Normalerweise arbeitet man in der doppelten Buchhaltung mit offenen Posten – also mit Tipps zum Arbeiten mit offenen Posten, da in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die Offene-Posten-Verwaltung Funktionen übernimmt, die sonst nur in der doppelten Buchhaltung verfügbar sind.
Was sind offene Posten?
Damit bezeichnet man in der Buchhaltung eine Forderung oder Verbindlichkeit, die noch nicht bezahlt – also offen – ist. Wenn eine Rechnung an einen Kunden erstellt wird, entsteht eine Forderung an diesen Kunden und ergibt somit einen offenen Posten, solange der Kunde die Rechnung nicht bezahlt hat.
Offene Posten hängen ganz eng mit der Liquidität eines Unternehmens zusammen. Wenn zuviele Rechnungen an Kunden offen sind und man kein Geld von diesen erhält, kann das zu kurzfristigen Engpässen oder gar ernsthafte Zahlungsproblemen führen Deshalb sollte man immer darauf achten, seine offenen Posten gut im Blick zu haben und die Anzahl der offenen Posten möglichst niedrig zu halten.
Da in der E/A-Rechnung normalerweise nur Buchungen zu Geldflüssen erstellt werden, liefern viele Softwareprogramme keinen Überblick über diese offenen Posten. In ProSaldo.net ist das anders – hier findest du auch in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung die Möglichkeit, offene Posten zu erstellen und zu verwalten. Das hilft für den besseren Überblick, welchen Kunden du noch eine Mahnung schicken musst und wirkt sich positiv auf deine Liquidität aus.
Die Erstellung von offenen Posten
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, einen offenen Posten zu erstellen: Mit dem Erstellen einer Rechnung erzeugt ProSaldo.net automatisch einen offenen Posten für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, sobald für die Rechnung der Status „abgeschlossen“ ausgewählt wird. Damit wird die Rechnung bis zum Ausgleich in Evidenz gehalten (z.B. für Mahnungen oder bei innergemeinschaftlichen Geschäften für umsatzsteuerliche Belange). Die offenen Posten können jedoch auch manuell über das Menü “Buchung“ erfasst werden. Die Buchung dafür wird wie eine normale Bankbuchung erfasst, jedoch wird statt dem Bankkonto das Kundenkonto ausgewählt. Die manuelle Nacherfassung eines offenen Postens kann auch aus anderen Gründen notwendig sein, z.B. wenn dieser gelöscht oder fälschlich ausgeglichen wurde:
- Der offene Posten wurde ausgebucht, dabei jedoch eine falsche Rechnung ausgewählt.
- Die Forderung wurde als uneinbringlich beurteilt.
- Der Kunde weigert sich die Forderung zu erfüllen.
- Der offene Posten wurde versehentlich gelöscht.
Die nachträgliche Erstellung
Was kann man tun, wenn der Kunde die Rechnung noch nicht beglichen hat und der offene Posten absichtlich oder unabsichtlich gelöscht wurde? Der offene Posten kann, nachdem er einmal gelöscht wurde, zwar nicht mehr wiederhergestellt werden, jedoch kann das Problem durch eine nochmalige Erfassung gelöst werden.
Beispiel: Der Kunde Max Muster kauft am 23.07.2019 Ware im Wert von EUR 2000,- (inkl. 20% USt) auf Ziel. Am 28.07.2019 begleicht der Kunde seine Rechnung per Banküberweisung. Aufgrund einer Kundenurgenz wurde der OP am 23.07.2019 gelöscht. Am 24.07.2019 konnte doch eine Einigung mit dem Kunden erzielt werden und dieser akzeptierte die Rechnung. Damit der offene Posten wieder evident ist, wird die Rechnung direkt auf dem Kundenkonto in der Buchhaltung erfasst. Öffne das Menü „Buchung“ und befülle die Buchungsmaske zur Erfassung einer Ausgangsrechnung als offenen Posten wie folgt:
Am 28.07.2019 begleicht der Kunde seine Rechnung per Banküberweisung. Die Verbuchung der Zahlung erfolgt mit Buchungsdatum des Rechnungsausgleiches:
Mit der Verbuchung der Zahlung wird der offene Posten automatisch ausgeglichen. Bei Bedarf können ausgeglichene offene Posten in der Offene-Posten-Liste mit der Option „OP Drucken“ – „Mit ausgeglichenen OPs“ angezeigt werden.
