Wenn du dich fragst „Was sind offene Posten?“ oder „Warum sollte ich das in der E/A-Rechnung tun?“, dann solltest du auf jeden Fall jetzt weiterlesen. Wir zeigen dir die Vorteile von offenen Posten in der E/A-Rechnung und geben dir Tipps zum Arbeiten mit OP in ProSaldo.net!
Was sind offene Posten (OP)?
Offene Posten können beispielsweise unbezahlte Kundenrechnungen sein. Wird eine Rechnung, die nicht sofort bezahlt wird (zB bar) an den Kunden ausgestellt, entsteht ein sog. offener Posten. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine solche Verwaltung i.d.R. nicht nötig, da hier bekanntlich nur der eigentliche Zahlungsvorgang gebucht wird. Anders ist das in der doppelten Buchhaltung, in der diese „offene Rechnung“ üblicherweise ebenfalls erfasst und dann mit dem Zahlungsvorgang ausgeglichen wird.
Welche Vorteile haben offene Posten für Einnahmen-Ausgaben-Rechner?
1. Bessere Übersicht und Kontrolle deiner Finanzen
Immer, wenn du eine Rechnung an einen Kunden schreibst, generierst du zeitgleich einen offenen Posten. Dadurch hast du eine gute Übersicht, wieviel Geld dir deine Kunden noch schulden. Mit dieser Liste kannst du dann die eingehenden Zahlungen zuordnen und behältst den Überblick.
In ProSaldo.net werden diese offenen Posten nicht nur automatisch generiert, außerdem findest du im Dashboard ein Widget mit deinen Umsätzen, die sich mit jedem Verbuchen eines Zahlungseingangs aktualisieren.
2. Ausbleibende Zahlungen schnell erkennen
Wenn du deine offenen Posten stets im Auge behältst, erkennst du direkt, wenn Zahlungen fehlen. Durch diese Übersicht kannst du frühzeitig eingreifen und bei ausbleibenden Zahlungen fristgerecht Mahnungen erstellen.
In ProSaldo.net erhältst du automatisch eine Erinnerung an diese offenen Rechnungen und kannst direkt die Mahnungen erstellen.
3. Sicherstellung der Liquidität des Unternehmens
Um dein Unternehmen erfolgreich führen zu können, ist es wichtig, dass du deine Liquidität sicherstellst. Je weniger offene Posten du in deiner Liste hast, desto besser ist deine Liquidität.
Arbeiten mit offenen Posten in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Um die beschriebenen Vorteile effektiv nutzen zu können, ist es wichtig zu wissen, wann ein offener Posten entsteht und wie man seine offenen Posten am besten verwaltet.
Wie entsteht ein offener Posten in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Mit dem Erstellen einer Rechnung erzeugt ProSaldo.net automatisch einen offenen Posten für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Diese sind im Menü unter „offene Posten“ gelistet.
- Die offenen Posten können jedoch auch nachträglich manuell über die Funktion “Buchung“ erfasst werden. Dazu erfasst du die Buchung wie gewohnt (mit Betrag, E/A-Konto, Steuercode, Buchungstext usw.), jedoch wird anstatt dem Zahlungskonto das Kunden- oder Lieferantenkonto eingegeben.
Diese Funktion ist nützlich, wenn z.B.:
- der offene Posten ausgebucht, dabei jedoch eine falsche Rechnung ausgewählt wurde.
- die Forderung als uneinbringlich beurteilt wurde.
- der Kunde sich weigert, die Forderung zu erfüllen.
- der offene Posten versehentlich gelöscht wurde.
Wie verwaltet man offene Posten in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
1. Ausgleichen
Du hast eine Rechnung geschrieben. Dein Kunde überweist dir diese Rechnung. Du verbuchst den Zahlungseingang und gleichst damit den offenen Posten aus. Dieser verschwindet somit aus deiner Liste und dein Umsatz-Widget am Dashboard wird aktualisiert.
2. Löschen
Wir empfehlen dir dies nur zu machen, wenn du ProSaldo.net für das Erstellen deiner Rechnungen verwendest und dich die Auflistung bzw. die Mahnungserinnerungen stören. Grundsätzlich sollten offene Posten immer ausgeglichen werden!
3. Aufteilen
Du hast eine Rechnung geschrieben. Dein Kunde überweist dir aber nur einen Teil des Rechnungsbetrags. So kannst du den ersten Teil verbuchen und der Restbetrag bleibt in deiner Liste offen.
4. Zusammenlegen
Die Funktion benötigst du, wenn du eine Rechnung stornieren und sie buchhalterisch richtig erfassen möchtest, in dem du sie mit der passenden Gutschrift zusammenlegst. Hier ist nicht gemeint, dass du mehrere offenen Posten gleichzeitig ausgleichen kannst.
5. Mahnungen
Ist das vereinbarte Zahlungsziel überschritten, kannst du in ProSaldo.net fristgerecht eine Mahnung erstellen.