Um die Frage gleich vorweg zu beantworten – so einfach ist das leider nicht! Gerade als selbstständiger Unternehmer ist es immer öfters der Fall, dass man für seine Tätigkeit keine eigenen Büroräume oder ein Geschäftslokal benötigt, sondern von zu Hause aus arbeiten möchte. Dazu kommt, dass viele von einem Tag auf den anderen unfreiwillig im Home-Office gelandet sind. Doch wie sieht das jetzt steuerrechtlich aus?
Laut Steuerexperte Matthias Hiller von der SRH Fernhochschule „muss in diesem Fall der Arbeitgeber das Arbeiten von zu Hause aus explizit angeordnet haben. „Nur wenn kein anderer Arbeitsplatz vorhanden ist, kann ein Homeoffice steuerlich berücksichtigt werden, nicht aber, wenn ein Wechsel ins Homeoffice lediglich freigestellt wurde“. Arbeitnehmer sollten sich deshalb stets eine Bescheinigung ihres Arbeitgebers ausstellen lassen, in welchem Zeitraum der Arbeitsplatz im Unternehmen nicht zur Verfügung steht und dass sie aus dem Grund von zu Hause aus arbeiten müssen.“
Home-Office ist aber nicht gleich Home-Office. Der Esstisch oder das Bügelbrett wird zum Schreibtisch, die gemütliche Couch oder der Lesesessel zum Bürostuhl und das obligatorische Bücherregal dient als Hintergrund bei den regelmäßigen Videokonferenzen. Aber auch abgesehen von der aktuellen Situation sind die Kosten für ein Arbeitszimmer nur unter gewissen Voraussetzungen als solches abzugsfähig.
In diesem Blogbeitragen möchten wir dir diese Voraussetzungen kurz zusammen fassen. Wie du die Miete für dein Arbeitszimmer in ProSaldo.net verbuchst findest du in der Hilfe nach dem Login.
Definition Arbeitszimmer
Unter Arbeitszimmer versteht man ein Zimmer, dem der Charakter eines Wohn- oder Büroraumes zukommt.
Nicht unter den Begriff „Arbeitszimmer“ fallen somit Räume, die auf Grund der funktionellen Zweckbestimmung und berufstypischen Ausstattung eine private Nutzung nicht gestatten (z.B.: Ordinationsräumlichkeiten, Labors, Fotostudios, Film- und Tonaufnahmestudios, Kanzleiräumlichkeiten, Lagerräumlichkeiten, Musikproberäume, Werkstätten). Siehe dazu auch die Definition laut Wirtschaftskammer Österreich.
Voraussetzungen zur Abzugsfähigkeit
Die Aufwendungen für ein in der Privatwohnung eingerichtetes Arbeitszimmer und dessen Einrichtungsgegenstände (wie z.B. Stühle, (Schreib)Tische, (Schreibtisch)Lampen, Schränke, Vorhänge, Teppiche, Bilder, Bücherregale und Kommoden) können unter der Voraussetzung, dass die Art der Tätigkeit den Aufwand unbedingt notwendig macht und, dass dieser Raum tatsächlich (nahezu) ausschließlich beruflich genutzt wird, steuerlich abgesetzt werden.
Diese Voraussetzung hängt vom Tätigkeitsmittelpunkt und den (einzelnen) Einkunftsquellen ab und ist derzeit aber noch durch folgende Prüfungen zu beurteilen:
1. Berufsbildbezogene Prüfung
Ob ein Arbeitszimmer den Tätigkeitsmittelpunkt darstellt, ist von dem typischen Berufsbild abhängig.
- Berufsbilder, deren Mittelpunkt in einem Arbeitszimmer liegt (z.B.: Gutachter, Schriftsteller, Dichter, Teleworker, Maler, Komponist, „Heimbuchhalter“)
- Berufsbilder, deren Mittelpunkt außerhalb eines Arbeitszimmers liegt (z.B.: Lehrer, Richter, Politiker, Dirigent, Vortragender, Freiberufler mit auswärtiger Betriebsstätte (z.B. Kanzlei)
2. Einkunftsquellenbezogene Prüfung
Ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit darstellt, ist nur aus Sicht der Einkunftsquelle vorzunehmen für die das Arbeitszimmer notwendig ist.
