Ab 01.01.2014 müssen Rechnungen an Bundesdienststellen elektronisch erstellt und übermittelt werden. Mit der elektronischen Rechnung ist eine Rechnung im XML-Format von ebInterface gemeint, die du ab Herbst 2013 bequem per Webservice aus ProSaldo.net übermitteln kannst.
Werden aus ProSaldo.net Rechnungen per e-mail versendet, erstellt ProSaldo.net dabei schon jetzt automatisch eine Rechnung im pdf-Format sowie eine XML-Rechnung im Format von ebInterface. Bis Herbst 2013 wird ProSaldo.net die elektronische Rechnung speziell an den Bund zusätzlich unterstützen.
Zu beachten ist, dass für die Übermittlung aus ProSaldo.net nicht dein Webservice-Benutzer von FinanzOnline (wie zB für U30 Übermittlung) verwendet werden kann, sondern über das Unternehmensserviceportal ein eigener, neuer Webservice-Benutzer dafür angelegt werden muss.
Als erste Vorbereitung dafür zeigen wir dir, wie ein solcher Webservice-Benutzer anzulegen ist.
Achtung: Wenn du Rechnungen an den Bund stellst, beginne rechtzeitig mit der Administration! Wenn dein Mitarbeiter noch über keine privaten Zugangsdaten zu FinanzOnline bzw. Bürgerkarte/Handysignatur verfügt, entsteht eine Wartezeit auf den RSa-Brief. Eine weitere Wartezeit auf den RSa-Brief entsteht zusätzlich für die Freischaltung am Unternehmensserviceportal!
Das Unternehmensserviceportal
Die Übermittlung der elektronischen Rechnung an den Bund erfolgt nicht über FinanzOnline, sondern über das Unternehmensserviceportal (USP) www.usp.gv.at. Um daher Rechnungen an den Bund übermitteln zu können, musst du rechtzeitig auf dem Unternehmensserviceportal registriert sein.
Übersicht über den Ablauf der Registrierung am Unternehmensserviceportal
- Einstieg in FinanzOnline mit den gewohnten Zugangsdaten
- Aufruf des Unternehmensserviceportal aus FinanzOnline
- Personalisierung des Benutzers
- Anforderung eines Freischaltcodes für den USP-Administrator
- Freischaltung des USP-Administrators
- Anlage eines Webservice-Benutzers durch den USP-Administrator
1) Einstieg in FinanzOnline mit den gewohnten Firmen-Zugangsdaten
Melde dich wie gewohnt in FinanzOnline unter https://finanzonline.bmf.gv.at/ an.
2) Aufruf des Unternehmensserviceportal aus FinanzOnline
In FinanzOnline wählst du das Menü „Extern“ „Unternehmensserviceportal“ oder klickst auf der Hauptseite auf „Einen USP-Administrator benennen“.
3) Personalisierung des Benutzers
War bisher bei FinanzOnline unbekannt, welche Person hinter dem jeweiligen Benutzer steht, muss sich nun jeder Benutzer für das Unternehmensserviceportal als Person ausweisen.
Wenn du über eine Bürgerkarte oder Handysignatur verfügst, dann kannst du diese für die Personalisierung des Benutzers verwenden. Alternativ kann der private FinanzOnline-Zugang des Mitarbeiters dafür verwendet werden.
In diesem Fall wähle bei „Art der Personifizierung“ unter dem Symbol „Finanzonline.at“ den Button „Zugangskennung“.
Im nächsten Schritt erhältst du nun erneut einen Dialog zur Eingabe der FinanzOnline-Zugangsdaten.
Achtung: Hier gibst du nun deine privaten FinanzOnline-Zugangdaten (von deiner Arbeitnehmerveranlagung) an. Damit ordnet FinanzOnline dich als Mitarbeiter dem Unternehmen bzw. der Zugangskennung zu.
Im nächsten Dialog bestätigst oder erfasst du deine Telefonnummer und bestätigst mit OK.
4) Anforderung eines Freischaltcodes für den USP-Administrator
Im nächsten Schritt ist es erforderlich, dass du dich als Administrator für das USP benennst und dies von der Geschäftsleitung bestätigt wird. Dazu wählst du den Menüpunkt „USP-Administrator benennen“.
Im nächsten Dialog bestätigst du die Zusendung deines Freischaltcodes an die Geschäftsleitung mit „OK“. Im letzten Dialog klickst du auf den Button „Abschließen“. Nun kannst du dich vom Unternehmensserviceportal abmelden, da du auf den RSa-Brief per Post warten musst.
5) Freischaltung des USP-Administrators
Sobald der RSa-Brief mit deinem Freischaltcode eingelangt ist, meldest du dich über FinanzOnline oder direkt über https://www.usp.gv.at/ erneut an und gibst deinen Freischaltcode ein.
6) Anlage eines Webservice-Benutzers durch den USP-Administrator
Im rechten blauen Kasten mit dem Titel „Mein USP“ wählst du den Bereich „Administration aufrufen“. Auf der Administrationsseite wählst du das Menü „Webservicekonten verwalten“ und „Neues Konto anlegen“.
Die Zugangsdaten sind nicht bearbeitbar, sondern werden vom USP fix vorgegeben. Ergänze unter dem angezeigten Benutzernamen deine e-mail Adresse (bzw. die e-mail Adresse des zukünftigen Webservice-Benutzers).
Bestätige die Eingabe mit „Anlegen“.
Achtung: Mit dem Button „Zugangsdaten anzeigen“ erhältst du die Webservice-Zugangsdaten, mit denen du später die Übermittlung durchführen kannst. Die Zugangsdaten können zu einem späteren Zeitpunkt über das Menü „Webservicekonten verwalten“ „Bearbeiten“ „Zugangsdaten anzeigen“ erneut abgerufen werden.
Rufe nun in der Navigation das Menü „Webservicerechte verwalten“ auf.
Achtung: Wenn du deinen ersten Webservice-Benutzer angelegt hast, musst du dich am USP ab- und erneut anmelden, damit das Menü „Webservicerechte verwalten“ sichtbar wird!
Prüfe, ob dein neuer Webservicebenutzer im Bereich „Kontoauswahl“ angezeigt wird. Markiere die Checkbox „Einbringer“ und bestätige die Eingabe mit dem Button „Zuordnen“.
Stand: 03.07.2013