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Wie funktioniert eigentlich... der Bankdatenimport

28. April 2015 von Martin B.

Beim Verbuchen von Kontoauszügen Ihrer Banken können Tippfehler oder Zahlendreher viel Zeit kosten. Die Fehlersuche gestaltet sich meistens sehr aufwendig und kann an den Nerven zehren.

Wir zeigen Ihnen in diesem Blog-Artikel, wie Sie sich diese Misere ersparen können. Mit dem Bankdatenimport in ProSaldo.net importieren Sie Ihre Bankbewegungen mit wenigen Mausklicks. So schnell waren Sie mit der Zuordnung Ihrer Buchungen noch nie – versprochen!

Hinweis: Bei den Screenshots sehen Sie – wo die Anzeige abweichend ist – jeweils ein Beispiel aus der EA-Rechung und aus der doppelten Buchhaltung. Im Text wird auf abweichende Ansichten entsprechend hingewiesen.

Diese Banken werden vom Bankdatenimport unterstützt:
AMEX, Bank Austria, bankdirekt.at, Bankhaus Schelhammer & Schattera, Bankhaus Spängler, BAWAG P.S.K., BKS, BTV-Bank, camt.053, DenizBank, Generali Bank, easybank, ELBA Racon Software, Erste Bank, George, Hello Bank, Hypobanken, IngDiba, MasterCard, MT940, Oberbank, Paypal, Raiffeisen-Gruppe, Santander Consumer Bank, Schoellerbank, Spardabank, Sparkassen, Visa, VKB Bank, Volksbanken
Stand April 2018; Änderungen vorbehalten.

 

Bankdatenimport Schritt für Schritt

Laden der Importdatei

Nachdem Sie Ihre Buchungen aus dem Netbanking im entsprechenden Format - meist *.csv oder *.txt - exportiert haben (Details dazu finden Sie in der Hilfe von ProSaldo.net), öffnen Sie den Punkt „Bankdatenimport“.

     
Abb.: Maske in doppelter BH       Abb.: Maske in EA-Rechnung

Im Feld „Konto“ stellen Sie das Verrechnungs-Konto ein, in welches Sie die Buchungen importieren wollen (im Standard-Kontenrahmen Konto „2800“ für Bank bei der doppelten Buchhaltung bzw. „BA“ in der EA-Rechnung).

Im Feld „Bank“ stellen Sie die Bank ein, von der Sie die Buchungen aus dem Netbanking exportiert haben.

Im Feld „Belegkreis“ stellen Sie das gewünschte Belegkreiskürzel ein, der Wert für die Belegnummer wird automatisch ermittelt. Sie können diesen aber auch ändern (in den Standardeinstellungen Belegkreis „BA“).

Mit einem Häkchen bei „Belegnummer fixieren“ werden alle Buchungszeilen mit der eingestellten Belegnummer importiert (z.B. wenn Sie alle Bewegungen eines Kontoauszuges mit der entsprechenden Kontoauszugsnummer buchen möchten).

Klicken Sie auf das Ordnersymbol rechts vom Feld „Importdatei“ und Sie gelangen in den Dateiauswahldialog, in dem Sie die zu importierende Datei wählen. Die Datei wird nun automatisch geladen. Sollten Sie hier die Meldung erhalten, dass die Daten mit der aktuell eingestellten Bank nicht geladen werden können, überprüfen Sie anhand der Anleitungen in der Programmhilfe (Bereich „Buchhaltung“ – „Bankdatenimport“), ob Sie die Daten im passenden Format heruntergeladen haben. Ist das der Fall und das Laden der Daten ist trotzdem nicht möglich, wenden Sie sich bitte an support@haude.at.

 

Regeln anwenden und Buchungen zuweisen

Wenn Sie bereits Regeln für die Kontenzuordnung erstellt haben, bzw. die Regeln, die Sie während der Bearbeitung der Buchungen erstellen, sofort auf alle weiteren Buchungen anwenden wollen, setzen Sie den Haken bei „automatische Kontozuordnung aktivieren“.
Nachdem Sie die Daten geladen haben, weisen Sie den Buchungen entweder ein Gegenkonto und eventuell einen Steuercode zu.

Beispiel doppelte Buchhaltung:

Beispiel EA-Rechnung:

Alternativ wählen Sie einen offenen Posten aus, den Sie mit diesem Zahlungseingang ausgleichen möchten:

 

Einstellen des Gegenkontos

Um das Konto auszuwählen, können Sie
a) das Dropdown-Menü in der Spalte „Gegenkonto“ mit einem Klick öffnen und das Konto mit der Maus wählen:

     
Abb.: Maske in doppelter BH       Abb.: Maske in EA-Rechnung

oder
b) Sie öffnen das Dropdown-Menü und geben z.B. die ersten zwei Stellen der Kontonummer/des Kontokürzels oder einen Teil der Kontobezeichnung ein, um zum gewünschten Konto zu gelangen. Das gleiche gilt auch für den Steuercode, der in der Importmaske nicht mit der Auswahl eines Kontos vorgeschlagen wird.

     
Abb.: Maske in doppelter BH       Abb.: Maske in EA-Rechnung

 

Buchung aufteilen

Wenn Sie eine Buchung auf mehrere Konten aufteilen wollen, klicken Sie auf das grüne Plus am Beginn der Zeile, ändern Sie den Betrag, bei Bedarf auch den Text und klicken Sie dann nochmals auf das grüne Plus, um eine weitere Zeile mit dem übrigen Betrag anzulegen. Führen Sie das so oft durch, wie Sie es benötigen. Beachten Sie bitte, dass hierbei einzelne Buchungen erzeugt werden und die Hauptzeile nicht importiert wird (sonst würde der Saldo nicht mehr stimmen).

