Aktualisiert im Oktober 2026
- E-Rechnung an den Bund: seit 2014 Pflicht.
- ViDA: Die EU hat das Paket am 11. März 2025 beschlossen. Ab 1. Juli 2030 ist die E-Rechnung bei B2B-Geschäften zwischen EU-Ländern Pflicht.
- Inlandsgeschäfte in Österreich: Aktuell gibt es keine E-Rechnungspflicht. Ob und wann sie kommt, hat Österreich noch nicht festgelegt.
Was XML, ebInterface und Peppol bedeuten und was du jetzt schon vorbereiten kannst, liest du in unserem Guide: E-Rechnung verstehen: XML, PDF, ebInterface & ZUGFeRD einfach erklärt
Was genau ändert sich zukünftig für (Klein-)Unternehmer in Österreich beim Rechnungen schreiben? Wir fassen den aktuellen Stand bezüglich e-Rechnung zusammen und informieren dich über die kommenden (verpflichtenden) Änderungen und die Auswirkungen für dich und dein Unternehmen.
💡 Das lernst du in diesem Artikel
- Was eine E-Rechnung ausmacht und wie sie sich von herkömmlichen Papierrechnungen unterscheidet.
- Welche gesetzlichen Anforderungen eine E-Rechnung erfüllen muss, um von den österreichischen Finanzbehörden anerkannt zu werden.
- Was die „e-Rechnung an den Bund“ ist und für wen diese relevant ist.
- Welche Änderungen im Rahmen von „ViDA“ auf dich zukommen und wie du dich darauf vorbereiten kannst.
- Was seit dem ViDA-Beschluss 2025 fix ist und was in Österreich noch offen ist.
Was genau ist eine e-Rechnung?
Der Begriff „e-Rechnung“ (auch „elektronische Rechnung“) wird in Österreich im alltäglichen Sprachgebrauch verwendet, wenn es um eine digital erstellte und ebenso übermittelte Rechnung geht – zB ein PDF, das alle notwendigen Daten einer herkömmlichen Papierrechnung in digitaler Form enthält. So eine e-Rechnung muss kein spezielles Format haben und kann zB per E-Mail oder als Download zugestellt werden. Grundsätzlich müssen solche „e-Rechnungen“ jedoch bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um von den österreichischen Finanzbehörden als gleichwertig zu Papierrechnungen anerkannt zu werden. Dazu gehört die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung. Dies kann zum Beispiel durch eine sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“ sichergestellt werden.
Eine eigene Stellung in Österreich hat die sogenannte „e-Rechnung an den Bund“, also die Rechnungslegung an die öffentliche Verwaltung. Mehr dazu siehe weiter unten.
Strenggenommen ist eine „e-Rechnung“ eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (zB XML-Datei im Format „ebInterface“) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird und zumindest die im § 11 Abs. 1 UStG 1994 genannten Rechnungsmerkmale enthält.
Mehr zu den Formaten: E-Rechnung verstehen
Ist eine Rechnung im PDF-Format nicht auch eine e-Rechnung?
Die Beantwortung dieser Frage kommt auf die Definition des Begriffs „e-Rechnung“ an. Grundsätzlich wird auch eine PDF-Rechnung im Alltag als e-Rechnung tituliert, wenn sie die oben erwähnten gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Eine PDF-Rechnung kann jedoch nie als e-Rechnung an den Bund verwendet werden und entspricht auch nicht der Definition der e-Rechnung gem. den gesetzlichen Vorgaben und EU-Richtlinien.
Gibt es die e-Rechnung nicht bereits in Österreich?
Wie oben erwähnt spricht man in Österreich bereits seit einigen Jahren von der e-Rechnung im Sinne einer „digital erstellten und übermittelten Rechnung“. Diese e-Rechnung hat jedoch nichts mit der e-Rechnung an den Bund bzw. den e-Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie ViDA zu tun.
Was ist die e-Rechnung an den Bund?
Zusätzlich sind Unternehmen, die Leistungen für den Bund erbringen, seit 2014 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch in einem speziellen Format einzureichen. Das bedeutet nicht, dass man PDF-Rechnungen schicken darf. Ganz im Gegenteil: Rechnungen per E-Mail gelten nicht als eingebracht. Die Einreichung muss im XML-Format von ebinterface über das Unternehmensserviceportal (USP) erfolgen. Alternativ ist auch die Übermittlung über das Peppol-Netzwerk möglich. Dieses Format entspricht dem europäischen Standard und soll sicherstellen, dass die Rechnungen maschinenlesbar und leicht zu verarbeiten sind. Dies dient der Effizienzsteigerung, Kostenersparnis und Umweltschonung.
In ProSaldo.net können e-Rechnungen an den Bund bereits seit vielen Jahren problemlos erstellt werden.
Was wird sich zukünftig bei e-Rechnungen ändern?
Im Jahr 2019 kam man bei einer EU-Konferenz zu dem Ergebnis, dass es durch die fortschreitende Digitalisierung nötig sein wird, Maßnahmen gegen die neuen Möglichkeiten des Steuerbetrugs zu ergreifen. Aus diesem Grund wurde ein Maßnahmenplan für Änderungen der sog. „Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie“ (MwStSystRL 2016/112/EG) erarbeitet, der unter anderem auch neue digitale Meldepflichten mittels e-Rechnung mit sich bringt.
