Worauf kommt es bei der Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware an?
Viele Kleinunternehmer in Österreich kennen das Problem: Die Buchhaltung frisst wertvolle Zeit und sorgt oft für unnötigen Stress. Statt sich auf Kunden, Projekte und das eigene Geschäft zu konzentrieren, stapeln sich Belege, Excel-Listen geraten durcheinander, oder die Arbeit mit veralteter Software wird zur Geduldsprobe. Besonders wenn steuerliche Fristen oder die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) anstehen, kann es schnell unübersichtlich werden. Die richtige Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer in Österreich hilft, diese Probleme zu lösen.
Die gute Nachricht: Es gibt moderne Buchhaltungssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmern zugeschnitten ist. Sie automatisiert viele Aufgaben, sorgt für mehr Überblick und hilft dir, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, ohne dass du dich in komplizierte Fachbegriffe oder Paragrafen einlesen musst.
Besonderheiten der Buchhaltung für Kleinunternehmer in Österreich
Als Kleinunternehmer in Österreich bist du in einer besonderen Situation: Einerseits profitierst du von Erleichterungen, andererseits gibt es trotzdem klare Vorgaben, die du beachten musst. Das betrifft vor allem die Form der Buchhaltung, steuerliche Pflichten und die Aufbewahrung deiner Unterlagen.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)
Statt einer doppelten Buchhaltung reicht für Kleinunternehmer meist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Hier werden deine Einnahmen und Ausgaben chronologisch erfasst, sodass sich am Jahresende leicht ermitteln lässt, wie hoch dein Gewinn ist. Mit Excel oder Papier ist das schnell unübersichtlich, während eine Software wie ProSaldo.net die E/A automatisch strukturiert und dir jederzeit einen aktuellen Überblick gibt.
Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG)
Wenn dein Jahresumsatz unter der Grenze von aktuell 55.000 Euro liegt (Stand 2025), bist du von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet: Du musst keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und keine UVA abgeben. Allerdings musst du trotzdem eine ordentliche Buchführung vorweisen.
Du bist nicht verpflichtet, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Beachte aber, dass du, wenn du dich für die Regelung entscheidest, für dieses und weitere vier Jahre an die Option gebunden bist und erst danach widerrufen kannst. Mehr dazu findest du unter https://www.prosaldo.net/blog/selbststaendig/die-kleinunternehmerregelung-in-oesterreich/.
ProSaldo.net-Vorteil: Aktivierst du in ProSaldo.net die Kleinunternehmerregelung, setzt das System automatisch den Rechnungshinweis und lässt UVA‑Workflows entfallen.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Auch als Kleinunternehmer gelten bestimmte Mindestangaben auf jeder Rechnung: Name und Anschrift, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag – und der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung. Mit ProSaldo.net sind diese Pflichtangaben automatisch integriert, sodass du nichts vergisst.
Digitale Belegaufbewahrung
Das Finanzamt verlangt, dass du Belege mindestens sieben Jahre aufbewahrst. Statt Papierordnern kannst du sie digital ablegen. Mit der „Scannen & Buchen“-Funktion in ProSaldo.net fotografierst oder uploadest du Belege direkt ins System, wo sie sicher gespeichert und gleichzeitig richtig verbucht werden.
Fazit: Kleinunternehmer genießen in Österreich gewisse Erleichterungen, müssen aber trotzdem gesetzliche Anforderungen erfüllen. Mit einer spezialisierten Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer wie ProSaldo.net sparst du Zeit, verhinderst Fehler und bist jederzeit vorbereitet, falls das Finanzamt Nachweise verlangt.
Vorteile von Buchhaltungssoftware gegenüber Excel & Papier
Viele Kleinunternehmer starten ihre Buchhaltung mit Excel oder sammeln Belege noch in Papierform. Am Anfang wirkt das unkompliziert und günstig – doch spätestens, wenn Rechnungen mehr werden oder die UVA ansteht, stößt diese Methode schnell an ihre Grenzen.
