Ein Konto wird mehr, das andere weniger – eine ganz einfache Buchung, sollte man meinen. Wäre da nicht der Buchhaltungsgrundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“, der die Sache etwas komplizierter gestaltet. Jedoch ist mit dem richtigen „Trick“ auch diese Anforderung schnell gemeistert.
Was ist eine Umbuchung?
Mit dem Begriff „Umbuchung“ bezeichnet man Buchungen, bei denen Beträge von einem Verrechnungskonto auf ein anderes verschoben werden. Die gebräuchlichsten Verrechnungskonten in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind dafür Kassa- und Bankkonten. Hebt man Geld von der Bank für die Kassa ab, tätigt man in der Buchhaltung eine Umbuchung von der Bank an die Kassa. Überträgt man Geld vom Bankkonto 1 auf das Bankkonto 2, erfordert dies in der Buchhaltung eine Umbuchung vom Bankkonto 1 an das Bankkonto 2.
Umbuchungen haben keinen Einfluss auf den Gewinn des Unternehmens, sondern transportieren lediglich Beträge innerhalb des Unternehmens.
Welche Besonderheiten haben diese Buchungen?
Wenn Beträge von der Kassa auf die Bank oder vom Bankkonto 1 auf das Bankkonto 2 umgebucht werden, dann müssen in der Buchhaltung für ein und denselben Geschäftsfall zwei Belege verbucht werden.
Wird Geld von der Kassa auf das Bankkonto übertragen, liegt zum gleichen Geschäftsfall ein Kassabeleg und der Kontoauszug vom Bankkonto zur Verbuchung vor. Würde man nur den Kassabeleg buchen, fehlt die fortlaufende Nummer des Bankkontoauszugs – bucht man nur den Bankkontoauszug, fehlt die fortlaufende Nummer der Kassa.
Zusätzlich gilt für jede Buchhaltung der Grundsatz: „Kein Beleg ohne Buchung – keine Buchung ohne Beleg“.
Einen Beleg weglassen ist daher nicht möglich. Jedoch zwei Mal von Kassa an Bank buchen ist natürlich auch nicht zielführend, da sich damit der Betrag verdoppeln würde.
Wie werden die Buchungen also erfasst? – „Schwebende Geldbewegungen“
Das Problem wird durch das Zwischenkonto „Schwebende Geldbewegungen“ gelöst. Zum Kassabeleg bucht man von Kassa an Schwebende Geldbewegungen, zum Bank-Kontoauszug von Schwebende Geldbewegungen an Bank.
Damit erfolgt auf der Kassa und der Bank nur eine Buchung und das Konto „Schwebende Geldbewegungen“ ist durch beide Buchungen ausgeglichen.
Beispiel der Umbuchung mit ProSaldo.net
Am 10.01.2019 werden mit Beleg KA 10 EUR 500,- aus der Kassa genommen und auf das Bankkonto einbezahlt. Die Gutschrift scheint am Kontoauszug 8 mit 11.01.2019 auf.
Verbuchung von Kassabeleg 10
Bei Umbuchungen zwischen Verrechnungskonten wird in der Zeile „Verr.-Konto“ jenes Konto angegeben, das mehr wird. Das Konto, welches weniger wird, kommt in die Zeile E/A-Konto.
Für diese Buchung wird das Konto „Schwebende Geldbewegungen“ mehr, das Konto „Kassa“ dagegen weniger, da EUR 500,- aus der Kassa genommen wurden.
Verbuchung von Kontoauszug 8
Mit der zweiten Buchung wird das Konto Bank mehr (die EUR 500,- sind darauf eingelangt), das Konto „Schwebende Geldbewegungen“ wird wieder weniger.
Durch diesen Buchungsvorgang sind alle Anforderungen erfüllt:
- Beide Belege – sowohl der Kassabeleg als auch der Kontoauszug – wurden verbucht, also keine Belegnummer ausgelassen
- Am Kassakonto ist der Abgang ersichtlich, am Bankkonto der Zugang
- Da das Konto „Schwebende Geldbewegungen“ nach jeder Umbuchung wieder auf Saldo Null sein muss, kann jederzeit überprüft werden, ob alle Umbuchungen vollständig verbucht wurden.
Gerade bei Unternehmen, bei denen sowohl Bargeld vom Firmenkonto abgehoben, als auch vom Unternehmer privat Geld auslegt wird, kann so einfach überprüft werden, ob Abhebungen und Barauslagen richtig getrennt wurden.
Weder auf der Kassa noch auf der Bank ist der Geschäftsfall doppelt und am Kontoauszug des Kontos „Schwebende Geldbewegungen“ kann der Umbuchungsvorgang übersichtlich nachvollzogen werden.
