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Die größten Irrtümer der Buchhaltung

Was man nicht alles falsch machen kann. Was sind die drei größten Irrtümer in der Buchhaltung und wie vermeidet man, diese Fallen zu tappen?


Irrtum #1: Die Umsatzsteuer von ausländischen Barbelegen kann in Österreich in der Umsatzsteuervoranmeldung abgezogen werden.

Richtig ist vielmehr:

In der österreichischen Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) kann die für ausländische Barbelege gezahlte Umsatzsteuer grundsätzlich nicht zurückgeholt werden. 

In der österreichischen UVA darf Umsatzsteuer für Barbelege nur dann als Vorsteuer geltend gemacht werden, wenn es sich um einen in Österreich steuerbaren (= der Leistungs- bzw. Lieferort ist Österreich) und in Österreich steuerpflichtigen (= unterliegt keiner Steuerbefreiung) Umsatz handelt. Für die entsprechenden Barbelege muss der Rechnungsaussteller also Umsatzsteuer an ein österreichisches Finanzamt abgeführt haben.

Allerdings können umsatzsteuerpflichtige Unternehmer (solche, die eine UID-Registrierung haben) seit kurzem für diese ausländischen Barbelege eine Vorsteuererstattung auch in Österreich beantragen. Dies erfolgt seit 1.1.2010 über ein eigenes Vorsteuererstattungsverfahren für die Mehrwertsteuer aus anderen EU-Ländern. Die EU-Vorsteuererstattung kann über das Portal von FinanzOnline beantragt werden. Informationen für Unternehmer finden Sie auf: https://www.bmf.gv.at/services/finanzonline/informationen-fuer-unternehmer-und-gemeinden.html

Ein Beispiel

Wenn Sie in Deutschland zB Büromaterial kaufen und eine Rechnung inkl. deutscher Mehrwertsteuer erhalten, darf diese nicht als Vorsteuer in der österreichischen UVA abgezogen werden. Hierfür muss ein Antrag für die Erstattung ausländischer Vorsteuer über FinanzOnline eingereicht werden.

Vorsteuererstattung in ProSaldo.net

Die Verbuchung von ausländischen Barbelegen in den ProSaldo-Programmen erfolgt grundsätzlich mit Bruttobetrag und ohne Steuercode. Ist die Inanspruchnahme des EU-Erstattungsverfahrens geplant, werden der Nettobetrag auf das entsprechende Aufwandskonto und der ausländische Steuerbetrag auf ein eigenes Verrechnungskonto gebucht. Sobald die rückerstattete EU-Vorsteuer eingeht, wird sie wiederum auf das Verrechnungskonto gebucht, sodass der Saldo ausgeglichen ist.

Irrtum #2: Ich kann meine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in jeder Tabellenkalkulation führen. Ich brauche kein Buchhaltungsprogramm!

Richtig ist vielmehr: Die Verwendung von einfachen Tabellenkalkulationen ist aus folgenden Gründen für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unzulässig.

Seit dem Jahr 2007 gelten für alle, die in Österreich steuerpflichtig sind, folgende Bestimmungen der BAO (Bundesabgabenordnung):
Buchhaltungen (= doppelte Buchhaltung) oder Aufzeichnungen (= z.B. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Kassabuch, Wareneingangsbuch) müssen in Papier- oder auch elektronischer Form organisiert sein.

Wenn du dich für eine elektronische Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entscheidest, müssen auch folgende Kriterien nach § 131 Absatz 3 BAO zwingend erfüllt werden:

Was bedeutet das in „Klardeutsch“ für dich?

Excel wäre nur dann im Sinne der BAO zum Führen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geeignet, wenn durch spezielle EXCEL-Programmierung gewährleistet wäre, dass Buchungen nicht nachträglich änderbar wären oder Änderungen in der EXCEL-Liste vollständig dokumentiert würden. Die Verwendung von einfachen EXCEL-Tabellen ist damit für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unzulässig.

