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Innergemeinschaftliche Lieferungen in der EA-Rechnung

16. Mai 2011 von Martina J.

Die Verbuchung von innergemeinschaftlichen Lieferungen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie Tipps zur Vermeidung von Steuerfallen.

Die innergemeinschaftliche Lieferungen in der EA-Rechnung

Innergemeinschaftliche Lieferungen stellen in der EA-Rechnung eine buchhalterische Herausforderung dar, da umsatzsteuerlich ein anderer Buchungszeitpunkt notwendig ist als einkommensteuerlich. Die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung kann auch schnell zur Steuerfalle werden, wenn die Voraussetzungen nicht sorgfältig geprüft und dokumentiert werden.

Wann liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor?

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt beim liefernden Unternehmer vor, der Waren an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land liefert.
Achtung: Die innergemeinschaftliche Lieferung, die immer nur beim liefernden Unternehmer vorliegen kann, darf nicht mit dem innergemeinschaftlichen Erwerb verwechselt werden, welcher beim Empfänger der Ware vorliegt und ganz anders zu verbuchen ist!

Welche umsatzsteuerliche Auswirkung hat eine innergemeinschaftliche Lieferung?

Liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor, ist der Umsatz steuerfrei, es wird keine österreichische Umsatzsteuer verrechnet. Der Rechnungsendbetrag ist daher der Netto-Verkaufspreis. Die Steuerschuld geht vom liefernden Unternehmer auf den Empfänger der Ware über.

Warum ist die Unternehmereigenschaft des Empfängers relevant?

Ist der Warenempfänger kein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, liegt keine innergemeinschaftliche Lieferung vor. Die Ware muss genauso mit dem entsprechenden österreichischen Steuersatz versteuert werden, als ob der Kunde in Österreich ansässig wäre. Stellt der liefernde Unternehmer eine steuerfreie Rechnung aus, obwohl der Kunde kein Unternehmer ist, haftet er für die entgangene Umsatzsteuer und muss diese - oft im Zuge einer Betriebsprüfung - aus der eigenen Tasche an das Finanzamt bezahlen.

Wann ist der Kunde Unternehmer in einem anderen EU-Land im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?

Ob der Kunde Unternehmer in einem anderen EU-Land ist, kann ganz einfach festgestellt werden. Präsentiert er eine UID-Nummer, die gültig ist und nicht mit AT beginnt, hat er sich als Unternehmer eines anderen EU-Landes ausgewiesen. Die Gültigkeit jeder europäischen UID-Nummer können Sie in Ihrem FA-Online im Menü "Eingaben" "Anträge" "UID-Bestätigung" überprüfen.

Für die Überprüfung stehen 2 Stufen zur Verfügung, wobei immer die Verwendung der Stufe 2 zu empfehlen ist. Bei Stufe 1 erhalten Sie lediglich die Bestätigung, ob diese UID-Nummer existiert. Bei Stufe 2 hingegen erhalten Sie auch Name und Anschrift zur UID-Nummer und können prüfen, ob diese UID-Nummer tatsächlich Ihrem Kunden gehört.

Achtung: Drucken Sie immer die Bestätigung sofort aus und legen Sie diese bei der Ausgangsrechnung ab, damit Sie zu einem späteren Zeitpunkt beweisen können, dass die UID-Nummer zum Zeitpunkt der Lieferung gültig war und auch Ihrem Kunden gehört hat! Können Sie dies im Zuge einer Betriebsprüfung nicht beweisen, wird der Prüfer die Umsatzsteuer berechtigt nachfordern.

Geben Sie sich keinesfalls mit Steuernummern oder ähnlichem sowie irgendwelchen Bestätigungen zufrieden, sondern beharren Sie auf einer gültigen UID-Nummer. Kann der Kunde keine entsprechende UID-Nummer vorweisen, muss er die österreichische Umsatzsteuer bezahlen.

Für Ihren Kunden besteht dann immer noch die Möglichkeit, sich im Zuge des EU-weiten Vorsteuer-Erstattungsverfahrens die Umsatzsteuer direkt vom Finanzamt zurückzuholen. Sie sind damit abgesichert. Ob das Finanzamt die Unternehmereigenschaft anerkennt und die Vorsteuer zurückzahlt, ist dann rein Angelegenheit des Finanzamtes.

Was muss bei der Lieferung selbst beachtet werden?

Der zweite unabdingbare Eckpfeiler einer inngemeinschaftlichen Lieferung ist die Bewegung der Ware selbst. Nur wenn die Ware tatsächlich von Österreich in jenes EU-Land gebracht wird, dass die geprüfte UID-Nummer ausgestellt hat, liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor.

Achtung: Auch dafür müssen Sie Beweis führen können, daher sollten Sie immer einen Transportweg auswählen, bei dem Sie eine Bestätigung über den Transport der Ware zum Kunden erhalten. Bewahren Sie diese Bestätigung bei Ihrer Ausgangsrechnung auf.

Was tun bei komplexeren Fällen?

Keinesfalls sollten leichtfertig steuerfreie Rechnungen ausgestellt werden. Sollten Sie nicht zu 100 % sicher sein, dass die Bedingungen für eine innergemeinschaftliche Lieferung erfüllt sind, besprechen Sie den Sachverhalt immer mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens, denn eine zu Unrecht steuerfrei ausgestellte Rechnung kann schnell zu einer Nachzahlung der Umsatzsteuer sowie Strafen führen. Aufgrund der sehr komplexen Gesetzesmaterie im Bereich innergemeinschaftlicher Geschäfte lohnt sich die Investition in eine fachlich fundierte Beurteilung auf jeden Fall.

