Welche Betriebsausgaben kannst du in Österreich 2026 steuerlich absetzen? Als EPU oder Selbstständige:r lässt du womöglich bares Geld liegen – weil du nicht weißt, was alles als Betriebsausgabe gilt.
💡 Das lernst du in diesem Artikel
Diese Checkliste zeigt dir alle absetzbaren Ausgaben – aktuell, strukturiert und auf österreichisches Recht abgestimmt.
Wichtig: Die elektronische Einkommensteuer-Erklärung für Selbstständige (Selbstersteller ohne Steuerberater-Vertretung) ist bis 30. Juni 2026 über FinanzOnline einzureichen.
Was gilt as Betriebsausgaben in Österreich?
Betriebsausgaben sind laut § 4 Abs. 4 EStG (Einkommensteuergesetz) alle Aufwendungen und Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie mindern deinen Gewinn – und damit deine Einkommensteuer.
Merksatz: Wenn eine Ausgabe vorwiegend oder ausschließlich für dein Unternehmen anfällt, ist sie (zumindest anteilig) absetzbar.
Der Knackpunkt ist die Abgrenzung zur privaten Nutzung: Gemischt genutzte Dinge (z. B. Smartphone) müssen aufgeteilt werden, wohingegen rein private Ausgaben wie Lebensmittel, Urlaubsreisen sowie normale Kleidung nicht absetzbar sind.
Betriebsausgaben Österreich 2026 – Die vollständige Checkliste
1. Büro & Arbeitsmittel
- Büromaterial (Papier, Stifte, Druckerpatronen, Briefumschläge) – 100% absetzbar
- Software & Abonnements (Buchhaltungssoftware, Office 365, Adobe CC, Zoom) – 100% absetzbar
- Büroausstattung (Schreibtischlampe, Aktenschrank, Drucker, Regale):
- Bis €1.000 netto: Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr (GWG)
- Darüber: lineare Abschreibung über die Nutzungsdauer
- Fachliteratur & Fachzeitschriften (wenn beruflich relevant) – 100% absetzbar
- Büroreinigung & Reparaturen – 100% absetzbar
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Wirtschaftsgüter bis €1.000 netto können im Anschaffungsjahr sofort vollständig abgeschrieben werden. Das schont den Cashflow und senkt die Steuerlast sofort.
2. Home-Office & Arbeitszimmer
Seit 2021 gibt es in Österreich zwei Möglichkeiten – aber nur eine davon kann angewendet werden:
A) Home-Office-Pauschale:
- €3 pro Home-Office-Tag, maximal 100 Tage/Jahr → max. €300/Jahr
- Zusätzlich: bis zu €300 für ergonomisches Mobiliar (Bürostuhl, höhenverstellbarer Schreibtisch) absetzbar
- Nachweis: Aufzeichnung der Home-Office-Tage (Kalender oder Buchhaltungssoftware)
B) Arbeitszimmer (anteilige Raumkosten):
- Nur möglich wenn das Zimmer der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist
- Muss ausschließlich beruflich genutzt werden (kein Gästebett, kein Wohnraum)
- Absetzbar: anteilige Miete, Betriebskosten, AfA auf Möbel
3. Reisekosten (Dienstreisen)
Dienstreisen sind in Österreich klar geregelt und vollständig absetzbar:
Taggelder (Diäten) – Österreich:
- € 30 pro Tag (bei Abwesenheit von mind. 12 Stunden)
- Teiltaggeld: € 2,50 pro angefangener Stunde ab 3 Stunden Abwesenheit
- Für Auslandsreisen: je nach Land unterschiedliche Sätze (BMF-Erlass)
Nächtigungskosten:
- Tatsächliche Kosten absetzbar (Originalbeleg erforderlich)
- Oder Pauschale: €17 pro Nacht (ohne Beleg)
Kilometergeld (privater PKW):
- PKW: €0,50/km (zwischen 1.1.2025 und 30.06.2025: € 0,50; max 30.000 km)
- Motorrad: €0,25/km (zwischen 1.1.2025 und 30.06.2025: € 0,50; max 30.000 km)
- Fahrrad: €0,25/km (zwischen 1.1.2025 und 30.06.2025: € 0,50; max 3.000 km)
4. Fahrzeug & Mobilität
Privater PKW mit Kilometergeld: Für alle beruflichen Fahrten mit einem privatem Fahrzeug kann ein Kilometergeld angesetzt werden (kein Nachweis der tatsächlichen Kosten nötig). Voraussetzung hierfür ist aber das Führen eines Fahrtenbuchs oder Aufzeichnungen über berufliche Fahrten.
Pendlerfahrten (Wohnung – fixer Betriebssitz) sind keine Betriebsausgaben!