Konsequenzen im Falle einer Betriebsprüfung

Der Verstoß gegen diese gesetzlichen Bestimmungen ist strafbar. Im schlimmsten Fall kann die Verwendung einfacher EXCEL-Listen sogar zu einer Schätzung des Betriebsergebnisses im Rahmen einer Betriebsprüfung führen.

Prüfe daher sorgfältig alle von deinen für Buchhaltungszwecke eingesetzten Programme, ob diese unbeeinflussbar jede nachträgliche Änderung protokollieren und diese Protokollierung auch ausgegeben werden kann.

Wie gewährleisten die ProSaldo-Programme von haude die gesetzlichen Anforderungen?

Wenn du in einem ProSaldo Buchhaltungsprogramm (ProSaldo.net, ProSaldo E/A, ProSaldo Bilanz, ProSaldo Kassabuch, ProSaldo Wareneingangsbuch) eine Buchung löschtst, wird diese im System als gelöscht gekennzeichnet, bleibt jedoch im Original erhalten.

Wird eine Buchung geändert, wird die Originalbuchung als gelöscht markiert und eine neue Buchung  wird erzeugt, so als ob du bei einer handschriftlichen Buchhaltung die Buchungszeile weiterhin lesbar durchstreichen und die neue Buchung dazu schreibst. Die geänderten Buchungen können in Auswertungen (z.B. Buchungsjournal) und beim „Export gem. §§ 131, 132 BAO“ mit ausgegeben werden. Es ist somit jederzeit eine richtige, vollständige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsfälle durch das Programm gewährleistet.

Irrtum #3: Mein Fahrtenbuch kann ich auch in einer Excel-Datei führen.

Richtig ist vielmehr: Grundsätzlich akzeptiert die österreichische Finanzverwaltung EXCEL-Aufzeichnungen seit 2007 nicht mehr als Fahrtenbuch.

Hintergrund

Um Fahrtkosten als Betriebsausgaben geltend zu machen schreibt die Finanz das Führen eines Fahrtenbuchs vor. Nach Meinung der Finanzverwaltung sollte das Fahrtenbuch händisch in Form einer fortlaufenden lückenlosen Aufzeichnung aller geschäftlichen und privaten Fahrten geführt werden.

Natürlich ist das händische Schreiben eines Fahrtenbuchs im Computer-Zeitalter nicht mehr sehr attraktiv. Als Steuerpflichtiger bist du es gewohnt, Geschäftsfälle elektronisch zu erfassen. Was liegt also näher als dein Fahrtenbuch als Liste in einer EXCEL-Datei zu führen?

Die österreichische Finanzverwaltung hat sich der Meinung des deutschen Bundesfinanzhofs (BFH) angeschlossen, die EXCEL-Aufzeichnungen grundsätzlich nicht als Fahrtenbücher akzeptiert. Excel-Dateien erlauben nachträgliche Veränderungen und entsprechen damit nicht den steuerlichen Formalerfordernissen.

Seit 2007 akzeptiert auch die österreichische Finanz EXCEL-Aufzeichnungen in der Regel nicht mehr. Im Rahmen einer Betriebsprüfung können EXCEL-Listen allerdings dann akzeptiert werden, wenn die Aufzeichnungen inhaltlich mit anderen Beweismitteln (z.B. zusätzliches händisches Fahrtenbuch) übereinstimmen. Hier kommt es stark auf die Würdigung des entsprechenden Prüfers an.

Elektronische Erfassung ist unter bestimmten Bedingungen zulässig

Daraus folgt, dass dein Fahrtenbuch grundsätzlich auch elektronisch geführt werden kann, wenn:

Ein elektronisches Programm kann also als Fahrtenbuch eingesetzt werden. Das Programm muss aber eine technische Gewähr dafür bieten, dass nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms ausgeschlossen sind. Dies trifft für EXCEL-Listen regelmäßig nicht zu, denn diese Listen können nachträglich verändert werden.