Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein Datensatz, den eine Software direkt lesen kann. Genau dieser Unterschied entscheidet, ob du künftig noch tippen musst oder ob Rechnungen fast von selbst in deiner Buchhaltung landen.
E-Rechnung, Peppol, ViDA: Du hörst es gerade überall. Dazu XML, ebInterface, XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931. Und in Belgien, Polen oder Deutschland ist die Pflicht schon da. Bleibt die Frage: Was davon brauchst du heute schon?
In diesem Guide erfährst du, was hinter den Begriffen steckt, welche Formate in Österreich zählen und welche 5 Dinge du jetzt schon vorbereiten kannst, damit dich die Pflicht nicht überrascht.
Stand: Oktober 2026. In Österreich gibt es aktuell keine E-Rechnungspflicht für Inlandsgeschäfte zwischen Unternehmen. Pflicht ist sie bei Rechnungen an den Bund. Ab 1. Juli 2030 gilt sie für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte in der EU.
💡 Das lernst du in diesem Artikel
- E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (XML), nicht PDF oder Scan.
- ebInterface ist das österreichische Format und entspricht bereits der EU-Norm EN 16931.
- XRechnung & ZUGFeRD sind deutsche Formate. Als österreichisches Unternehmen musst du sie nicht ausstellen.
- Was sich voraussichtlich ändert: mehr Pflichtangaben im Datensatz (z. B. IBAN, Zahlungsziel, Mengeneinheit).
- 5 To-dos, die du schon heute erledigen kannst.
- Wie ProSaldo.net dich entlastet: PDF und XML in einem Schritt, E-Rechnung an den Bund inklusive.
Kurz gesagt: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung als strukturierter Datensatz, meist als XML-Datei nach der EU-Norm EN 16931. Software kann sie ohne Abtippen und ohne Umweg verarbeiten. In Österreich ist das Standardformat ebInterface. Ein PDF ist dagegen nur ein „digitaler Ausdruck“ und gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen EU-Regeln.
Die Begriffe im Überblick
XML: die Sprache der Maschinen
XML ist ein Textformat, in dem jede Information ihren festen Platz hat. Vereinfacht sieht das so aus:
<Rechnung>
<Rechnungssteller>Muster GmbH</Rechnungssteller>
<Gesamtbetrag>1200.00</Gesamtbetrag>
</Rechnung>
Für Menschen etwas sperrig, für Software perfekt. XML-Dateien sind klein, schnell übertragen und überall einsetzbar. Übrigens: Auch deine UVA geht als XML an FinanzOnline.
PDF: digital, aber nicht automatisiert
Ein PDF ist wie „sicheres Papier“ für den Computer. Es sieht immer gleich aus, passt zu deinem Corporate Design und lässt sich auf jedem Gerät öffnen. Aber: Es ist kein Datensatz. Software muss die Inhalte erst wieder herauslesen.
Hybridformat: das Beste aus beiden Welten
Ein Hybridformat ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Der Mensch sieht die formatierte Rechnung. Die Software holt sich im Hintergrund die Daten. Das bekannteste Beispiel ist ZUGFeRD aus Deutschland. Oft merkst du gar nicht, dass ein XML-Anhang dabei ist, außer dein PDF-Reader zeigt es an.
Die Formate im Vergleich
| Format | Herkunft | Aufbau | Für dich relevant? |
|---|---|---|---|
| ebInterface | Österreich | XML | Der österreichische Standard, schon heute im Einsatz bei Rechnungen an den Bund |
| XRechnung | Deutschland | XML | Nicht relevant: deutsches Inlandsformat |
| ZUGFeRD | Deutschland | PDF + XML | Nicht relevant. Bekommst du eine, siehst du einfach das PDF |
| PEPPOL | EU/international | Übertragungsnetz, kein Format | Ein Weg, E-Rechnungen zu verschicken |
| EN 16931 | EU-Norm | Inhaltlicher Standard | Legt fest, was drinstehen muss |
Wichtig: Alle diese Formate folgen der EU-Norm EN 16931. Die Norm regelt, welche Inhalte eine E-Rechnung haben muss. Wie die XML-Felder heißen und angeordnet sind, unterscheidet sich je nach Format. Gute Software liest trotzdem alle.
ebInterface: Österreich ist schon gut aufgestellt
Österreich hat seit 2009 ein eigenes XML-Rechnungsformat: ebInterface. Seit 1. Jänner 2014 ist es Pflicht für Rechnungen an den Bund. Bei Rechnungen an den Bund ist es also schon seit Jahren im Einsatz. Die aktuelle Version ist 6.1 und entspricht bereits der EU-Norm EN 16931. Ab dem 4. Quartal 2026 wird schrittweise ebInterface 7.0 eingeführt.
Für Rechnungen an den Bund kommen ein paar Zusatzfelder dazu. Die Grundstruktur ist aber dieselbe.