Betriebliches Fahrzeug:
- Alle tatsächlichen Kosten absetzbar: Versicherung, Service, Treibstoff, KFZ-Steuer, AfA
- Abschreibungsdauer: üblicherweise 8 Jahre
- Luxustangente: Anschaffungskosten über €40.000 werden gedeckelt
- E-Autos: besonders begünstigt – kein Sachbezug bei Privatnutzung (0 g CO₂), voller Vorsteuerabzug
5. Kommunikation & Internet
- Mobiltelefon/Smartphone – beruflicher Teil absetzbar (z. B. 70% beruflich → 70% der Tarif- und Gerätekosten)
- Festnetz/Internet – beruflicher Teil absetzbar
- Videokonferenz-Tools (Zoom, Teams, Google Meet) – 100% absetzbar
- Domain, Webhosting – 100% absetzbar
Tipp: Schätze deinen beruflichen Anteil realistisch und dokumentiere ihn kurz (z. B. als Notiz in der Buchhaltung).
6. Marketing & Werbung
- Website (Design, Hosting, Domain, Wartung): – 100% absetzbar
- Online-Werbung (Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads) – 100% absetzbar
- Drucksorten (Flyer, Visitenkarten, Broschüren, Roll-ups) – 100% absetzbar
- Social-Media-Tools (Canva, Buffer, Hootsuite) – 100% absetzbar
- Sponsoring mit nachweisbarem Werbezweck – 100% absetzbar
7. Aus- und Weiterbildung
- Fortbildungen, Seminare, Kurse, Webinare (beruflich veranlasst) – 100% absetzbar
- E-Learning-Plattformen (LinkedIn Learning, Udemy, Coursera) – 100% absetzbar
- Fachbücher, Fachliteratur – 100% absetzbar
- Berufsverband-Mitgliedschaften (WKO-Beiträge, Fachverbände) – 100% absetzbar
Ausbildungskosten für einen völlig anderen Berufsbereich sind grundsätzlich nicht absetzbar.
8. Versicherungen & Rechtskosten
- Betriebliche Versicherungen (Haftpflicht, Rechtsschutz, Betriebsunterbrechung)- 100% absetzbar
- Steuerberatungskosten – 100% absetzbar
- Rechtsanwaltskosten (wenn betrieblich veranlasst) –100% absetzbar
- Buchhaltungssoftware-Kosten (z. B. ProSaldo.net) – 100% absetzbar
- Private Lebens- oder Krankenversicherung – nicht absetzbar
9. Sozialversicherungsbeiträge (SVS)
- SVS-Pflichtbeiträge (GSVG) sind zu 100% Betriebsausgaben – sie reduzieren deinen steuerpflichtigen Gewinn
- In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Betriebsausgabe eintragen
- Freiwillige Höherversicherung: nur begrenzt absetzbar
10. Bewirtungsspesen
- 50% absetzbar – wenn ein Werbezweck vorliegt und nachgewiesen wird
- Beleg aufbewahren, Zweck und Begleitperson notieren
- Rein private Bewirtung (Familienessen, privater Geburtstag) –nicht absetzbar
11. Weitere häufige Betriebsausgaben auf einen Blick
| Ausgabe | Absetzbar? | Hinweis |
|---|---|---|
| Bankgebühren (Geschäftskonto) | 100% absetzbar | Separates Konto empfohlen |
| Porto & Versandkosten | 100% absetzbar | |
| Miete für Büro-/Betriebsräume | 100% absetzbar | |
| Spenden | begrenzt absetzbar | Nur an begünstigte Empfänger (§ 4a EStG) |
| Berufskleidung (Schutzkleidung, Uniform) | wenn ausschließlich berufsbedingt | Normale Kleidung nicht absetzbar |
| Fachmessen & Ausstellungen | 100% absetzbar | Mit Beleg |
| Bußgelder & Strafen | nicht absetzbar | Auch wenn betrieblich verursacht |
| Private Lebenshaltungskosten | nicht absetzbar | Lebensmittel, Freizeit, Urlaub |
Was ist NICHT absetzbar?
Auch wenn es verlockend klingt – diese Ausgaben kannst du nicht als Betriebsausgaben geltend machen:
- Kosten der privaten Lebensführung (Lebensmittel, Miete für Privatwohnung, Freizeitkleidung, private Urlaubsreisen)
- Strafen und Bußgelder – selbst wenn sie betrieblich verursacht wurden
- Privatanteil gemischt genutzter Güter (nur der berufliche Anteil ist absetzbar)
- Reine Repräsentationsaufwendungen ohne nachweisbaren Werbezweck
- Aufwendungen für einen völlig anderen Beruf (Ausbildungskosten ohne Zusammenhang)
Belege richtig aufbewahren
Für alle Betriebsausgaben gilt: Belegpflicht!
