Was bedeutet Fakturierung überhaupt?
Fakturierung ist nichts anderes als das Ausstellen einer Rechnung. Klingt simpel, aber: In Österreich gibt es klare gesetzliche Vorgaben, was auf einer Rechnung stehen muss. Diese hängen unter anderem davon ab, ob du Kleinunternehmer bist, ob dein Kunde im EU-Ausland sitzt oder ob du Umsatzsteuer verrechnest.
Welche Pflichtangaben müssen auf eine Rechnung?
Für Kleinbetragsrechnungen (bis 400 € brutto)
- Dein Name und deine Anschrift
- Datum der Rechnungsausstellung
- Beschreibung der Leistung oder Lieferung
- Entgelt (Bruttobetrag, da keine Umsatzsteuer aufgeschlüsselt)
- Hinweis auf Kleinunternehmerregelung (z. B. „Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“)
Für Standardrechnungen (über 400 € brutto)
- Name und Adresse von dir und deinem Kunden
- Rechnungsdatum
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Beschreibung der Leistung
- Gesamtbetrag
- UID-Nummer (falls vorhanden)
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Angewendeter Steuersatz und Steuerbetrag
- Hinweis auf Reverse Charge, falls relevant (z. B. „Die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über.“)
Checkliste für deine nächste Rechnung
- Sind alle oben angeführten Pflichtangaben vollständig?
- Hast du die UID deines Kunden korrekt geprüft und gegebenenfalls das Prüfergebnis abgespeichert (gesetzlich vorgeschrieben bei allen B2B Geschäften zwischen EU- und EWR-Ländern und B2B in Österreich ab 10.000 €)?
- Falls du Kleinunternehmer bist: Hast du den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung angeführt?
- Rechnungsnummer logisch fortlaufend?
- Wurden die Zahlungsbedingungen angegeben?
💡 Tipp: Tools wie ProSaldo.net helfen dir beim Automatisieren der Rechnungserstellung – inklusive UID-Prüfung und Vorlagen für alle Varianten.
Digitale Unterstützung – so wird Fakturierung einfach
Mit einem Rechnungsprogramm kannst du:
- Vorlagen nutzen und Fehler vermeiden
- Kunden- und Leistungsdaten wiederverwenden
- Rechnungen direkt per E-Mail versenden
- Zahlungseingänge automatisch überwachen
- Mahnungen automatisch auslösen
Häufige Fehler bei der Fakturierung vermeiden
- UID vergessen oder nicht geprüft
- Kein Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmern
- Falscher Steuersatz (z. B. 20 % statt 10 %)
- Kein Leistungsdatum angegeben
- Keine fortlaufende Rechnungsnummer verwendet
Kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer (ohne Umsatzsteuer)
Mit dieser kostenlosen Word Rechnungsvorlage kannst du als Kleinunternehmer in Österreich ganz einfach rechtskonforme Rechnungen erstellen. Die Vorlage enthält bereits alle wichtigen Pflichtangaben laut § 6 Abs. 1 Z 27 UStG und ist ideal, wenn du keine Umsatzsteuer ausweisen musst. Einfach deine Daten eintragen, abspeichern und per E-Mail versenden oder ausdrucken – fertig!
Kostenlose Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer
Diese kostenlose Rechnungsvorlage eignet sich perfekt für Unternehmer, die zur Umsatzsteuer verpflichtet sind. Sie enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben inklusive UID-Nummern, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag. Ideal für Rechnungen an andere Unternehmen im In- und Ausland – einfach ausfüllen, speichern und versenden!
Achtung: In Österreich ist es nicht gesetzeskonform, Rechnungen in Text- oder Tabellenprogrammen zu schreiben. Viele nutzen diese Methode zu Beginn ihrer unternehmerischen Tätigkeit. Es ist jedoch ratsam, so schnell wie möglich auf eine professionelle und gesetzeskonforme Software umzusteigen, um bei einer Finanzamtsprüfung auf der sicheren Seite zu sein. Ein praktisches Online-Tool für das Schreiben von Rechnungen in Österreich ist ProSaldo.net.
ProSaldo.net
kann viel mehr als nur
Rechnungen schreiben
Nina ist mit Leib und Seele Customer Success Managerin. Sie hilft Anwendern seit 2015 bei allen Fragen und Anliegen zu ProSaldo.net weiter und kennt das Tool wie ihre Westentasche.
Die bereitgestellten Informationen sind unverbindlich und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Rechtmäßigkeit. Sie dienen lediglich der allgemeinen Information und sollten nicht als rechtlicher Rat oder Grundlage für Entscheidungen interpretiert werden.