaske von Kunden und Lieferanten finden Sie unter dem Eingabefeld der UID-Nummer den Link "UID überprüfen", welcher die Prüfung startet.

Die Prüfung wird sofort in Echtzeit ausgeführt und das Prüfergebnis am Bildschirm angezeigt. Ob die UID-Nummer gültig ist, wird immer angezeigt, Name und Anschrift des geprüften Unternehmens nur dann, wenn der betreffende Mitgliedstaat diese Daten für MIAS freigegeben hat. Das Prüfungsergebnis kann sofort ausgedruckt und mit der Rechnung abgelegt werden.

In den ProSaldo Studio-Programmen starten Sie die MIAS-Prüfung über das Suchsymbol direkt neben dem UID-Eingabefeld in der Personenkonten-/Kunden-Stammdatenmaske.

 

Warum muss ich die UID-Nummer überhaupt überprüfen?

Als Unternehmer sind Sie durch das Unternehmensgesetzbuch (UGB) zu einer besonderen kaufmännischen Sorgfalt verpflichtet. Das bedeutet, dass Sie alle Ihnen zumutbaren Möglichkeiten ausschöpfen müssen, um die Richtigkeit der Angaben Ihres Kunden bzw. Lieferanten zu überprüfen.

Bei Geschäftsfällen, die eine UID-Nummer des Rechnungsausstellers und/oder Empfängers verlangen, muss daher nicht nur geprüft werden, ob die UID-Nummern vorhanden sind, sondern auch, ob diese richtig geschrieben und wirklich gültig sind.

Beispielsweise sind Warenlieferungen in die EU bei Vorliegen der Voraussetzungen nach Art. 7 Abs 1 UStG 1994 steuerfrei (siehe auch Blogartikel Innergemeinschaftliche Lieferungen in der EA-Rechnung), eine dieser Voraussetzungen ist die UID-Nummer des Warenempfängers.

Nach Ansicht der Finanz (Umsatzsteuer-Richtlinien Rz 4351 ff) kann die Gültigkeit der UID-Nummer durch Nutzung des UID-Bestätigungsverfahrens nachgewiesen werden und ein Hinweis auf die Anwendung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns sein (vgl. Umsatzsteuer-Richtlinien Rz 4016-4020). Liegt keine gültige UID des Warenempfängers vor, so kann die Steuerbefreiung vom leistenden Unternehmer nicht in Anspruch genommen werden (der Empfänger ist also wie eine Privatperson zu behandeln).

Kann die kaufmännische Sorgfalt durch die Bestätigung über die erfolgte UID-Prüfung nachgewiesen werden, so greift der Vertrauensschutz nach Art. 7 Abs 4 UStG und die Steuer wird vom Warenempfänger geschuldet.

Während dies für innergemeinschaftliche Lieferungen im Umsatzsteuergesetz geregelt und unstrittig ist, ist die Voraussetzung einer gültigen UID-Nummer bei innerösterreichischen Rechnungen nicht so klar.

In der jüngsten UFS-Rechtsprechung (Unabhängiger Finanzsenat) wird allerdings in mehreren Entscheidungen der inländische Vorsteuerabzug für Rechnungen versagt, bei denen der Rechnungsaussteller entweder keine oder keine gültige UID angibt, siehe z.B. UFS RV/0085-G/10 vom 24.08.2011 oder UFS RV/0364-W/10 vom 05.03.2010. Es wird in diesen Entscheidungen die sorgfältige Überprüfung der UID durch den Rechnungsempfänger vorausgesetzt.

Diese Entscheidungen bedeuten, dass Sie auch überprüfen müssen, ob jemand, der im umsatzsteuerlichen Sinn als Unternehmer in Österreich auftritt, auch tatsächlich ein Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn ist, also über eine gültige UID-Nummer verfügt.

Die ausführliche Beschreibung der Prüfung von Rechnungen finden Sie im Blogartikel Belegkontrolle für Vorsteuerabzug – was muss auf die Rechnung?

Eine Überprüfung der UID-Nummer (mit Ausdruck der Bestätigung!) Ihres Geschäftspartners sollte daher bei folgenden Geschäftsfällen durchgeführt werden:

  • Eingehende Rechnungen mit österreichischer Umsatzsteuer, die als Vorsteuer geltend gemacht werden soll.
  • Steuerfreie Ausgangsrechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen oder sonstige Leistungen EU.
  • Inländische Geschäfte, bei denen die Steuerschuld aufgrund spezieller Regelungen auf den Leistungsempfänger übergeht, wie zB bei Bauleistungen oder in der Abfallwirtschaft.

 

Wie kann diese Vorschrift in der Praxis angewendet werden?

Wenn ein Kunde eine steuerfreie Rechnung verlangt oder Sie eine Rechnung mit Umsatzsteuer erhalten, bei der Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, müssen Sie die UID-Nummer vom Kunden bzw. Lieferanten überprüfen.

Dazu legen Sie im Bereich "Stammdaten" unter "Kunden" bzw. "Lieferanten" den Kunden/Lieferanten an und geben im Feld "UID" die UID-Nummer des Kunden/Lieferanten ein.

Klicken Sie auf den Link "UID überprüfen" (bzw. in ProSaldo Studio auf das Symbol für die UID-Suche neben dem UID-Eingabefeld).

Erhalten Sie das Ergebnis "Diese UID ist gültig", dann ist die geprüfte UID-Nummer tatsächlich zum heutigen Tag gültig.

Vergleichen Sie anschließend Name und Anschrift laut UID-Prüfung mit der Eingangsrechnung bzw. der Kundenbestellung.

Stimmen die Dateien überein, haben Sie sich im Ihnen zumutbaren Rahmen ausreichend vergewissert, dass Ihr Geschäftspartner Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn ist.

Wichtig: Drucken Sie das Prüfergebnis aus und legen Sie dieses gemeinsam mit der Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung oder in einem separaten Ordner für UID-Prüfprotokolle ab!

Achtung: Bei Kunden/Lieferanten, mit denen Sie laufend Geschäfte tätigen, muss die Prüfung zwar nicht bei jeder Rechnung durchgeführt werden, sollte jedoch regelmäßig wiederholt werden. Führt ein Unternehmen zB über einen gewissen Zeitraum keine Abgaben an das Finanzamt ab, kann dieses die Gültigkeit der UID-Nummer aufheben.

Liefert MIAS zwar "gültig" zurück, jedoch ohne Name/Anschrift, dann hat das betreffende EU-Land die Daten nicht für MIAS veröffentlicht. Führen Sie in diesem Fall die Prüfung über FA-Online durch.

Ist die UID-Nummer ungültig oder stimmen die Daten nicht überein, sind Sie nicht berechtigt, die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen bzw. eine steuerfreie Rechnung auszustellen. Setzen Sie sich zur Abklärung umgehend mit Ihrem Kunden/Lieferanten in Verbindung, bevorzugt bevor Sie die Rechnung bezahlen bzw. die Leistung/Lieferung für den Kunden erbringen.

Tipp: In Deutschland ist die UID-Nummer unter dem Begriff "Mehrwertsteuer-Nummer" oder "USt-ID" bekannt. In anderen Ländern wird die UID-Nummer meist als VAT-Nr. (für Value Added Tax) angegeben.

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Das sagen die Anwender:

Stefan Guggemos
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