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Tipps zu ProSaldo.net aus dem Support

5. Juli 2016 von Lydia R.

In diesem Blogartikel möchte unser Supportteam ein weiteres Mal aus dem Nähkästchen plaudern. Lesen Sie mehr zu den häufigsten Irrtümern in ProSaldo.net sowie einige FAQs rund um die Themen "Buchhaltung" & "Rechnungen schreiben".

 

Screenshots für eine vergrößerte Ansicht bitte anklicken!

 

Irrtum Nummer 1 - Rechnungsstatus:
Beim Setzen des Rechnungsstatus auf „bezahlt“ wird automatisch eine Buchung generiert.

Mit dem Abschließen einer Rechnung springt der Belegstatus in der Rechnungsansicht auf „abgeschlossen“. Außerdem wird mit dieser Funktion automatisch der dazugehörige offene Posten (OP) erstellt.

Rechnungsansicht in ProSaldo.net - Status abgeschlossen

 

Wird dieser OP nun aufgrund einer Zahlung ausgeglichen (= ausgebucht), verändert sich der Belegstatus - nachdem Sie die den Zahlungseingang erfasst haben - automatisch von „abgeschlossen“ auf „bezahlt“:

Rechnungsansicht in ProSaldo.net - Status bezahlt

 

Dasselbe gilt, wenn Sie den OP über den Bankdatenimport ausbuchen.

Beachten Sie jedoch, dass beim manuellen Umstellen der Rechnung auf „bezahlt“ über den entsprechenden Button in der Rechnungsliste NUR eine Mahnsperre gesetzt wird, jedoch KEINE automatische Buchung über einen Zahlungseingang erstellt wird. Damit eine Buchung zum OP-Ausgleich erstellt wird, muss der Zahlungsausgleich über die Buchungsmaske oder den Buchungsassistenten (nur in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verfügbar!) erfasst werden!

 

Exkurs: Unterschied „Offene Posten“ in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der doppelten Buchhaltung

Offene Posten haben - abhängig von der Buchhaltungsform - unterschiedliche programmtechnische Bedeutungen.

 

Doppelte Buchhaltung
Hier wird beim Abschließen einer Rechnung bzw. dem manuellen Erfassen eines Rechnungsausgangs nicht nur der dazugehörige OP, sondern auch die dazugehörige Ausgangsrechnung als Buchung erfasst.

 

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Hier wird mit dem Abschließen der Rechnung bzw. dem manuellen Erfassen eines Rechnungsausgangs ebenfalls ein dazugehöriger OP erstellt, jedoch KEINE Buchung, die in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung einfließt. D.h. mit dem Erfassen eines offenen Postens wird KEINE automatische Buchung generiert.

Beachten Sie, dass in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in ProSaldo.net nur tatsächliche Zahlungsströme (= Eingänge/Abgänge) erfasst werden und erst das Ausbuchen des OP programmtechnisch in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung einfließt.

 

BEISPIEL zum Erfassen und Ausbuchen (manuell) eines OP in Hinblick auf den Belegstatus in der Bilanz
Nach dem Abschließen der Rechnung wird Ihnen dies in der Rechnungsansicht folgendermaßen angezeigt:

Rechnungsansicht in ProSaldo.net - Status abgeschlossen

 

Gleichzeitig wird wie bereits erwähnt der offene Posten mit der dazugehörigen Buchung erstellt:

Automatisch erstellter offener Posten in der doppelten Buchhaltung in ProSaldo.net

 

Ausbuchen können Sie den offenen Posten nun, indem Sie die auszubuchende OP-Nummer im hierfür vorgesehenen Feld in der Buchungsmaske eingeben:

Offenen Posten ausbuchen in der doppelten Buchhaltung in ProSaldo.net

 

Wenn Sie nach Eingabe der OP-Nr. diese mit der Eingabetaste bestätigen, werden die gespeicherten Daten des OPs in die Buchungsmaske geladen. Damit Sie die Buchung eingeben können, müssen Sie dann grundsätzlich nur noch das betreffende „Soll“-Konto sowie den Belegkreis auswählen und die Buchung durchführen:

Durchgeführte Buchung zum offenen Posten in der doppelten Buchhaltung in ProSaldo.net

 

Wurde der offene Posten nun ausgebucht, ändert sich der Belegstatus der Rechnung automatisch auf „bezahlt“:

Offener Posten - Status auf bezahlt gesetzt - ProSaldo.net

 

BEISPIEL zum Erfassen und Ausbuchen eines Offenen Postens im Hinblick auf den „Belegstatus“ in der EA:
Hier wird ebenfalls beim Abschließen der Rechnung der Status in der Rechnungsansicht auf „Abgeschlossen“ gesetzt sowie ein offener Posten erstellt.