Hier sind die wichtigsten Vorteile, warum eine spezialisierte Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer die bessere Wahl ist:
1. Zeitersparnis durch Automatisierung
Mit Excel musst du jede Einnahme und Ausgabe manuell erfassen und Summen per Formeln berechnen. Fehler passieren dabei schnell. Eine Software wie ProSaldo.net übernimmt diese Arbeit automatisch, ordnet Belege korrekt zu und erstellt Auswertungen in Sekunden.
2. Weniger Fehler und mehr Sicherheit
Ein Zahlendreher oder Formelfehler in Excel oder auch ein falsche Angaben auf einem Beleg können große Probleme verursachen. ProSaldo.net hat eingebaute Prüfungen, die dich zB auf fehlende Pflichtangaben in deinen Rechnungen hinweisen. Damit bist du rechtlich auf der sicheren Seite.
3. Automatisierte Reports & FinanzOnline-Anbindung
Wenn du mit Papier oder Excel arbeitest, musst du die UVA mühsam selbst berechnen und bei FinanzOnline händisch eintragen – wieder eine große Fehlerquelle. ProSaldo.net erstellt diese und andere Auswertungen automatisch und übermittelt die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf Knopfdruck direkt an FinanzOnline – fehlerfrei und termingerecht.
4. Cloud & Mobilität
Während Papierordner im Büro stehen und Excel-Dateien oft auf einem einzigen PC gespeichert sind, kannst du mit einer Cloud-Lösung wie ProSaldo.net jederzeit von überall aus arbeiten. Ob im Homeoffice, unterwegs oder beim Steuerberater – deine Daten sind sicher gespeichert und jederzeit abrufbar.
5. Digitale Belegverwaltung statt Zettelwirtschaft
Belege verschwinden nicht mehr in Schubladen oder Ordnern. Mit der „Scannen & Buchen“-Funktion fotografierst du Rechnungen mit dem Handy, lädst diese hoch und verbuchst sie jetzt oder später. Nichts wird vergessen oder geht verloren. Das spart Zeit und Nerven.
Kurz gesagt: Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wie ProSaldo.net erledigst du deine Buchhaltung schneller, sicherer und übersichtlicher als mit Excel oder Papier. Das reduziert nicht nur Stress, sondern gibt dir auch mehr Zeit für dein eigentliches Geschäft.
Funktionen, die für Kleinunternehmer besonders wichtig sind
Nicht jede Buchhaltungssoftware ist automatisch auch für Kleinunternehmer geeignet. Viele Programme sind zu komplex oder international ausgerichtet und berücksichtigen österreichische Besonderheiten nicht. Wenn du als Kleinunternehmer deine Buchhaltung effizient und korrekt erledigen möchtest, solltest du auf bestimmte Funktionen achten:
1. Rechnungen schreiben mit allen Pflichtangaben
Auch wenn du von der Umsatzsteuer befreit bist, musst du eine korrekte Rechnung stellen. Dazu gehören Name und Anschrift, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Betrag sowie der Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG (im Falle der Optierung zur Kleinunternehmerregelung). In ProSaldo.net sind diese Pflichtfelder fix hinterlegt. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung wird automatisch auf der Rechnung ergänzt, sobald du die Kleinunternehmerregelung aktivierst.
2. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)
Die E/A ist für Kleinunternehmer das Standardverfahren. Eine Software sollte dir ermöglichen, Einnahmen und Ausgaben klar zu trennen und jederzeit aktuelle Übersichten über Gewinn, Ausgabenstruktur oder offene Forderungen bereitzustellen. ProSaldo.net erstellt diese Auswertungen automatisch – ohne dass du mit Formeln oder manuellen Listen arbeiten musst.
