💡 Das lernst du in diesem Artikel
- Wer in Österreich zur Kassenführung verpflichtet ist.
- Wann du selbst eine Registrierkasse verwenden musst.
- Ob es Ausnahmen für Kleingewerbe gibt.
- Welche Geräte und Software du als Registrierkasse einsetzen kannst.
- Welche Inhalte ein Kundenbeleg enthalten muss.
- Was eine „handelsübliche Bezeichnung“ ist.
- Welche regelmäßigen Aufgaben im laufenden Betrieb anfallen.
Wann muss ich eine Registrierkassa verwenden?
In Österreich besteht die Registrierkassenpflicht für dein Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 15.000 €, sofern davon mehr als 7.500 € als Barumsatz erzielt werden. Diese Regelung gilt seit 2016 und betrifft alle betrieblichen Einkunftsarten.
Dh, dass ab diesen Umsatzgrenzen für den jeweiligen Betrieb zwingend die Einzelerfassung der Barumsätze mittels elektronisches Aufzeichnungssystem vorgegeben ist. Zu den „Barumsätze“ zählen auch vor Ort Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte, das Einlösen von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc.
Bitte beachte dass erst beide Grenzen überschritten sein müssen, damit eine Registrierkassenpflicht besteht. Die Verpflichtung tritt mit dem Ablauf des vierten Monats nach dem Ende des Kalenderjahres ein, in dem du die Umsatzgrenzen erstmals überschritten hast. Du bist Kleinunternehmer? Das ist in diesem Fall unerheblich – die Umsatzgrenzen gelten auch für dich.
Ausnahme von der Kassenpflicht: Die „Kalte-Hände-Regelung“
Nicht jeder Selbstständige benötigt zwingend eine elektronische Kasse. Die bekannteste Ausnahme ist die sogenannte „Kalte-Hände-Regelung“. Diese gilt für Umsätze, die du „von Haus zu Haus“ oder auf öffentlichen Plätzen (ohne feste Umschließung) erzielst, bis zu einem Gesamtjahresumsatz von 30.000 €.
Wer ist befreit?
- Kleine Vereinsfeste und gemeinnützige Kantinen
- Onlineshops (da keine Barzahlung vor Ort)
- Umsätze im Freien (z. B. Christbaumverkauf, Maronibrater)
Welche Geräte/Software können als Registrierkassa eingesetzt werden?
Im ersten Moment denkt man bei dem Wort Registrierkassa klassischerweise an die Kassa, die in einem Handelsgeschäft zu sehen ist. Dies ist aber nicht zwangsläufig der Fall. Kassen können neben Waagen und Taxameter auch Softwareprogramme sein, die auf normalen PCs oder Laptops installiert werden. Aber es gibt auch Apps für Smartphones und Tablets.
Einzige Vorgabe für das jeweilige System: es muss die Registrierkassensicherheitsverordnung erfüllen, das bedeutet im Wesentlichen, dass (seit 1.4.2017) jeder Bon signiert und ein Datenerfassungsprotokoll geführt werden muss.
Was brauche ich für das Führen einer Registrierkassa?
- Registrierkassa(-Software)
- Sicherheitszertifikat
- Registrierkassenwebservicebenutzer FinanzOnline (Anleitung zum Einrichten des Benutzers)
- Drucker
- Tablet/PC/Smartphone
Wie arbeite ich mit der Registrierkassa?
Bei Barzahlungen ist immer ein Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen, bzw. zur Verfügung zu stellen. Der Beleg kann auch elektronisch erstellt werden, z. B. mittels E-Mail oder Web-Download. Voraussetzung ist allerdings, dass der Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung durch die Registrierkasse erstellt und signiert wird. Weiters muss der Beleg tatsächlich dem Kunden übermittelt werden und dieser muss auch beim Verlassen des Geschäfts vorzeigbar sein.
Notwendiger Inhalt eines Kundenbelegs:
- Name des leistenden/liefernden Unternehmens
- fortlaufende Nummer
- Datum
- Uhrzeit
- Menge sowie „handelsübliche Bezeichnung“ der Ware oder der Dienstleistung
- Betrag
- Kassen-Identifikationsnummer
- Aufsplittung des Betrags nach Steuersätzen
- QR-Code
Was bedeutet „handelsübliche Bezeichnung“?
Wenn du deine Artikel in der Kassa anlegst, bist du verpflichtet die Artikel so anlegst, das man mit einem Blick sieht was hier verkauft wurde. Die Verwendung von allgemeinen Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen ist NICHT zulässig. Die Bezeichnung muss so gewählt sein, dass Waren und Dienstleistungen identifiziert werden können.
Hier ein paar Beispiele:
| Branche | Zulässige Warenbezeichnung | Keine zulässige Warenbezeichnung |
| Blumengeschäft | Rosen, Tulpen, Nelken | Blumen |
| Bekleidungsgeschäft | Latzhose blau, Gr. 52 Windjacke grün, Gr. 50 | Kleidung |
| Elektronikgeschäft | Marke und Typ des Handys, der Waschmaschine, des TV-Gerätes, Kabel, Stecker, Schalter, Faxgerät | Elektronikgerät, Haushaltsgerät, Audiogerät, Telefon, Lampe |
| Frisör | Herren-/, Damenschnitt, Aufsteckfrisur, Eindrehen, Färben, Schuppenshampoo | Frisörleistung, Haarpflegeprodukt |
| Trafik | Zigaretten oder Zigarren bestimmter Marken, bestimmte Zeitung | Rauchwaren, Druckwaren |
Müssen bei Registrierkassen auch Ausgaben erfasst werden?