Woran erkennst du eine ebInterface-Rechnung? Öffne die XML-Datei im Browser. Ganz oben steht „ebInterface“ samt Versionsnummer.
PDF oder XML: Was gilt, wenn beide abweichen?
Die Antwort hängt davon ab, welcher Teil bei dir „führend“ ist:
- Heute (ohne Pflicht in Österreich): Meist ist das PDF führend. Es ist das, was du liest, prüfst und verbuchst.
- Wenn die Pflicht gilt: Dann ist der XML-Datensatz führend.
In beiden Fällen gilt: Passt etwas nicht zusammen, fordere beim Lieferanten eine Berichtigung an. Genau wie heute bei einer fehlerhaften PDF-Rechnung.
Rechnungen aus Deutschland: XRechnung & Co.
Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen zwei deutschen Unternehmen. Du musst deinen deutschen Kunden also keine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schicken. PDF ist weiterhin okay.
Bekommst du eine reine XML-Rechnung, die du nicht lesen kannst? Fordere ein PDF dazu an. Du musst jede Rechnung prüfen können.
Peppol: Was steckt hinter dem Begriff?
Peppol ist kein Format, sondern ein Netzwerk. Man kann es sich wie ein sicheres Postsystem für E-Rechnungen vorstellen. Und nein, das hat nichts mit PayPal zu tun.
So funktioniert’s:
- Du bist über einen zertifizierten Anbieter (Access Point) angebunden.
- Du bekommst eine Peppol-ID, quasi deine Adresse im Netzwerk.
- Rechnungen gehen verschlüsselt direkt von System zu System, mit Sende- und Empfangsbestätigung.
Der Vorteil gegenüber E-Mail: Keine Rechnung landet im Spam, keine wird gefälscht weitergeleitet, und du weißt sicher, dass sie angekommen ist. Viele EU-Länder setzen bei der E-Rechnung auf Peppol, z. B. Belgien. In Österreich kannst du schon heute Rechnungen an den Bund über Peppol einbringen.
So weit sind andere EU-Länder
Österreich wartet noch ab. Andere Länder sind schon mitten drin:
| Land | E-Rechnungspflicht B2B (Inland) |
|---|---|
| Italien | Seit 2019, über die staatliche Plattform SDI |
| Belgien | Seit 1. Jänner 2026, über Peppol |
| Polen | Seit Februar 2026, über die staatliche Plattform KSeF (schrittweise) |
| Deutschland | Empfang seit 1. Jänner 2025. Versand ab 2027 (Umsatz über € 800.000), ab 2028 für alle |
| Frankreich | Schrittweise seit September 2026 |
| Österreich | Noch keine Inlandspflicht. Nur Rechnungen an den Bund (seit 2014) |
Stand: Oktober 2026. Die Termine ändern sich laufend.
Was heißt das für dich? Lieferst du an Kunden in diesen Ländern, gilt für dich deren Inlandspflicht nicht automatisch. Sie betrifft Geschäfte zwischen Unternehmen im selben Land. Aber: Deine Geschäftspartner dort sind schon umgestellt und fragen vielleicht nach einer E-Rechnung. Spätestens ab 1. Juli 2030 ist sie bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften ohnehin Pflicht.
Was sich mit der E-Rechnungspflicht voraussichtlich ändert
Hier gilt das Wort „voraussichtlich“. Für Österreich gibt es noch keine Details. Diese Punkte zeichnen sich aus ViDA und der Norm EN 16931 ab:
| Heute | Voraussichtlich mit E-Rechnungspflicht |
|---|---|
| Pflichtangaben nach § 11 UStG | Bleiben, aber als strukturierte Felder im Datensatz |
| Mengeneinheit frei wählbar („Stk“, „Std“ …) | Einheit wird Pflicht, als genormter Code |
| IBAN steht als Text auf der Rechnung | IBAN als eigenes Datenfeld im Datensatz |
| Zahlungsziel als Text („10 Tage netto“) | Zahlungsziel als eigenes Datenfeld |
| Gutschrift/Korrektur ohne Bezug | Verweis auf die Originalrechnungsnummer |
| UID beider Seiten erst ab € 10.000 brutto | UID von Absender und Empfänger als Standard (B2B) |
| Korrektur durch Überschreiben | Korrektur nur per Storno, Gutschrift oder Korrekturrechnung |
Was bedeutet das für dich? 5 Dinge, die du jetzt schon tun kannst
- Prüf deine Rechnungssoftware. Kann sie heute schon eine E-Rechnung an den Bund im ebInterface-Format erstellen, nicht nur XRechnung? Dann ist sie auch für künftige Änderungen gut aufgestellt.
- Erfass UID-Nummern konsequent. Auch bei österreichischen Geschäftskunden, und prüf sie regelmäßig. Die Frage „Privat oder Unternehmen? Welches Land?“ wird immer wichtiger.
- Hinterleg Zahlungsziele im System. Nicht nur als Text auf der Druckvorlage, sondern pro Kunde als Datenfeld.