Dieser Plan wurde unter der Bezeichnung „ViDA“ (= „VAT in the digital Age“; übersetzt „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“) bekannt. Am 11. März 2025 hat die EU das ViDA-Paket endgültig beschlossen, seit 14. April 2025 ist es in Kraft. Die Maßnahmen werden schrittweise bis 2035 umgesetzt. Der wichtigste Termin für dich: Ab 1. Juli 2030 gilt die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte zwischen EU-Ländern.
Änderungen im Detail und Status Quo
Für österreichische Unternehmen hat sich bisher noch wenig geändert. Das ist der Stand im Oktober 2026:
Grenzüberschreitende B2B-Geschäfte (ab 1. Juli 2030): Rechnungen zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern müssen als strukturierte E-Rechnung nach der Norm EN 16931 ausgestellt werden. Die Zustimmung des Empfängers ist dann nicht mehr nötig. Die Rechnung ist grundsätzlich innerhalb von 10 Tagen nach Lieferung oder Leistung auszustellen. Die Rechnungsdaten werden digital an die Finanzverwaltung gemeldet.
Inlandsgeschäfte in Österreich: Seit April 2025 dürfen EU-Länder auch für Inlandsgeschäfte eine E-Rechnungspflicht einführen. Österreich hat das noch nicht getan und auch keinen Zeitplan veröffentlicht. Aktuell gibt es daher keine Pflicht für Rechnungen zwischen zwei österreichischen Unternehmen.
Deutschland: Dort ist die E-Rechnung bereits eingeführt, beim Versenden laufen die Übergangsfristen bis 2028. Das gilt aber nur für Geschäfte zwischen zwei deutschen Unternehmen. Schickst du eine Rechnung nach Deutschland, ist ein PDF weiterhin in Ordnung.
Wird die neue e-Rechnung auch für Kleinunternehmer in Österreich kommen?
Nach derzeitigem Stand sind keine Ausnahmen für Kleinunternehmer bekannt. Die EU-Richtlinie ist zwar beschlossen, wie Österreich sie für Inlandsgeschäfte umsetzt, ist aber noch offen. Auch Kleinunternehmer sollten sich deshalb schon jetzt auf die Umstellung einstellen.
Darf ich dann noch Word-Rechnungen schreiben?
Grundsätzlich ja, wenn deine Rechnung alle Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG enthält. Aber Word hat Tücken: Rechnungsnummern, Steuersätze und Pflichtangaben musst du selbst im Blick behalten. Und verschickst du Rechnungen elektronisch, musst du sicherstellen, dass ihr Inhalt nachträglich nicht verändert wurde. Bei einer Word-Datei ist das schwierig. Eine strukturierte E-Rechnung kannst du mit Word ohnehin nicht erstellen. Spätestens wenn die E-Rechnungspflicht kommt, brauchst du deshalb ein Rechnungsprogramm wie ProSaldo.net.
Was muss ich nun genau tun? Wie kann ich mich darauf vorbereiten?
Man muss davon ausgehen, dass es in den nächsten Jahren EU-weit viele Neuerungen geben wird. Rechne mit Veränderungen in deinen Arbeitsprozessen und überlege, ob dein derzeit im Einsatz befindliches Rechnungssystem bereits jetzt den österreichischen bzw. EU-weiten Vorschriften entspricht oder ein Umstieg nötig sein wird.
Gerade Unternehmen mit B2B-Umsätzen ist anzuraten, sich bereits jetzt intensiver mit dem Thema „elektronische Rechnungen“ zu beschäftigen. Wahrscheinlich werden Umstellungen von Systemen und Prozessen nötig sein – auch wenn die Umsetzung in Österreich wohl erst schrittweise erfolgen wird.
Mit einem System wie ProSaldo.net ist sichergestellt, dass standardmäßig sämtliche Rechnungen BAO-konform erstellt werden. Weiters können mit ProSaldo.net seit vielen Jahren die sogenannten „e-Rechnungen an den Bund“ erstellt werden. Mit ProSaldo.net erstellst du alle Rechnungen BAO-konform und kannst schon seit vielen Jahren E-Rechnungen an den Bund erstellen. Sobald die E-Rechnungspflicht in Österreich kommt, ist sie in ProSaldo.net rechtzeitig umgesetzt. Du musst dich um nichts kümmern.
Konkrete To-dos: In unserem Guide E-Rechnung verstehen findest du 5 Dinge, die du jetzt schon vorbereiten kannst.
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Mit ProSaldo.net schreibst du schon heute BAO-konforme Rechnungen und E-Rechnungen an den Bund. Und wenn die E-Rechnungspflicht kommt, stellen wir für dich um, ohne dass du dich darum kümmern musst.
Dieser Artikel dient zur allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Stand: Oktober 2026. Bei konkreten Fragen wende dich an deine Steuerberatung.
Steuern und alles, was dazu gehört – das ist Maxis große Leidenschaft. Durch ihre jahrelange Erfahrung, die sie in Steuerberatungskanzleien sammeln konnte, weiß sie genau, welche Themen & Infomationen für Selbstständige am wichtigsten sind.