Gastkommentar von Dr. Gerhard Laga, Leiter des E-Center der Wirtschaftskammer Österreich
Seit 1. 1. 2013 ist die EU-Richtlinie 45/2010 in Österreich umgesetzt, die neue Vorschriften für die Rechnungsausstellung festlegt. Aber keine Sorge: Im Endeffekt ist nun endlich legalisiert, was ohnehin schon längst Praxis war.
Die Richtlinie verankert die Gleichbehandlung von elektronischer Rechnung und Papierrechnung. Frühere Erschwernisse bei der elektronischen Rechnungsstellung sind nun ausgeräumt. Das bedeutet im Klartext, dass die elektronische Signatur für E-Rechnungen im Steuerrecht nicht mehr zwingend vorgeschrieben ist. Auch nicht für die PDF-Rechnung per E-Mail, die ebenfalls unter den Begriff E-Rechnung fällt, wie alle Rechnungen, die elektronisch erstellt und übermittelt werden. Genau genommen ist die Rechnung per E-Mail ohne Signatur also erst seit 1. Jänner legal.
Signatur nicht zwingend
Bisher musste in Österreich auch eine solche Rechnung auf jeden Fall mit einer digitalen Signatur versehen sein, sonst konnte sie in einer eventuellen Steuerprüfung beanstandet werden. Laut der nun geltenden Richtlinie darf eine Signatur jedoch in keinem EU-Land steuerrechtlich verpflichtend gemacht werden. Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind ausdrücklich nur Beispiele für Technologien, die die Herkunft und Unversehrtheit einer E-Rechnung gewährleisten.
Diese müssen allerdings wirklich gewährleistet werden. Wie, das bleibt aber dem Unternehmen selbst überlassen. Die neue EU-Richtlinie erlaubt nun EU-weit zwei Arten des Umgangs mit elektronischen Rechnungen: die digitale Signatur und die innerbetrieblichen Steuerungsmaßnahmen, die vom Unternehmen selbst festgelegt werden.
Signaturmethode
Ein Unternehmen kann beschließen, nur noch E-Rechnungen zu akzeptieren, die mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen sind. Die Lieferanten dieses Unternehmens haben entweder eine Buchhaltungssoftware, die solche Rechnungen im XML-Format produziert und elektronisch übermittelt. Oder sie nützen das kostenlose Angebot der Wirtschaftskammer auf www.ebinterface.at, wo sie online oder als Word-Plug-in XML-Rechnungen kostenlos generieren können. Hier kann auch die – ebenfalls kostenlose – Handysignatur verwendet werden.
Das wird für viele österreichische Unternehmen bald zur Realität: Ab 2014 müssen alle Rechnungen an österreichische Bundeseinrichtungen (alle Bundesdienststellen, Bundesschulen, …) als ebInterface-XML-Datei eingereicht werden. Wer eine fähige Buchhaltungssoftware hat, kann diese direkt hochladen. Für alle anderen stellt der Bund ein Online-Portal zur Verfügung, über das ebInterface-Rechnungen online generiert werden können (www.erb.gv.at).
Innerbetriebliche Steuerungsmaßnahmen
Wer sich nicht auf die e-Rechnung festlegen will, kann in der Privatwirtschaft weitermachen wie bisher: Rechnungen kommen auf Papier, per E-Mail oder Fax mit und ohne Signatur ins Haus, werden auf ihre Richtigkeit geprüft und bezahlt. Was diese Unternehmen jedoch im Fall einer Steuerprüfung nachweisen müssen, ist ein vordefinierter Freigabeprozess von Rechnungen, genannt „innerbetriebliche Steuerungsmaßnahmen“. Dieser Prozess kann sehr einfach lauten: Rechnung auf Absender, tatsächlich gelieferte Leistung und vereinbarten Preis überprüfen und – bezahlen. Die Angabe der Rechnungsnummer beim Bezahlen kann gleichzeitig der Beweis dafür sein, dass die Rechnung ordnungsgemäß geprüft wurde.
In mittleren und großen Unternehmen ist der Freigabeprozess meist weit komplexer mit verschiedenen Befugnissen einzelner Abteilungen. Diesen Prozess im Fall einer Steuerprüfung händisch nachzuweisen ist schwieriger. Gute Finanzbuchhaltungssoftware, die auch eine Auftragsbuchhaltung enthält, kann diese Dokumentation automatisch übernehmen, wenn die Rechnung im XML-Format erzeugt wurde. Die Software prüft beim Eingang einer Rechnung die Stammdaten des Absenders, gleicht die Rechnung mit Bestell- und Lieferdaten ab und kann inzwischen sogar automatisch die Überweisung durchbuchen. Der gesamte Prozess ist für jede Rechnung dokumentiert, im Fall einer Steuerprüfung daher ganz einfach nachzuweisen.
€ 11,50 pro Rechnung sparen
Läuft dann noch die gesamte Fakturierung elektronisch mit E-Rechnungen ab, ergibt sich ein hohes Einsparungspotenzial sowohl für Rechnungssteller als auch -empfänger. Im Idealfall kommunizieren die beiden Softwaresysteme sogar völlig selbstständig und ohne manuellen Arbeitsaufwand.
Je nachdem, wie viele Rechnungen im Jahr verarbeitet werden und wie der bisherige Prozess gestaltet ist, kann ein Unternehmen bis zu € 11,50 pro Rechnung einsparen, wenn sie in strukturierten Formaten wie XML oder EDIFACT abgewickelt wird. Das hat eine Studie im Auftrag der Wirtschaftskammer Österreich ermittelt. Die vollständigen Ergebnisse können auf der Website der WKO nachgelesen werden. Hier lässt sich auch ein Potenzial-Rechner herunterladen, mit dem Unternehmer ihr spezifisches Einsparungspotenzial selbst ermitteln können (wko.at/erechnung).
Dr. Gerhard Laga ist Leiter des E-Center der Wirtschaftskammer Österreich, das sich mit sämtlichen neuen Entwicklungen in der Kommunikationstechnologie befasst. http://wko.at/ebusiness
Stand Juni 2013