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Arbeiten mit offenen Posten

11. Oktober 2011 von Lydia R.

In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung übernimmt die Offene-Posten-Verwaltung Funktionen, die sonst nur in der doppelten Buchhaltung verfügbar sind. Der Blogartikel gibt Tipps zum Umgang bei der täglichen Arbeit.  

Die Erstellung von offenen Posten

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, einen offenen Posten zu erstellen: Mit dem Erstellen einer Rechnung erzeugt ProSaldo.net automatisch einen offenen Posten für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, sobald für die Rechnung der Status „abgeschlossen“ ausgewählt wird. Damit wird die Rechnung bis zum Ausgleich in Evidenz gehalten (zB für Mahnungen oder bei innergemeinschaftlichen Geschäften für umsatzsteuerliche Belange). Die offenen Posten können jedoch auch manuell über das Menü „Buchhaltung“ - “Buchen“ erfasst werden. Die Buchung dafür wird wie eine normale Bankbuchung erfasst, jedoch wird statt dem Bankkonto das Kundenkonto ausgewählt. Die manuelle Nacherfassung eines offenen Postens kann auch aus anderen Gründen notwendig sein, z.B. wenn dieser gelöscht oder fälschlich ausgeglichen wurde:

• Der offene Posten wurde ausgebucht, dabei jedoch eine falsche Rechnung ausgewählt.
• Die Forderung wurde als uneinbringlich beurteilt.
• Der Kunde weigert sich die Forderung zu erfüllen.
• Der offene Posten wurde versehentlich gelöscht.  

Die nachträgliche Erstellung eines offenen Postens

Was kann man tun, wenn der Kunde die Rechnung noch nicht beglichen hat und der offene Posten absichtlich oder unabsichtlich gelöscht wurde? Der offene Posten kann, nachdem er einmal gelöscht wurde, zwar nicht mehr wiederhergestellt werden, jedoch kann das Problem durch eine nochmalige Erfassung gelöst werden. Beispiel: Der Kunde Max Muster kauft am 16.08.2011 Ware im Wert von € 2000,- (inkl. 20% USt) auf Ziel. Am 28.08.2011 begleicht der Kunde seine Rechnung per Banküberweisung. Aufgrund einer Kundenurgenz wurde der OP am 17.08.2011 gelöscht. Am 18.08. konnte doch eine Einigung mit dem Kunden erzielt werden und dieser akzeptierte die Rechnung. Damit der offene Posten wieder evident ist, wird die Rechnung direkt auf dem Kundenkonto in der Buchhaltung erfasst. Öffnen Sie das Menü „Buchhaltung“ - „Buchen“ und befüllen Sie die Buchungsmaske zur Erfassung einer Ausgangsrechnung als offenen Posten wie folgt:

offenen Posten  

 

Am 28.08.2011 begleicht der Kunde seine Rechnung per Banküberweisung. Die Verbuchung der Zahlung erfolgt mit Buchungsdatum des Rechnungsausgleiches:

offenen Posten

 

Mit der Verbuchung der Zahlung wird der offene Posten automatisch ausgeglichen. Bei Bedarf können ausgeglichene offene Posten in der Offene-Posten-Liste mit der Option "Mit ausgeglichenen OPs" angezeigt werden.

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