Zum Ausbuchen des OPs klicken Sie in der Buchungsmaske auf den gelben Ordner und wählen hier den auszubuchenden OP aus:

OP-Liste in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

 

Nachdem Sie den OP ausgewählt haben, werden die Daten in die Buchungsmaske geladen. Geben Sie anschließend das entsprechende Verrechnungskonto und den Belegkreis ein. Danach können Sie die Buchung durchführen.

Nach erfolgtem Ausbuchen des OPs ändert sich der Belegstatus der Rechnung auf „bezahlt“.

 

Irrtum Nummer 2:
Lieferanten-Stammdaten werden automatisch in den Kontenplan übernommen

Wenn Sie unter „Stammdaten“ – „Kunden“ einen neuen Kunden anlegen und für diesen erstmalig eine Rechnung abschließen, wird das Konto mit dem Abschließen der Rechnung automatisch in den Kontenplan übernommen. Diese Automatik funktioniert jedoch ausschließlich für Kunden im Rahmen der Rechnungserstellung! Bei Lieferanten bzw. Kunden, die Sie manuell anlegen, ist der Ablauf jedoch ein anderer!

1) Legen Sie den Kreditor/Debitor unter dem Pfad „Stammdaten“ – „Lieferanten“/“Kunden“ an.
2) Anschließend wählen Sie unter „Buchhaltung“ bzw. „Buchhaltung Fibu“ – „Konten“ die Funktion „Neues Konto anlegen“.
3) Wählen Sie hier die Kategorie „Kreditor“ bzw. „Debitor“. Anschließend erscheinen unten weitere Eingabefelder.
4) Klicken Sie hier auf das Symbol mit dem gelben Ordner.
5) Danach erscheint ein Auswahlfenster mit allen angelegten Kunden und Lieferanten. Hier können Sie den betreffenden Datensatz auswählen und im Kontenplan anlegen.

 

Irrtum Nummer 3:
Standardverrechnungskonten „BA“ und „KA“ können in der E/A problemlos aus dem Kontenplan gelöscht werden

Um Ihnen hier das Erfassen Ihrer Einnahmen und Ausgaben zu erleichtern, steht in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein Buchungsassistent zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie die folgenden gängigsten Geschäftsfälle erfassen können:

  • Warenverkauf bar (Bezahlung über Kassa)
  • Warenverkauf auf Ziel (Bezahlung über Bank)
  • Wareneinkauf und andere Betriebsausgaben bar
  • Wareneinkauf und andere Betriebsausgaben auf Ziel

Wenn Sie den Assistenten nützen möchten, achten Sie bitte darauf, dass die vordefinierten Konten „KA“ und „BA“ im Kontenplan erhalten bleiben. Die Konten dürfen nicht gelöscht werden (auch wenn Sie für Kassa und Bank andere Konten verwenden), da die Funktionalität des Assistenten ohne diese Standardkonten NICHT gegeben ist.

 

FAQ #1:
Der Ladebalken von ProSaldo.net bleibt immer bei 100% stehen und ich komme nicht zum Login. Was mache ich falsch?

Ein weiteres häufig auftretendes Anliegen ist der Ladevorgang zur Login-Maske, wo der Ladebalken bis zu 100% lädt, man jedoch nicht zur Login Seite gelangt.

Zu dieser Thematik gibt es einen eigenen Blogartikel mit weiterführenden Infos:
Plugins in Ihrem Browser am Beispiel von Microsoft Silverlight

Hier finden Sie unter dem Punkt „Tipps bei Problemen in ProSaldo.net mit Silverlight“ Hilfestellung zum beschriebenen Verhalten.

 

FAQ #2:
Die Druckansicht der in ProSaldo.net erstellten Belege öffnet sich nicht. Habe ich etwas übersehen?

Bitte überprüfen Sie, ob Sie einen Pop-Up Blocker aktiviert haben. Je nachdem, in welchem Browser Sie arbeiten, deaktivieren Sie diesen bitte komplett oder setzen Sie eine Ausnahme für service.prosaldo.net.

 

Internet-Explorer
Öffnen Sie das Menü „Extras“ (Zahlensymbol rechts oben) und daraus den Punkt „Internetoptionen“. Wechseln Sie im angezeigten Fenster auf die Registerkarte „Datenschutz“ und klicken Sie auf den Button „Einstellungen“. Tippen Sie in das Eingabefeld service.prosaldo.net ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Klick auf den Button „Hinzufügen“. Anschließend schließen Sie das Fenster.