Gemäß BAO (§ 132 Bundesabgabenordnung) müssen Bücher, Aufzeichnungen und Belege 7 Jahre aufbewahrt werden.
So gehst du es richtig an:
- Papierbelege: original aufbewahren oder qualifiziert digitalisieren
- Digitale Belege: in deiner Buchhaltungssoftware (z. B. ProSaldo.net) rechtssicher speichern
- Kreditkartenauszug allein reicht nicht – du brauchst den eigentlichen Kassenbon oder die Rechnung
- Bei Dienstreisen: Fahrtenbuch oder detaillierte Aufzeichnungen (Datum, Strecke, Zweck, km)
Mehr dazu: Aufbewahrungsfristen für Unternehmer
Betriebsausgaben in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (kurz: E/A-Rechnung) ist die häufigste Gewinnermittlungsmethode für EPU und Selbstständige in Österreich. Dabei werden alle Einnahmen und Ausgaben nach dem Zu- und Abflussprinzip erfasst.
So funktioniert es:
- Alle Betriebseinnahmen erfassen
- Alle Betriebsausgaben erfassen und kategorisieren
- Gewinn = Einnahmen − Ausgaben
- Auf den Gewinn wird die Einkommensteuer berechnet
Tipp: Mit ProSaldo.net buchst du laufend alle Einnahmen und Ausgaben. Die fertige E/A-Rechnung ist mit einem Klick abrufbar – perfekt für die Einkommensteuer-Erklärung.
FAQ: Betriebsausgaben für Selbstständige in Österreich
Ja, grundsätzlich brauchst du für jede Betriebsausgabe einen Beleg. Das Finanzamt akzeptiert bei Kleinbeträgen (unter €75 inkl. USt) in bestimmten Fällen auch Eigenbelege – ein Originalbeleg ist aber immer die sichere Variante.
Ja! Sogenannte „vorweggenommene Betriebsausgaben“ sind absetzbar, wenn sie in direktem Zusammenhang mit der späteren betrieblichen Tätigkeit stehen (z. B. ein Laptop-Kauf oder Kurse vor der Gründung).
Das Finanzamt kann Nachweise für alle geltend gemachten Betriebsausgaben verlangen. Deshalb: Belege sorgfältig aufbewahren und Ausgaben sauber kategorisieren – am besten laufend in einer Buchhaltungssoftware.
Ja – Kleinunternehmer (Umsatz unter €55.000/Jahr) zahlen zwar keine Umsatzsteuer, aber sehr wohl Einkommensteuer. Betriebsausgaben senken deinen Gewinn und damit die Steuerlast. Alternativ: die Kleinunternehmerpauschalierung nutzen.
Mehr dazu: Kleinunternehmer-Pauschalierung: keine Einkommensteuer mehr?
Die Basispauschalierung (6% für Dienstleistungen / 15% für andere Tätigkeiten des Umsatzes) lohnt sich, wenn deine tatsächlichen Betriebsausgaben darunter liegen. Bei typischen EPU mit vielen Reise-, Büro- und Equipment-Ausgaben ist die Einzelerfassung meistens vorteilhafter.
Mehr dazu: Neuerungen bei der Basispauschalierung 2025/2026 – WKO
Rechtlich nicht verpflichtend für Einzelunternehmen, aber dringend empfohlen: Ein separates Geschäftskonto trennt privat und beruflich – das erleichtert die Buchhaltung erheblich, wirkt professionell und hilft bei einer allfälligen Betriebsprüfung.
Ja – SVS-Pflichtbeiträge sind Betriebsausgaben, unabhängig davon ob es sich um laufende Beiträge oder Nachzahlungen handelt. Entscheidend ist das Jahr, in dem sie tatsächlich bezahlt wurden (Abflussprinzip bei der E/A-Rechnung).
Fazit: Keinen Cent verschenken
Betriebsausgaben konsequent zu erfassen ist einer der einfachsten Wege, deine Steuerlast als Selbstständige:r in Österreich zu senken. Die Frist läuft: Am 30. Juni 2026 muss die Einkommensteuer-Erklärung elektronisch eingereicht sein.
Mit ProSaldo.net buchst du Betriebsausgaben laufend, kategorisierst automatisch per KI-Buchungsvorschlag und hast zur Steuerzeit alles auf einem Klick bereit – inklusive fertiger Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
ohne Kreditkarte, 100% rechtskonform für Österreich.
Externe Quellen
Nina ist mit Leib und Seele Customer Success Managerin. Sie hilft Anwendern seit 2015 bei allen Fragen und Anliegen zu ProSaldo.net weiter und kennt das Tool wie ihre Westentasche.
Dieser Artikel dient zur allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei konkreten steuerlichen Fragen empfiehlt sich die Beratung durch einen österreichischen Steuerberater.