3. Digitale Belegerfassung & Archivierung
Belege sieben Jahre lang aufzubewahren ist gesetzlich Pflicht. Mit „Scannen & Buchen“ in ProSaldo.net fotografierst du Rechnungen einfach mit dem Smartphone und lädst sie hoch. Die Belege werden nicht nur revisionssicher archiviert, sondern können auch automatisch ausgelesen werden. Den daraus resultierenden Buchungsvorschlag, den du erhältst, kannst du direkt übernehmen oder auch abändern.
4. Bankintegration & automatischer Zahlungsabgleich
Gerade für Kleinunternehmer ist es mühsam, Kontoauszüge manuell durchzugehen. ProSaldo.net bietet eine Bankintegration, bei der deine Umsätze automatisch eingelesen werden. Außerdem erhältst du direkt einen passenden Buchungsvorschlag. Damit sparst du dir viel Zeit und reduzierst das Risiko von Fehlern.
5. Steuerreports & FinanzOnline-Anbindung
Auch wenn du keine UVA einreichen musst, benötigst du saubere Auswertungen für deine Einkommensteuererklärung oder zur Vorlage beim Steuerberater. ProSaldo.net erstellt diese Reports auf Knopfdruck. Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen übernimmt das System zusätzlich die direkte Übermittlung der UVA an FinanzOnline – ein Feature, das gerade in Österreich besonders wertvoll ist und nicht jede Software anbietet.
6. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Viele Kleinunternehmer arbeiten punktuell mit einem Steuerberater zusammen. Mit ProSaldo.net kannst du deinem Berater direkt Zugriff auf deine Daten geben oder Auswertungen exportieren – sicher, schnell und ohne Papierberge.
Zusammengefasst
Die richtige Software für Kleinunternehmer sollte nicht nur Rechnungen schreiben können, sondern auch die Besonderheiten des österreichischen Steuerrechts berücksichtigen. ProSaldo.net vereint genau diese Funktionen in einer Lösung, die speziell für Kleinunternehmer entwickelt wurde.
Vergleich: Typische Lösungen für Kleinunternehmer
Wenn es um die Buchhaltung geht, haben Kleinunternehmer in Österreich mehrere Optionen. Viele starten mit Excel, andere greifen zu allgemeinen Buchhaltungstools, die nicht speziell auf Österreich zugeschnitten sind. Und dann gibt es spezialisierte Lösungen wie ProSaldo.net, die alle Anforderungen von Kleinunternehmern im Blick haben.
Überblick der drei gängigen Ansätze:
| Funktion/Kriterium | Excel/Papier | Allgemeine Tools (z. B. sevdesk, informer) | ProSaldo.net (🇦🇹 Österreich) |
|---|---|---|---|
| Rechnungen mit Pflichtangaben erstellen | manuell, fehleranfällig | möglich, aber oft keine automatische Anpassung | ✔ Prüfung der Pflichtangaben mit Hinweisen |
| Einnahmen-Ausgaben-Rechnung | manuell, Tabellen | vorhanden | ✔ speziell für österreichische Unternehmen optimiert |
| Kleinunternehmerregelung (55.000 € + 10 % Toleranz) | keine automatische Überwachung | meist nicht integriert | ✔ speziell berücksichtigt, inkl. automatischem Andruck des steuerlichen Hinweises auf Rechnungen |
| UVA & FinanzOnline-Anbindung | manuell ins Portal eintragen | teilweise über Umwege | ✔ direkte Schnittstelle zu FinanzOnline |
| Belegerfassung & 7 Jahre Archivierung | Papierordner, mühsam | eingeschränkt | ✔ Scannen & Buchen + revisionssichere Archivierung |
| Bankintegration & automatischer Abgleich | nicht vorhanden | oft vorhanden | ✔ nahtlos integriert, optimiert für Kleinunternehmer |
| Österreichischer Kontenrahmen | nur manuell | nicht immer | ✔ standardmäßig integriert |
| Kosten | günstig, aber hoher Zeitaufwand | variabel | ✔ transparent, GO-Paket speziell für Kleinunternehmer |
Zusammengefasst:
- Excel/Papier eignet sich höchstens für absolute Anfänger mit wenigen Belegen, verursacht aber schnell Chaos.