Übt jemand mehrere Tätigkeiten aus, ist zuerst zu prüfen, ob die verschiedenen Tätigkeiten insgesamt als eine (einzige) Einkunftsquelle oder aber jeweils als eigenständige Einkunftsquellen anzusehen sind.
Mehrere Einkunftsquellen liegen z.B. dann vor, wenn die Tätigkeiten unter verschiedene Einkunftsarten fallen (z.B. Einkünfte aus Gewerbebetrieb und Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit). Bzw. sind innerhalb derselben Einkunftsart verschiedene Tätigkeiten dann eine (einzige) Einkunftsquelle, wenn sie in einem engen sachlichen Zusammenhang stehen (z.B. schriftstellerische und vortragende Tätigkeit auf einem bestimmten Fachgebiet).
Eine Einkunftsquelle: Ein einziges Berufsbild
Ist die berufsbildprägende Tätigkeit (z.B. als Schriftsteller) eine solche, die typischerweise im Arbeitszimmer ausgeübt wird, sind die Aufwendungen abzugsfähig.
Eine Einkunftsquelle: Mehrere Berufsbilder
Wird ein Arbeitszimmer für mehrere Tätigkeiten (z.B. als Schriftsteller und Vortragender) genützt, ist zu prüfen, bei welcher der Tätigkeiten der Mittelpunkt in dem Arbeitszimmer liegt. Dabei ist auf die erzielten Einnahmen zu achten:
Ein Beispiel: Herr Mustermann verdient EUR 4.000,- als Schriftsteller und EUR 10.000,- als Vortragender. Der Einnahmenanteil der Tätigkeit als Schriftsteller liegt hier bei weniger als 50 % und die Vortragstätigkeit überwiegt.
Somit stellt das Arbeitszimmer (bezogen auf die gesamte Einkunftsquelle) keinen Mittelpunkt für die Tätigkeit als Schriftsteller dar und ist somit nicht abzugsfähig.
Ausnahme: Ist die Vortragstätigkeit hingegen bloß unmittelbarer Ausfluss der Tätigkeit als Schriftsteller, wird nicht von zwei unterschiedlichen Berufsbildern gesprochen. Ein Arbeitszimmer aufgrund der schriftstellerischen Tätigkeit steht Herrn Mustermann daher auch dann zu, wenn die Einnahmen aus Vortragstätigkeit jene aus der Schriftstellerei überwiegen.
Mehrere Einkunftsquellen: Tätigkeitsmittelpunkte außerhalb des Arbeitszimmers
Liegt bei jeder Tätigkeit (z.B. als Lehrer) der Mittelpunkt außerhalb des Arbeitszimmers, sind die Aufwendungen bei keiner Einkunftsquelle abzugsfähig.
Mehrere Einkunftsquellen: Tätigkeit mit Mittelpunkt außerhalb eines Arbeitszimmers und Tätigkeit mit Mittelpunkt in einem Arbeitszimmer
Die Berücksichtigung von Aufwendungen für das Arbeitszimmer kommt nur bei der Tätigkeit (Einkunftsquelle) in Betracht, für die der Mittelpunkt in einem Arbeitszimmer liegt.
Mehrere Einkunftsquellen: Tätigkeitsmittelpunkt im Arbeitszimmer
Hier muss jede Einkunftsquelle (z.B. als Schriftsteller und als Gutachter) in Betracht gezogen werden und es ist eine Zuordnung zu den verschiedenen Einkunftsquellen nach Maßgabe des Einnahmenschlüssels erforderlich.
Abzugsfähige Aufwendungen:
Treffen die beschriebenen Voraussetzungen zu können folgende Aufwendungen abgesetzt werden:
- anteilige Mietkosten
- anteilige Betriebskosten (z.B. Beheizung, Beleuchtung)
- anteilige AfA bei Eigentumsobjekten
- anteilige Finanzierungskosten
- Kosten für Einrichtungsgegenstände