Damit in der Registrierkasse dein Kassenstand stimmt, solltest du hier die Ausgaben erfassen, auch wenn keine gesetzliche Vorschrift dafür besteht. Bitte beachte dazu, dass die Ausgaben auch unabhängig davon buchhalterisch erfasst werden müssen.
Regelmäßige Aufgaben im laufenden Betrieb
Zusätzlich zum Tagesgeschäft sind noch weitere Aufgaben im laufenden Betrieb zu erledigen.
Monatlich
Monatlich ist ein Kassenabschluss zu erzeugen. Dieser soll auch der letzte Beleg des Monats sein. Im Regelfall wird dein Kassensystem dafür eine eigene Funktion (Monatsabschluss) anbieten. In Monaten, in denen die Kasse nicht in Betrieb war, ist auch kein Monatsabschluss notwendig.
Vierteljährlich
Das vollständige Datenerfassungsprotokoll ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen Medium zu sichern. Als geeignete Medien gelten beispielsweise externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher externer Server, die vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind. Die in der RKSV verlangte Unveränderbarkeit des Inhaltes der Daten ist durch die Signatur bzw. das Siegel und insbesondere durch die signierten Monatsbelege gegeben. Idealerweise sollte die Sicherung direkt nach dem Monatsabschluss (Monatsbeleg) erfolgen. Bewahre die Sicherung mindestens sieben Jahre auf.
Am Ende des Jahres
Am Jahresende ist der Jahresbeleg zu prüfen. Diesen kannst du nach dem Abschluss des Monats Dezember prüfen lassen, gehe genauso vor wie bei der Prüfung des Startbelegs.
Buchhaltungssoftware ohne eigene Kasse: Flexibilität mit ProSaldo.net
Vielleicht fragst du dich: „Brauche ich eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Kasse?“ Die Antwort lautet: Nein.
Bei ProSaldo.net haben wir uns bewusst dazu entschieden, keine eigene Registrierkassa anzubieten. Das gibt dir die Freiheit, genau das Kassensystem zu wählen, das zu deiner Branche passt – sei es eine spezialisierte Gastro-Kasse oder eine einfache App-Lösung auf deinem Tablet.
Egal für welchen Kassenanbieter du dich entscheidest: Die Tages- und Monatsabschlüsse lassen sich ganz einfach in der Buchhaltung erfassen. In Kürze werden wir dir an dieser Stelle Buchungsbeispiele für die Erfassung anzeigen.
Quellen
- Registrierkassenpflicht für Unternehmen (WKO)
- Handbuch Registrierkassen (BMF)
- Die Registrierkassenpflicht (WKO)
FAQs
Die RKSV verpflichtet Unternehmen in Österreich, ihre Barumsätze durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Jede Kasse muss einen Datenerfassungsprotokoll (DEP) führen und Belege mit einem QR-Code versehen.
Ja, jede Registrierkasse muss über FinanzOnline registriert werden. Das betrifft sowohl die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) als auch die Kasse selbst. Nach der Anmeldung musst du einen Startbeleg erstellen und diesen mit der „Prüf-App“ des Finanzamts kontrollieren.
Ja, sofern du die Umsatzgrenzen (15.000 € / 7.500 €) überschreitest, ist dein Status als Kleinunternehmer unerheblich.
Ja, in Österreich gilt die Belegerteilungspflicht. Du musst jedem Kunden bei einer Barzahlung einen Beleg aushändigen. Der Kunde ist wiederum verpflichtet, diesen bis außerhalb des Geschäfts mitzunehmen.
Ein gültiger Beleg muss folgende Angaben enthalten:
– Name des Unternehmens
– Fortlaufende Nummer
– Datum der Belegausstellung
– Menge und Bezeichnung der Ware/Dienstleistung
– Betrag (brutto) inkl. Steuersatz
– QR-Code oder Signaturwert der Sicherheitseinrichtung
Ja, in Österreich gilt die Einzelaufzeichnungspflicht für jeden Barumsatz.
Bei einem technischen Defekt musst du deine Umsätze vorübergehend händisch erfassen (z. B. mit einem Kassablock). Sobald die Kasse wieder funktioniert, müssen die Umsätze nacherfasst werden. Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, bist du verpflichtet, dies über FinanzOnline zu melden.
Stornos müssen zwingend über die Registrierkasse erfasst werden, damit das Datenerfassungsprotokoll (DEP) korrekt bleibt.
In Österreich gilt eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren – auch für Kassenbelege/-berichte.
Birgits Kreativität ist grenzenlos. Seit 2010 liefert sie als Content Manager Texte, Beiträge und Inhalte für ProSaldo.net und begeistert die Zielgruppe mit Inhalten rund um das Thema Selbstständigkeit.