Eigenbeleg
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg kommt immer dann ins Spiel, wenn du als Unternehmer in Österreich Ausgaben getätigt hast, aber keinen entsprechenden Fremdbeleg (Rechnung, Quittung etc.) vorweisen kannst. Er dient als Ersatzdokument für fehlende Belege und ermöglicht es dir, die betrieblichen Ausgaben dennoch steuerlich geltend zu machen.
Typische Situationen, in denen Eigenbelege benötigt werden, sind etwa das Trinkgeld für Geschäftsessen, kleine Barauslagen für Betriebsmittel oder wenn eine Quittung versehentlich verloren gegangen ist. Wichtig ist, dass diese Belegart nur als letzte Option verwendet wird, wenn es wirklich keine Möglichkeit gibt, einen originalen Beleg zu erhalten.
Inhalt und Form des Eigenbelegs
Ein Eigenbeleg muss bestimmte Informationen enthalten, um von der österreichischen Finanzverwaltung anerkannt zu werden. Dazu gehören:
- Datum der Ausstellung des Belegs
- Name und Adresse des Unternehmers, der den Beleg erstellt
- Grund der Ausstellung des Eigenbelegs, also warum kein Fremdbeleg vorhanden ist
- Art und Zweck der Aufwendung, also wofür das Geld ausgegeben wurde
- Betrag der Aufwendung (inklusive Umsatzsteuer, sofern vorsteuerabzugsberechtigt)
- Unterschrift des ausstellenden Unternehmers
Die Angaben müssen plausibel und nachprüfbar sein. Eine zu allgemeine Beschreibung der Ausgaben kann dazu führen, dass das Finanzamt den Beleg nicht anerkennt. Auch sollte der Betrag angemessen sein und dem üblichen Aufwand für die angegebene Leistung entsprechen.
Beachtung der Sorgfaltspflicht
Es ist wichtig zu beachten, dass Eigenbelege mit Vorsicht zu verwenden sind. Sie dürfen nicht willkürlich oder systematisch anstelle von Fremdbelegen erzeugt werden. Es besteht die Pflicht, sich um einen Fremdbeleg zu bemühen. Kann in Ausnahmefällen wirklich keine Quittung oder Rechnung vorgelegt werden, muss dies im Eigenbeleg glaubhaft begründet werden. Er ist daher stets als Ausnahme zu betrachten und sollte in der Buchhaltung klar gekennzeichnet und begründet werden.
Aufbewahrung
Nachdem der Eigenbeleg ausgestellt und verbucht wurde, ist er wie alle anderen Geschäftsbelege aufzubewahren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt in Österreich sieben Jahre. In dieser Zeit kann das Finanzamt jederzeit eine Prüfung der Unterlagen verlangen. Deshalb ist es empfehlenswert, den Eigenbeleg so ausführlich wie möglich zu gestalten, um im Falle einer Überprüfung die angefallenen Ausgaben rechtfertigen zu können.
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