- Allgemeine Tools decken viele Standardfunktionen ab, sind aber selten perfekt auf österreichisches Steuerrecht und FinanzOnline abgestimmt.
- ProSaldo.net ist speziell für Kleinunternehmer in Österreich entwickelt: vom automatischen Hinweis auf Rechnungen bis hin zur direkten FinanzOnline-Anbindung – alles ist so gestaltet, dass du deine Buchhaltung stressfrei und rechtssicher erledigen kannst.
Tipp zum Weiterlesen: Anbieter im Vergleich
Praxis-Tipp: Wie du in 3 Schritten startest
Der Umstieg auf eine moderne Buchhaltungssoftware klingt kompliziert, ist es aber nicht. Mit ProSaldo.net kannst du deine Buchhaltung als Kleinunternehmer sofort digital starten – ganz ohne Vorkenntnisse oder lange Einrichtung.
So funktioniert’s:
Schritt 1: Kostenlos testen & Betrieb anlegen
Registriere dich online und lege deinen Betrieb an. Dabei wählst du gleich, ob du die Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) nutzt. ProSaldo.net aktiviert dann automatisch den richtigen Rechnungsmodus mit Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Schritt 2: Erste Belege erfassen oder Bankkonto verbinden
Statt Papierbelege zu sammeln, fotografierst oder lädst du Rechnungen direkt hoch. Mit der Funktion Scannen & Buchen werden Belege ausgelesen und ein Buchungsvorschlag generiert. Noch schneller geht’s mit der Bankintegration: Dein Konto wird angebunden, und Belege lassen sich direkt den passenden Zahlungen zuordnen.
Schritt 3: Erste Rechnung schreiben & Auswertungen nutzen
Schon nach wenigen Minuten kannst du deine erste Rechnung erstellen – rechtssicher und mit allen Pflichtangaben. Gleichzeitig stehen dir Reports wie ein Überblick über offene Forderungen zur Verfügung.
Ergebnis
Du hast deine komplette Buchhaltung in nur drei Schritten digitalisiert, sparst Zeit im Alltag und bist für das Finanzamt jederzeit gerüstet. Mit ProSaldo.net gelingt dir der Einstieg ohne Umwege – und du kannst dich wieder auf dein Geschäft konzentrieren.
Zusammenfassung
Die Buchhaltung gehört zwar zum Pflichtprogramm jedes Kleinunternehmers, muss aber kein Zeitfresser oder Stressfaktor sein. Mit Excel und Papier läufst du schnell Gefahr, den Überblick zu verlieren und wichtige Vorgaben – wie die Pflichtangaben auf Rechnungen – zu übersehen. Allgemeine Tools sind oft nicht perfekt auf die österreichische Rechtslage zugeschnitten und erfordern zusätzliche Handarbeit.
Mit ProSaldo.net hast du hingegen eine Lösung, die speziell für Kleinunternehmer in Österreich entwickelt wurde. Ob Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG, digitale Belegablage oder direkte FinanzOnline-Anbindung – alles funktioniert in einem System und spart dir wertvolle Zeit.
Starte jetzt kostenlos, lege deinen Betrieb an und teste alle Funktionen unverbindlich. So erlebst du selbst, wie einfach Buchhaltung sein kann – und wie viel entspannter dein Arbeitsalltag wird.
Nina ist mit Leib und Seele Customer Success Managerin. Sie hilft Anwendern seit 2015 bei allen Fragen und Anliegen zu ProSaldo.net weiter und kennt das Tool wie ihre Westentasche.
Die bereitgestellten Informationen sind unverbindlich und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Rechtmäßigkeit. Sie dienen lediglich der allgemeinen Information und sollten nicht als rechtlicher Rat oder Grundlage für Entscheidungen interpretiert werden.