Wie und wann muss eine innergemeinschaftliche Lieferung bei den Finanzamtsmeldungen ausgewiesen werden?

Bei den Finanzamtsmeldungen sind für innergemeinschaftliche Lieferungen zwei Besonderheiten zu beachten:

1) Zusätzlich zur UVA muss für den Umsatz eine Zusammenfassende Meldung (ZM) abgegeben werden. Darin wird die UID-Nummer des Kunden und die Höhe des Umsatzes erfasst.

Achtung: Die Abgabefrist für die Zusammenfassende Meldung endet am letzten Tag des Folgemonats, also bereits 15 Tage vor Ende des entsprechenden UVA-Abgabezeitraumes!

2) Die Meldung der innergemeinschaftlichen Lieferungen in der UVA und in der ZM muss im Zeitraum der Lieferung erfolgen, der Zeitpunkt der Zahlung ist umsatzsteuerlich nicht relevant. Dies gilt auch dann, wenn Sie Ihre sonstigen Umsätze als Ist-Versteuerer erfassen.

Für die einkommensteuerliche Erfassung der Einnahme bleibt hingegen der Zeitpunkt der tatsächlichen Einnahme - also der Zahlung - ausschlaggebend.

Buchungsbeispiel mit ProSaldo.net

Um eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerlich korrekt abzubilden, sind daher 2 verschiedene Zeitpunkte (Lieferung und Zahlung) relevant, die mittels zwei Buchungen abgebildet werden.

Tipp: Wenn Sie die Ausgangsrechnung mit ProSaldo.net erstellen, brauchen Sie lediglich bei der Rechnung die Steuerart "IGL" auswählen und ProSaldo.net führt die Schritte 1 und 2 beim Abschließen der Rechnung völlig selbstständig aus.

1. Schritt: Erfassung des Kunden als Konto in der EA-Rechnung

Damit ProSaldo.net die Zusammenfassende Meldung erstellen kann, benötigt das Programm die UID-Nummer Ihres Kunden. Erstellen Sie daher wie folgt ein Kundenkonto:

==> Öffnen Sie den Bereich "Buchhaltung" "Konten" und erstellen Sie ein neues Konto mit dem Button "Neues Konto anlegen". Geben Sie eine Kontonummer (zB Kundennummer) und eine Kontobezeichnung (Name des Kunden) ein und wählen Sie den Kontotyp "Kunden". Klappen Sie den Bereich "Stammdaten" anschließend auf und öffnen Sie mit dem Symbol "Bearbeiten" die Kundendatenmaske. Erfassen Sie die Kundenstammdaten inklusive UID-Nummer und speichern Sie die Eingaben mit "OK".

2. Schritt: Erfassung der Ausgangsrechnung

Unter "Buchhaltung" "Buchen" wird die Ausgangsrechnung als offener Posten (= unbezahlte Rechnung) auf dem unter Schritt 1 angelegten Kundenkonto erfasst. Offene Posten werden in der UVA-Berechnung nicht berücksichtigt, außer es handelt sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung (bzw. sonstige Leistung EU).

Der für Ausgangsrechnungen übliche Belegkreis ist "AR", zu dem automatisch eine fortlaufende Nummer vergeben wird. Als OP Nr. geben Sie Ihre Rechnungsnummer ein. Unter "Verr.-Kto." wählen Sie das unter Schritt 1 angelegte Kundenkonto. In der Zeile "E/A" können Sie ein beliebiges Einnahmen-Konto verwenden, unbedingt einzugeben ist Steuercode 953, da dieser die Buchung als innergemeinschaftliche Lieferung definiert.

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Mit Klick auf "Buchen" wird der offene Posten angelegt.

Wird nun die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Zusammenfassende Meldung für Zeitraum Mai erstellt, wird die Ausgangsrechnung 5 darin entsprechend berücksichtigt.

3. Schritt: Verbuchen des Zahlungseinganges

Wird die Rechnung zur innergemeinschaftlichen Lieferung vom Kunden bezahlt, wird der offene Posten ausgebucht. Dadurch erfolgt die Verbuchung am Einnahmenkonto für die einkommensteuerliche Berücksichtigung des Geschäftsfalles sowie der Eingang am Zahlungsmittelkonto.

Mit dem Symbol "Öffnen" neben dem Feld "OP Nr." gelangen Sie in die Auswahl Ihrer offenen Posten. Wählen Sie das betreffende Kundenkonto und daraus die bezahlte Rechnung. Ergänzen Sie anschließend in der Buchungsmaske das Zahlungsmittelkonto (zB BA für Bank), gegebenenfalls den Bank-Belegkreis sowie das Zahldatum.

Da der Geschäftsfall mit Schritt 2 umsatzsteuerlich fertig verbucht wurde, ist bei der Zahlung kein Steuercode mehr anzugeben.

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Mit "Buchen" übernimmt ProSaldo.net die Buchung in das Buchungsjournal. Damit finden Sie die Einnahme mit dem Zahldatum auch in Ihrer Erfolgsrechnung sowie den Bankbewegungen und der Geschäftsfall ist buchhalterisch erledigt.

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Das sagen die Anwender:

Elisabeth Maurer
Alle technischen Aspekte werden von ProSaldo.net übernommen, das ist eine feine Sache. Wir müssen uns nicht drum kümmern, alles zu sichern.
Christian Haberl, Humanbrand Media GmbH
ProSaldo.net war von Anfang an selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten.