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Was bringt die digitale Signatur?

1. Oktober 2010 von Claudia A.

Man hört und liest immer häufiger von der "digitalen Signatur", doch auch ich konnte mir anfangs nichts Konkretes darunter vorstellen. Was ist eigentlich eine digitale Signatur, warum ist sie so wichtig und was bringt sie mir als Unternehmer? Ich habe ein wenig nachgeforscht und versuche hier ein paar grundlegende Antworten zu geben…

Digitale Signatur als „Internet-Ausweis“

Man kann den Zweck der digitalen Signatur so zusammenfassen: die digitale Signatur soll beim elektronischen Geschäftsverkehr Rechtssicherheit gewährleisten. Zusätzlich werden über Internet ausgetauschte Dokumente vor Manipulation und Fälschung geschützt und die Legitimation des Absenders bestätigt.

Wofür werden digitale Signaturen verwendet

Immer mehr Rechtsgeschäfte werden über Internet oder via E-Mail abgewickelt,  Sicherheit der Übertragung, Authentizität des Absenders und Vereinfachung der Abläufe müssen also langfristig geklärt werden.  Klassische Anwendungsgebiete für digitale Signaturen in Österreich sind der Versand elektronischer Rechnungen, der Versand von Verträgen, Transaktionen bei Online Banking aber auch die Bürgerkarte des eGovernment . Je nach Art des Rechtsgeschäftes ist in Österreich eine bestimmte digitale Signatur vorgeschrieben, die unterschiedliche Wirkung haben: von der juristischen Gleichstellung mit der eigenhändigen Unterschrift bis zum einfachen Schutz beim elektronischen Dokumenten-Versand (Integrität).

Geregelt ist die digitale Signatur im Signaturgesetz (SigG), das es seit 1999 gibt und laufend weiterentwickelt wird. Zeitgleich trat eine EU-Richtlinie in Kraft, die die Rahmenbedingungen der digitalen Signatur auf EU-Ebene regelt. In Österreich ist die rtr (Rundfunk & Telekom Regulierungs-GmbH) für die Umsetzung und Kontrolle des Gesetzes verantwortlich.

 Wie funktioniert die digitale Signatur

Die Technik dahinter ist etwas komplizierter, im Prinzip wird aber die digitale Signatur mittels mathematischer Methoden aus verschiedenen Daten („Schlüssel“) berechnet, jede Signatur ist garantiert einmalig.  Es gibt verschiedene Zertifikatsklassen mit verschiedenen Sicherheitsstufen. Die Zertifikate erhält man bei sogenannten „Zertifizierungsanbietern“, die rtr führt eine Liste aller Anbieter.

Für Unternehmer relevant:  Vorsteuerabzug!

Für elektronisch übermittelte Rechnungen wird vom Gesetzgeber eine „fortgeschrittene elektronische Signatur“ vorgeschrieben, die die Echtheit der Herkunft und Integrität gewährleistet. Es ist also nicht die stärkste Form der digitalen Signatur erforderlich. Eine Besonderheit in Österreich ist, dass bei uns die Berechtigung zum Vorsteuerabzug von dieser Signatur abhängt. Dh. erhält man eine Rechnung mit ausreichender digitaler Signatur,  ist man zum Vorsteuerabzug formal berechtigt.  Ohne digitaler Signatur nicht, das Finanzamt kann sich dann querlegen.

Umgekehrt gilt auch: für Rechnungen in denen keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, ist keine digitale Signatur nötig!

In manchen anderen EU-Ländern wird ebenfalls eine digitale Signatur eingefordert, die verpflichtende digitale Signatur für den Vorsteuerabzug wird sogar auf höchster EU-Ebene diskutiert. Erst vor kurzem hat der Rat eine Richtlinie zur Anpassung der elektronischen Rechnung an die Papierrechnung angenommen. Ob dadurch die elektronische Signatur für Rechnungen fallen könnte ist noch nicht abzuschätzen. Deshalb gilt: Achten Sie als Unternehmer beim Empfang elektronischer Rechnungen darauf, dass diese digital signiert sind und die Signatur gültig ist!

Digitale Signatur bei ProSaldo.net

ProSaldo.net hat eine eigene „fortgeschrittene digitale Signatur“ implementiert, je nach gewähltem Paket können Sie eine bestimmte Anzahl an digital signierten Rechnungen kostenlos erstellen und als e-Rechnung versenden. Ein Nachkauf von Signaturen ist jederzeit möglich. Die Signatur von ProSaldo.net können Sie bereits beim Beleg-Designer  an gewünschter Stelle in Ihrer Rechnungs-Vorlage einbauen, sie wird automatisch bei der Rechnungserstellung im PDF eingefügt. Somit steht dem Vorsteuerabzug Ihrer Kunden nichts im Wege….

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Das sagen die Anwender:

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