 

Firefox
Wählen Sie im Browser „Einstellungen“ – „Inhalt“. Hier können Sie ebenfalls die Option für „Pop-Up Fenster blockieren“ deaktivieren oder eine Ausnahme für service.prosaldo.net setzen.

 

Safari
Entfernen Sie unter „Safari“ – „Einstellungen“ – „Sicherheit“ das Häkchen bei der Option „Pop ups blockieren“. Das Setzen einer Ausnahme ist in Safari nicht möglich.

 

FAQ #3:
Warum lässt ProSaldo.net keine Buchung ohne UID-Nummer zu?

Dieses Verhalten ist grundsätzlich korrekt - es kommt immer auf den verwendeten Steuerschlüssel an. Bei der manuellen Eingabe (= über die Buchungsmaske) einzelner Geschäftsfälle mit speziellen Steuerschlüsseln (L100, L110, L120, 953), benötigt ProSaldo.net für die korrekte Verbuchung eine UID-Nummer, die direkt beim betroffenen Personenkonto hinterlegt sein muss.

Eine direkte Eingabe der UID-Nummer über die Buchungsmaske ist grundsätzlich nicht möglich. Die UID-Nummer muss direkt im angelegten Kundendatensatz unter „Stammdaten“ – „Kunden“ hinterlegt werden.

Sobald Sie das entsprechende Personenkonto in der Buchungsmaske auswählen, wird die vorher hinterlegte UID-Nummer angezeigt.

Bitte beachten Sie also, dass Buchungen auf den oben angegebenen Steuerschlüsseln ohne hinterlegter UID-Nummer aus programmtechnischer Sicht nicht möglich sind.

 

Eingabe einer innergemeinschaftlichen Lieferung mit Eingabe des Steuercodes 953 ohne hinterlegter UID in der E/A – Button „Buchen“ ist inaktiv:
Falsche Eingabe einer innergemeinschaftlichen Lieferung in der E/A - ProSaldo.net

 

Da im Personenkonto 210001 keine UID hinterlegt ist, ist der Button „Buchen“ inaktiv.

 

Eingabe einer innergemeinschaftlichen Lieferung mit Eingabe des Steuercodes 953 mit hinterlegter UID in der E/A – Button „Buchen“ ist aktiv:

Korrekte Eingabe einer innergemeinschaftlichen Lieferung in der E/A - ProSaldo.net

 

Die UID wurde im Personenkonto 210001 hinterlegt. Nun ist der Button „Buchen“ aktiv.

 

FAQ #4:
Wieso habe ich den Steuersatz von 13% in ProSaldo.net nicht zur Auswahl?

Dieses Verhalten ist mit großer Wahrscheinlichkeit auf den Anwendungsspeicher von Silverlight zurückzuführen. Damit Ihnen der aktuelle Steuersatz von 13% angezeigt wird, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Loggen Sie sich aus ProSaldo.net aus.

2. Öffnen Sie mit einem rechten Mausklick auf der Login-Seite von ProSaldo.net die Einstellungen von Silverlight.

3. Wählen Sie anschließend die Registerkarte „Anwendungsspeicher“ und löschen Sie den Eintrag für „service.prosaldo.net“.

4. Anschließend starten Sie den Browser neu und loggen Sie sich nochmals ein.

5. Danach steht Ihnen der Steuersatz in der Auswahl zur Verfügung.

 

FAQ #5:
Bei der Auswahl des Menüpunkts „Produkte“ kommt es zu einer Fehlermeldung

Fehlermeldung beim Laden der Konten - ProSaldo.net

Zu diesem Verhalten kommt es in ProSaldo.net dann, wenn Sie im Kontenplan die Option „Standard-Erlöskonto Faktura“ keinem hierfür vorgesehenem Erlöskonto sondern einem anderen Kontotyp (z.B. Personenkonto) zuordnen.

Damit diese Meldung nicht mehr angezeigt wird, ist es notwendig, im Kontenplan ein entsprechendes Erlöskonto auszuwählen, welchem man diese Option zuordnen kann. Dies gilt sowohl für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als auch für die doppelte Buchhaltung.

 

Beispiel für eine korrekte Zuordnung eines Erlöskontos:
Korrekte Zuordnung des Standard-Erlöskontos - ProSaldo.net

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Das sagen die Anwender:

Stefan Guggemos
ProSaldo.net war von Anfang an selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten.
Büro2go find ich eine geniale Idee von der Erste Bank. Gerade für mich als Selbstständigen ist so ein Tool eine tolle Arbeitserleichterung, wenn ich bei Kunden Vor-Ort bin!
Ing. Mag. Markus Mandl, PC EDV Dienstleistungen Mandl