Ein Buch ragt aus dem Bildschirm eines Laptops.

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Blogserie Datenverlust / Datensicherung Teil II

10. April 2015 von Christa P.

Im ersten Teil unserer Blogserie haben wir Sie über die Ursachen und Folgen eines Datenverlustes informiert und Ihnen damit gezeigt, wieso die Datensicherung einfach wichtig ist. Dieser Teil soll Ihnen aufzeigen, welche Möglichkeiten es gibt, und wie Sie Ihre Datensicherung organisieren können. Im dritten und letzten Teil stellen wir Ihnen dann noch unsere eigene Lösung - Data.NOAH - vor.

Online vs. Offline

In der Praxis dominiert bei österreichischen Unternehmen noch eine herkömmliche Bandsicherung, bei der über eine installierte Software auf eigenen Bandlaufwerken Sicherungskopien gezogen werden. Seit Internet-Bandbreiten ausreichend leistungsstark und stabil sind, ist die Online-Datensicherung aber eine mehr und mehr verbreitete Alternative. Hier stellen wir die beiden Methoden für Sie gegenüber:

Herkömmliche Datensicherung

Diese Form der Datensicherung hat gravierende Nachteile, welche die Verlässlichkeit der Backups stark beeinträchtigen.

Hohe IT-Kosten: Bandlaufwerke und Bänder sind nicht für die Ewigkeit gebaut. Laufwerke müssen aufgrund der technischen Weiterentwicklung ca. alle 5 Jahre ausgetauscht werden, Bänder sind je nach Preisklasse ebenfalls alle paar Jahre zu ersetzen. Dazu kommen noch die Kosten für Software, Updates und Support – das summiert sich schnell auf einige tausend Euro pro Jahr.
Aufwand und Kosten der Aufbewahrung: Die Sicherungen müssen in physischer Entfernung aufbewahrt werden. Eigene Filialen, Bankschließfach oder ein Notar bieten sich an. Aber auch diese Lösung hat Nachteile: Der Zugriff auf die Bänder kann nur während der Geschäftszeiten erfolgen. Die Kosten für das regelmäßige Transportieren und Austauschen der Sicherungen sind beträchtlich.
Menschlicher Faktor: Vergessen, Zeitmangel oder fehlendes Know-How führen immer wieder zu fehler- und lückenhaften Backups. Dieses kaum zu kontrollierende Risiko schmälert die Verlässlichkeit der herkömmlichen Datensicherung.
Bei der Rücksicherung müssen zumeist wie bei einem Puzzle die einzelnen Sicherungsteile selber zusammengesetzt werden. Das ist aufwendig und fehleranfällig.
Findet eine Sicherung aufgrund eines unbemerkten Serverfehlers (zB Dienst reagiert nicht) nicht statt, fällt auch die Benachrichtigung aus. Die Folge: Eine lückenhafte Datensicherung wird oft zu spät bemerkt.

Online Datensicherung

Datensicherung in einem Rechenzentrum ist der Bandsicherung überlegen, sofern der Anbieter einer online Lösung mit Sorgfalt ausgewählt wurde! Standort des Rechenzentrums, Know-how und rechtliche Transparenz sind wichtige Indikatoren für die Auswahl eines Anbieters. Mit einem seriösen Partner profitiert man aber vielfach:

Die Daten werden in professionellen Rechenzentren gesichert, mit Schutzeinrichtungen und Sicherungssoftware, die für einen KMU zumeist unerschwinglich sind.
Sicherungsparameter werden einmal definiert, Sicherungen laufen dann vollautomatisch ohne Ihr Zutun ab.
Es fallen keine Investitionskosten, keine laufenden Kosten für Transport der Bänder etc. an.
Heimarbeitsplätze, Laptops, etc. können in das Sicherungskonzept problemlos mit eingebunden werden.
Wenn eine Sicherung fehlschlägt, weil zB Ihr Server teilweise ausgefallen ist, werden Sie aus dem Rechenzentrum heraus per E-Mail automatisch informiert und können reagieren.
Eine rasche Wiederherstellung über Internet ist möglich.
Bei guten Lösungen erfolgt die Wiederherstellung einzelner Verzeichnisse bzw. ganzer Baumstrukturen komfortabel über das Sicherungsdatum. Das manuelle Zusammenfügen zB von mehreren Bändern fällt somit weg.
Die Datenübertragung und –sicherung erfolgt von A bis Z verschlüsselt - auch vertrauliche Daten können so für Unberechtigte unlesbar gesichert werden.

