Belege, Belege, Belege… Wir kennen alle dieses Gefühl, das in uns hochkommt, wenn wir in die obligatorische Belegkiste schauen und wissen „Ich muss meine Belege noch verbuchen“. Bei dem Gedanken daran, die Belege zu sortieren und zu verbuchen, werden sogar noch unliebsamere Dinge wie Putzen plötzlich wieder interessant.
Doch das muss nicht sein! Wir zeigen dir drei verschiedene Möglichkeiten, wie du deine Belege noch schneller verbuchen kannst.
Erstell dir Buchungsvorlagen!
Du hast sicher viele Buchungen wie z.B. deine Miete oder Telefon-/Internetrechnungen, die sich regelmäßig wiederholen. Hier kannst du Zeit sparen, indem du dir eine Buchungsvorlage machst. Diese Möglichkeit sollte heutzutage in jedem gutem Buchhaltungsprogramm verfügbar sein. Du kannst die Vorlage immer wieder verwenden und musst im besten Fall nur noch den Betrag anpassen. Damit kannst du immer wieder vorkommende Rechnungen ganz schnell verbuchen!
Wie das mit ProSaldo.net funktioniert:
Beim Eingeben einer neuen Buchung findest du oben den Bereich „Buchungsvorlage“. Im linken Auswahlbereich kannst du – wenn du schon Vorlagen erstellt hast – die gewünschte aussuchen. Dann werden schon alle Felder in der Buchungsmaske ausgefüllt, die du bei der Vorlage hinterlegt hast. Außerdem kannst du hier eine neue Vorlage erstellen, indem du vor dem Abschließen der Buchung das Häkchen bei „Buchung zu Vorlagen“ setzt und einen Namen für die neue Vorlage vergibst – „Miete“ z.B. Buche dann die Buchung ganz normal mit einem Klick auf „Buchen“.
Die angelegten Vorlagen kannst du unter „Einstellungen“ – „Buchungsvorlagen“ jederzeit löschen. Wenn du eine vorhandene Vorlage ändern möchtest, rufst du die Vorlage in der Buchungsmaske auf, änderst nach Belieben die Eingaben und speicherst die Vorlage wieder unter demselben Namen ab.
Buchhaltungsbelege einscannen und buchen (lassen)
Auch wenn auf Belegen eigentlich immer das gleich draufsteht, muss man jedes Mal eine gefühlte Ewigkeit suchen, bis man z.B. das Datum oder den Preis mit der Umsatzsteuer gefunden hat. Hier helfen Funktionen, mit denen du den Beleg einscannst oder ein Foto des Belegs in die Buchhaltung hochladen kannst. Gute Systeme werten außerdem die Daten auf dem Beleg direkt aus und machen im besten Fall sogar einen Buchungsvorschlag.
Wie das mit ProSaldo.net funktioniert:
Unter „Scannen & Buchen“ lädst du deinen Beleg als PDF oder beliebige Grafikdatei (ganz schnell auch direkt über dein Smartphone) in ProSaldo.net hoch. Alle erkennbaren und relevanten Daten werden ausgelesen, fehlende bzw. nicht erkannte Daten kannst du einfach ergänzen. Damit ist der Beleg ganz schnell verbucht und die Fehlerrate durch Tippfehler ist auch verringert.
Weiterer Vorteil: Dein Beleg wird in digitaler Form an die Buchung „angehängt“ und gespeichert. Damit ist die Ablage auch erledigt, lästiges Suchen entfällt und du hast alles gesammelt an einem Ort!
Kontoauszüge nicht abtippen, sondern direkten Online-Abruf der Bankdaten nutzen!
Da wir heutzutage oft Bankomat- oder Kreditkarten beim Bezahlen verwenden, macht es natürlich Sinn, die Bankbewegungen von den Kontoauszügen schnell und einfach verbuchen zu können. In Buchhaltungsprogrammen übernimmt das ein sogenannter Bankdatenimport (manchmal auch Bankimport oder ähnlich genannt). Dabei kann man die Bankbewegungen, die vorher aus dem Online-Banking exportiert wurden, im Buchhaltungsprogramm importieren. Noch komfortabler ist ein automatischer Online-Abruf der Transaktionen über die direkte Verbindung zum Bankkonto mittels Schnittstelle wie zB finAPI.
Wie das mit ProSaldo.net funktioniert:
In ProSaldo.net findest du so eine Funktion unter „Bank & Buchen“.
Dort kannst du über den Button „Online-Abruf finAPI“ eine direkte Verbindung zu deinem Bankkonto herstellen. Der Zugang erfolgt über die sichere Schnittstelle unseres Dienstleister finAPI GmbH aus München, die Anmeldung erfolgt ganz einfach mittels Zugangsdaten des Online-Bankings. Damit ist kein Exportieren von Daten aus dem Online-Banking mehr nötig. Das Verbuchen der Transaktionen geht so schneller von der Hand, Tippfehler und eine mühsame Fehlersuche gehören der Vergangenheit an. Unterstützt werden aktuell alle gängigen Banken in Österreich.
Eine weitere Möglichkeit ist der händische Import von CSV- oder TXT-Dateien, die du vorher aus deinem Online-Banking exportieren musst. Belegdatum, Betrag, Betreff und Firmenname werden beim Import (wenn vorhanden) auch in die Buchungsmaske übernommen.
Auch hier liegt der große Vorteil darin, dass du Tippfehler bzw. Zahlendreher vermeidest und du dir Zeit durch das schnellere Buchen ersparst!
Nina ist mit Leib und Seele Customer Success Managerin. Sie hilft Anwendern seit 2015 bei allen Fragen und Anliegen zu ProSaldo.net weiter und kennt das Tool wie ihre Westentasche.