Die Digitalisierung hat bereits viele Bereiche unseres Lebens und unserer Arbeitswelt erobert, und die Buchhaltung ist da keine Ausnahme. Künstliche Intelligenz (KI) ist eine der treibenden Kräfte hinter dieser Transformation und hat das Potenzial, die Buchhaltungsbranche grundlegend zu verändern. In diesem Blogartikel befassen wir uns mit der neuen Buchungs-KI in ProSaldo.net und wie diese dich bei deiner täglichen Arbeit unterstützen kann.
Der Beginn: OCR-basierte Zeichenerkennung
In der Buchhaltung gibt es viele zeitaufwändige Aufgaben wie zB das Überprüfen von Rechnungen oder das Erfassen von Banktransaktionen. KI-basierte Systeme können diese Aufgaben automatisieren und dadurch Zeit und Ressourcen sparen: Durch den Einsatz von OCR-Erkennung (die optische Zeichenerkennung) können beispielsweise Rechnungen automatisch erfasst und in die Buchhaltung importiert werden. Das reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch das Risiko von Tippfehlern und Zahlendrehern. Diese Unterstützung steht mit der Funktion „Scannen & Buchen“ bereits seit einigen Jahren in ProSaldo.net zur Verfügung.
Der nächste Schritt: KI-Unterstützung
KI-basierte Systeme können große Mengen an Daten schnell verarbeiten und Muster und Trends identifizieren. Und das Ganze mit Echtzeit-Daten. Das ist auch der große Unterschied zu bisherigen Systemen: Traditionell basierte diese Unterstützung auf die Verarbeitung „alter“ Daten und das System lernte nicht dazu. Mit der neuen KI werden ständig aktuelle Daten analysiert. Diese Echtzeit-Analyse ermöglicht es dir, deine Daten noch schneller bearbeiten zu können – du verbringst somit noch weniger Zeit mit deiner Buchhaltung.
Neue Welt des Buchens in ProSaldo.net
Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, die Buchhaltung einfacher zu machen, damit du mehr Zeit für deine Selbstständigkeit hast. Was einem beim Buchen der Banktransaktionen oft bremsen kann, ist die Frage „Auf welches Konto buche ich das jetzt?“. Ab sofort hilft dir ProSaldo.net bei genau dieser Frage: Wir haben die Funktion „Bank & Buchen“ mittels einer KI um intelligente Buchungsvorschläge für Einnahmen-/Ausgabenrechner erweitert.
Was macht diese KI für dich?
Die KI analysiert die Transaktionen, die du von deiner Bank in ProSaldo.net hinzugefügt hast und liefert dir insgesamt drei Vorschläge, wie die Verbuchung sinnvoll wäre. Diese Vorschläge werden auf Mausklick direkt in die Buchungsmaske geladen und können natürlich noch verändert werden.
Die Vorschläge basieren auf dem Standard-Kontenplan in ProSaldo.net. Somit kann es also passieren, dass das vorgeschlagene Konto für dich nicht passt. Ändere in diesem Fall das Konto in der Buchungsmaske nach deinen Bedürfnissen und schon lernt die KI für zukünftige Vorschläge. Bei der nächsten Buchungszeile liefert dir das System genau diesen an deine Erfordernisse angepassten Buchungssatz.
So funktioniert die KI in ProSaldo.net
Wähle im Menü den Punkt „Bank & Buchen“. Klicke links unten auf „Neues Design verwenden“ und wechsle so in die neue Ansicht der Buchungsmaske.
Wenn du dein Bankkonto mit ProSaldo.net verknüpft hast, werden hier deine noch zu verbuchenden Banktransaktionen angezeigt. Auch mittels manuellem CSV-/TXT-Import hinzugefügte Daten werden hier aufgelistet.
Wähle nun die erste Zeile aus. Du siehst nun die Buchungsmaske im neuen Design – rechts unten findest du drei KI-basierte Buchungsvorschläge, die du durchblättern kannst.
Wenn du einen Vorschlag übernimmst, werden die Felder, wo die KI eine passende Auswahl gefunden hat, mittels blauer Umrandung hervorgehoben. Wenn der Vorschlag nicht passend ist, ändere diesen in der Buchungsmaske nach deinen Bedürfnissen. Sobald du die Buchung durchführst, lernt die KI von deinen Änderungen und wird dir in Zukunft diesen geänderten Vorschlag liefern.
Hinweis: Die neue Buchungsmaske befindet sich noch in Entwicklung. Beachte bitte, dass du nur im neuen Design Buchungsvorschläge erhältst. Derzeit können in der neuen Buchungsmaske keine Splitbuchung erstellt werden bzw. der Steuercode VXX nicht verwendet werden. Bereits angelegte Importregeln werden hier nicht berücksichtigt. Die KI-unterstützten Buchungsvorschläge für die doppelte Buchhaltung ist derzeit noch nicht implementiert. Diese und andere Funktionen werden erst mit kommenden Updates freigeschaltet. Die KI kann und soll deine Kontrolle nicht ersetzen, sondern dich unterstützen. Es ist weiterhin unerlässlich, dass du die Vorschläge prüfst, bevor du die Verbuchung vornimmst. Die KI soll als Werkzeug dienen, um deinen Zeitaufwand für die Buchung zu minimieren.
Nina ist mit Leib und Seele Customer Success Managerin. Sie hilft Anwendern seit 2015 bei allen Fragen und Anliegen zu ProSaldo.net weiter und kennt das Tool wie ihre Westentasche.