10 Tipps für Ihre Datensicherung

Wie legt man nun ein professionelles Sicherungskonzept an? Welche Punkte muss man beachten und wo gibt es Fallen? Die folgenden 10 Punkte sollen Ihnen helfen, ein professionelles Sicherungssystem zu etablieren:

1. Erstellen Sie einen Sicherungsplan und integrieren Sie diesen in Ihre Geschäftsprozesse. Nicht alle Daten sind gleich wichtig, legen Sie fest, welche Daten wie oft gesichert werden sollen. Sich täglich ändernde Daten sollen im Idealfall auch täglich gesichert werden, eine wöchentliche Sicherung aller geschäftskritischen Daten ist aber das Minimum.
2. Suchen Sie eine Lösung anhand Ihrer Anforderungen aus – die gewählte Datensicherung soll nicht zu komplex sein, aber Sie sollten auch nicht auf Funktionen verzichten, nur weil die Lösung dann billiger kommt. Die Benutzerfreundlichkeit von Lösungen ist wichtig, schließlich möchten Sie nicht ständig für Support zahlen müssen. Ebenso die Ausfallsicherheit und die Möglichkeit, alle Ihre Systeme mit einer einzigen Lösung zu sichern.
3. Bei online Datensicherung ist unbedingt empfehlenswert, den Anbieter genau unter die Lupe zu nehmen: Hat er Erfahrung und das nötige Know-how um den Dienst langfristig solide anbieten zu können? Wo liegen die Daten physisch (vorzugsweise in Österreich um rasch an Daten heran zu kommen)? Handelt es sich wirklich um ein Rechenzentrum? Sind Verfügbarkeiten, Haftungsfragen, Standorte etc. in den AGB geregelt?
4. Wenn Sie herkömmliche Datensicherung auf Bändern betreiben, müssen Sie Ihre Backups unbedingt in physischer Entfernung aufbewahren, alles andere wäre grob fahrlässig. Die Aufbewahrung im Banksafe oder die Hinterlegung bei einem Notar sind empfehlenswert.
5. Legen Sie klare Abläufe, Regeln und Verantwortlichkeiten für die Datensicherung im Unternehmen fest und kommunizieren Sie diese intern.
6. Sichern Sie auch Heimarbeitsplätze und Laptops: Oft enthält der Chef-Laptop die geheimsten Daten eines Unternehmens und ist zumeist am wenigsten gesichert. Online Datensicherung ermöglicht die Sicherung von Laptops ohne die Vertraulichkeit der Daten zu gefährden…
7. Der Sicherungsvorgang soll weitgehend automatisch ablaufen, nur so vermeiden Sie fehlerhafte Sicherungen durch Vergessen oder Abwesenheiten.
8. Schützen Sie sich vor unbefugtem Zugriff auf Ihre Daten durch Gebäudeschutz aber auch durch Firewalls und Anti-Viren-Programme und halten Sie diese laufend aktuell. Im Idealfall sichern Sie verschlüsselte Daten, die ein Unbefugter nicht lesen kann.
9. Stellen Sie sicher, dass im Falle eines Datenverlustes das Backup rasch zur Stelle ist und Sie keine langen Ausfallzeiten haben. Die Rücksicherung muss möglichst einfach zu bewerkstelligen sein, um Zeit zu sparen. Wenn Sie eine Online Datensicherung ins Auge fassen, stellen Sie sicher, dass ihre Daten in der Nähe sind und Sie auch rasch einen Datenträger anfordern können.
10. Testen Sie Ihre Datensicherung regelmäßig, sogenannte Recovery-Tests stellen fest, ob mit Ihren Backups einzelne Daten aber auch das gesamte System neu aufgesetzt werden kann.

In diesem Teil haben wir Ihnen die Unterschiede zwischen Online und Offline Datensicherungsmodellen aufgezeigt und Ihnen Tipps gegeben, wie Sie Ihre Datensicherung organisieren können. Im dritten und letzten Teil unserer Blog-Serie möchten wir Ihnen noch unsere Lösung Data.NOAH vorstellen – die innovative österreichische Online-Datensicherung.