- Pfleg deine Mengeneinheiten. Stück, Stunde, Kilogramm: sauber und einheitlich im Artikelstamm. Das Übersetzen in Codes übernimmt dann deine Software.
- Dokumentier deine Abrechnungsprozesse. Wo gibt es Sonderfälle oder spezielle Vereinbarungen mit Kunden? Wenn die Details kommen, siehst du sofort, wo du anpassen musst.
Tipp für Webshops: Unterscheide schon heute sauber zwischen Privat- und Firmenkunden. Privatpersonen bekommen weiterhin ein PDF. Firmenkunden künftig voraussichtlich eine E-Rechnung.
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Hinweis: Diese Aufzeichnung stammt von November 2024. Die Kernaussagen sind weiterhin gültig. Über aktuelle Entwicklungen und Änderungen halten wir dich selbstverständlich auf dem Laufenden.
So hilft dir ProSaldo.net
Du musst dir keine Sorgen machen. Wir kümmern uns darum.
Gesetze ändern sich, Formate auch. Dein Job ist das nicht. Sobald die E-Rechnungspflicht in Österreich kommt, ist sie in ProSaldo.net umgesetzt. Rechtzeitig und automatisch.
Das heißt für dich:
- Kein Softwarewechsel, wenn die Pflicht kommt
- Kein Zusatzmodul, das du selbst suchen und einrichten musst
- Kein XML-Wissen nötig: Du schreibst Rechnungen wie gewohnt, ProSaldo.net erzeugt das richtige Format
- Wir beobachten die Rechtslage laufend und informieren dich
Das ist nicht neu für uns. Seit über 25 Jahren setzen wir österreichische Vorgaben in unserer Software um, von der UVA bis zur E-Rechnung an den Bund. Aus Österreich und für Österreich.
Mit ProSaldo.net bist du schon heute E-Rechnungs-bereit, ohne dich mit XML beschäftigen zu müssen.
- PDF + XML in einem Schritt: Verschickst du eine Rechnung per E-Mail aus ProSaldo.net, bekommt dein Kunde das PDF und die XML-Datei. Er nimmt, was seine Software verarbeiten kann.
- E-Rechnung an den Bund im ebInterface-Format, direkt aus ProSaldo.net.
- Beleg-Scan mit KI-Buchungsvorschlag für alle Rechnungen, die als PDF kommen.
Starte jetzt und überlass die E-Rechnung uns.
Egal wann die Pflicht kommt: Mit ProSaldo.net bist du bereit, ohne Stress und ohne Umstieg in letzter Minute.
Fazit: Wer seine Daten jetzt pflegt, hat später keinen Stress
Die E-Rechnung ist ein Datensatz, kein PDF. Österreich hat mit ebInterface schon ein EU-konformes Format. Und bis zur Pflicht hast du Zeit für die Basics: UID-Nummern, Zahlungsziele, Mengeneinheiten und eine Software, die mitwächst.
Mit ProSaldo.net verschickst du PDF und XML in einem Schritt und erstellst E-Rechnungen an den Bund. Und wenn die Pflicht kommt, ist sie bei uns ebenfalls umgesetzt. Du arbeitest einfach weiter.
Häufig gestellte Fragen:
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (meist XML), den Software direkt verarbeiten kann. Ein PDF ist eine digitale Darstellung der Rechnung und muss für die Verarbeitung erst ausgelesen werden.
Das österreichische Format ist aktuell ebInterface (XML). Es ist Pflicht bei Rechnungen an den Bund und entspricht der EU-Norm EN 16931.
Nein. Das sind deutsche Formate, und die deutsche Pflicht gilt nur zwischen deutschen Unternehmen. Als österreichisches Unternehmen reicht für Rechnungen nach Deutschland weiterhin ein PDF.
Grundsätzlich 7 Jahre (§ 132 BAO). E-Rechnungen von EU-Geschäftspartnern musst du ab 1. Juli 2030 im empfangenen Originalformat (XML) aufbewahren, vollständig und unverändert. Ein PDF-Ausdruck allein reicht dann nicht.
Peppol ist ein europäisches Netzwerk, über das Unternehmen E-Rechnungen sicher austauschen, statt sie per E-Mail zu schicken. Du brauchst dafür einen Zugang über einen zertifizierten Anbieter und bekommst eine Peppol-ID.
Nein. Privatkunden bekommen weiterhin eine PDF- oder Papierrechnung.
Nicht unbedingt. Wenn deine Software schon E-Rechnungen an den Bund (ebInterface) erstellen kann, bist du gut vorbereitet. Kauf keine teure Speziallösung auf Verdacht.
Empfohlene Links:
Nina ist mit Leib und Seele Customer Success Managerin. Sie hilft Anwendern seit 2015 bei allen Fragen und Anliegen zu ProSaldo.net weiter und kennt das Tool wie ihre Westentasche.