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Webservice für e-Rechnung an den Bund

3. September 2013 von Martina J.

Ab 01.01.2014 müssen Rechnungen an Bundesdienststellen elektronisch erstellt und übermittelt werden. Mit der elektronischen Rechnung ist eine Rechnung im XML-Format von ebInterface gemeint, die Sie ab Herbst 2013 bequem per Webservice aus ProSaldo.net übermitteln können.

Werden aus ProSaldo.net Rechnungen per e-mail versendet, erstellt ProSaldo.net dabei schon jetzt automatisch eine Rechnung im pdf-Format sowie eine XML-Rechnung im Format von ebInterface. Bist Herbst 2013 wird ProSaldo.net die elektronische Rechnung speziell an den Bund zusätzlich unterstützen.

Zu beachten ist, dass für die Übermittlung aus ProSaldo.net nicht Ihr Webservice-Benutzer von FinanzOnline (wie zB für U30 Übermittlung) verwendet werden kann, sondern über das Unternehmensserviceportal ein eigener, neuer Webservice-Benutzer dafür angelegt werden muss.

Als erste Vorbereitung dafür erläutert der aktuelle Blogartikel wie ein solcher Webservice-Benutzer anzulegen ist.

Achtung: Wenn Sie Rechnungen an den Bund stellen, beginnen Sie rechtzeitig mit der Administration! Wenn Ihr Mitarbeiter noch über keine privaten Zugangsdaten zu FinanzOnline bzw. Bürgerkarte/Handysignatur verfügt, entsteht eine Wartezeit auf den RSa-Brief. Eine weitere Wartezeit auf den RSa-Brief entsteht zusätzlich für die Freischaltung am Unternehmensserviceportal!

 

Das Unternehmensserviceportal (www.usp.gv.at)

Die Übermittlung der elektronischen Rechnung an den Bund erfolgt nicht über FinanzOnline, sondern über das Unternehmensserviceportal (USP). Um daher Rechnungen an den Bund übermitteln zu können, müssen Sie rechtzeitig auf dem Unternehmensserviceportal registriert sein.

 

Übersicht über den Ablauf der Registrierung am Unternehmensserviceportal

1) Einstieg in FinanzOnline mit den gewohnten Zugangsdaten

2) Aufruf des Unternehmensserviceportal aus FinanzOnline

3) Personalisierung des Benutzers

4) Anforderung eines Freischaltcodes für den USP-Administrator

5) Freischaltung des USP-Administrators

6) Anlage eines Webservice-Benutzers durch den USP-Administrator

 

1) Einstieg in FinanzOnline mit den gewohnten Firmen-Zugangsdaten

Melden Sie sich wie gewohnt in FinanzOnline unter https://finanzonline.bmf.gv.at/ an.

 

2) Aufruf des Unternehmensserviceportal aus FinanzOnline

In FinanzOnline wählen Sie das Menü „Extern“ „Unternehmensserviceportal“ oder klicken Sie auf der Hauptseite auf „Einen USP-Administrator benennen“.

 

3) Personalisierung des Benutzers

War bisher bei FinanzOnline unbekannt, welche Person hinter dem jeweiligen Benutzer steht, muss sich nun jeder Benutzer für das Unternehmensserviceportal als Person ausweisen.

Wenn Sie über eine Bürgerkarte oder Handysignatur verfügen, dann können Sie diese für die Personalisierung des Benutzers verwenden. Alternativ kann der private FinanzOnline-Zugang des Mitarbeiters dafür verwendet werden.

In diesem Fall wählen Sie bei „Art der Personifizierung“ unter dem Symbol „Finanzonline.at“ den Button „Zugangskennung“.

Im nächsten Schritt erhalten Sie nun erneut einen Dialog zur Eingabe der FinanzOnline-Zugangsdaten.

Achtung: Hier geben Sie nun Ihre privaten FinanzOnline-Zugangdaten (von Ihrer Arbeitnehmerveranlagung) an. Damit ordnet FinanzOnline Sie als Mitarbeiter dem Unternehmen bzw. Ihrer Zugangskennung zu.

Im nächsten Dialog bestätigen oder erfassen Sie Ihre Telefonnummer und bestätigen mit OK.

 

4) Anforderung eines Freischaltcodes für den USP-Administrator

Im nächsten Schritt ist es erforderlich, dass Sie sich als Administrator für das USP benennen und dies von der Geschäftsleitung bestätigt wird. Dazu wählen Sie den Menüpunkt „USP-Administrator benennen“.

Im nächsten Dialog bestätigen Sie die Zusendung Ihres Freischaltcodes an die Geschäftsleitung mit „OK“. Im letzten Dialog klicken Sie auf den Button „Abschließen“. Nun können Sie sich vom Unternehmensserviceportal abmelden, da Sie auf den RSa-Brief per Post warten müssen.

 

5) Freischaltung des USP-Administrators

Sobald der RSa-Brief mit Ihrem Freischaltcode eingelangt ist, melden Sie sich über FinanzOnline oder direkt über https://www.usp.gv.at/ erneut an und geben Ihren Freischaltcode ein.

 

6) Anlage eines Webservice-Benutzers durch den USP-Administrator

Im rechten blauen Kasten mit dem Titel „Mein USP“ wählen Sie den Bereich „Administration aufrufen“. Auf der Administrationsseite wählen Sie das Menü „Webservicekonten verwalten“ und „Neues Konto anlegen“.

Die Zugangsdaten sind nicht bearbeitbar, sondern werden vom USP fix vorgegeben. Ergänzen Sie unter dem angezeigten Benutzernamen Ihre e-mail Adresse (bzw. die e-mail Adresse des zukünftigen Webservice-Benutzers).

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Anlegen“.

Achtung: Mit dem Button „Zugangsdaten anzeigen“ erhalten Sie die Webservice-Zugangsdaten, mit denen Sie später die Übermittlung durchführen können. Die Zugangsdaten können zu einem späteren Zeitpunkt über das Menü „Webservicekonten verwalten“ „Bearbeiten“ „Zugangsdaten anzeigen“ erneut abrufen.

Rufen Sie nun in der Navigation das Menü „Webservicerechte verwalten“ auf.

Achtung: Wenn Sie Ihren ersten Webservice-Benutzer angelegt haben, müssen Sie sich am USP ab- und erneut anmelden, damit das Menü „Webservicerechte verwalten“ sichtbar wird!

Prüfen Sie, ob Ihr neuer Webservicebenutzer im Bereich „Kontoauswahl“ angezeigt wird. Markieren Sie die Checkbox „Einbringer“ und bestätigen Sie die Eingabe mit dem Button „Zuordnen“.

Stand: 03.07.2013

Sollten Ihnen Änderungen/Neuerungen am Registrierungsprozess auffallen freuen wir uns über Ihre Information!

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Das sagen die Anwender:

Christian Haberl
Büro2go find ich eine geniale Idee von der Erste Bank. Gerade für mich als Selbstständigen ist so ein Tool eine tolle Arbeitserleichterung, wenn ich bei Kunden Vor-Ort bin!
Ing. Mag. Markus Mandl, PC EDV Dienstleistungen Mandl
Alle technischen Aspekte werden von ProSaldo.net übernommen, das ist eine feine Sache. Wir müssen uns nicht drum kümmern, alles zu sichern.
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