 

Exkurs: Erstellen einer Importregel

Mit einer Importregel können Sie anhand verschiedener Kriterien festlegen, wann das eingestellte Gegenkonto automatisch zugewiesen werden soll oder auch eine Buchung nicht importiert werden soll. Klicken Sie auf das Ordnersymbol am rechten Ende der Buchungszeile, dann kommen Sie in folgenden Dialog:

Im Kasten „Zuordnung“ können Sie einen oder mehrere Begriffe auswählen, der/die im Buchungstext vorkommen müssen, damit eine Buchung dem zuvor eingestellten Gegenkonto zugewiesen wird. Mit dem Haken bei „Einnahme“ oder „Ausgabe“ können Sie festlegen, ob es sich bei der Buchung um eine Einnahme oder Ausgabe handeln muss. Außerdem können Sie noch angeben, dass der Buchungsbetrag in einem bestimmten Bereich liegen oder einem exakten Betrag entsprechen muss.

Die Begriffe sind mit „UND“ verknüpft. Wenn Sie also mehrere auswählen, müssen alle auch bei den anderen Buchungszeilen vorhanden sein, denen mit der Regel das gleiche Gegenkonto zugewiesen werden soll.

Die Kriterien Einnahme bzw. Ausgabe sind untereinander mit „ODER“ verknüpft, die Erfüllung einer Bedingung (Einnahme oder Ausgabe) ist ausreichend. Wenn Sie noch einen Betrag oder einen Betragsbereich einstellen, ist dieser mit UND zu Einnahme oder Ausgabe verknüpft.

Entfernen Sie den Haken bei „Buchung importieren“, erstellen Sie eine Regel, damit Buchungen, die den gewählten Kriterien entsprechen, nicht importiert werden. Wenn Sie alle Kriterien eingestellt haben, klicken Sie auf OK. Ist die automatische Kontozuordnung aktiviert, wird versucht die Regel sofort auf alle weiteren Buchungszeilen denen noch kein Gegenkonto zugeordnet wurde anzuwenden.

 

Ausgleich eines offenen Posten

Um offene Posten über dem Buchungsimport auszugleichen, klicken Sie in die Spalte „Kundendaten/OP.Nr.“ und tragen entweder direkt die Nummer des offenen Postens ein oder klicken Sie auf das erscheinende Ordnersymbol und wählen den offenen Posten aus einer Liste aus.

     
Abb.: Maske in doppelter BH       Abb.: Maske in EA-Rechnung

Wie Sie sehen können, entspricht der Betrag beim offenen Posten nicht dem Betrag in der Buchungszeile 1, weil z.B. noch Mahngebühren hinzugekommen sind. Nachdem Sie die Zeile mit dem offenen Posten ausgewählt haben, klicken Sie auf „Übernehmen“.

 

In der EA-Rechnung

In der Buchungszeile wird nun ein Fehler angezeigt, allerdings auch ein Hinweis darauf wie weiter vorzugehen ist.

Klicken Sie nun auf das grüne Plus, wird die Buchungszeile automatisch in zwei Zeilen aufgeteilt. In der ersten Zeile wird der Betrag dem des offenen Posten angeglichen, in der zweiten Zeile wird der Restbetrag zur Verbuchung vorgeschlagen.

In beiden Zeilen können Sie nun noch den Text anpassen und so z.B. in der zweiten Zeile „Mahngebühren“ eingeben. Sie können außerdem auch ein Gegenkonto und einen Steuercode einstellen. Hat ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Buchung beglichen, kann man diese Buchung auch entsprechend auf die dazugehörigen offenen Posten aufteilen.

Zum Schluss sollte Ihr Fenster ca. so aussehen:

Jeder Buchung ist entweder ein Gegenkonto oder ein offener Posten zugeordnet, bzw. bei Buchungen, die nicht importiert werden sollen, ist der Haken zum Import entfernt. Abschließend noch auf „Import“ geklickt und Sie haben die Buchungszeilen von Ihrem Bankkonto in Ihrer Buchhaltung.

 

In der doppelten Buchhaltung

In der Bilanz können Sie entweder den gesamten Betrag auf einmal verbuchen

oder Sie teilen die Buchungszeile auf und verbuchen in einer Zeile nur den Betrag des offenen Postens, um diesen auszugleichen und buchen den Rest direkt auf ein Erlöskonto:

In beiden Zeilen können Sie nun noch den Text anpassen und so z.B. in der zweiten Zeile „Mahngebühren“ eingeben. Sie können außerdem auch ein Gegenkonto und einen Steuercode einstellen. Hat ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Buchung beglichen, kann man diese Buchung auch entsprechend auf die dazugehörigen offenen Posten aufteilen.

Zum Schluss sollte Ihr Fenster ca. so aussehen:

Jeder Buchung ist entweder ein Gegenkonto oder ein offener Posten zugeordnet, bzw. bei Buchungen, die nicht importiert werden sollen, ist der Haken zum Import entfernt. Abschließend noch auf „Import“ geklickt und Sie haben die Buchungszeilen von Ihrem Bankkonto in Ihrer Buchhaltung.

Siehe auch: Bankdatenimport in ProSaldo.net

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Das sagen die Anwender:

Elisabeth Maurer
Büro2go find ich eine geniale Idee von der Erste Bank. Gerade für mich als Selbstständigen ist so ein Tool eine tolle Arbeitserleichterung, wenn ich bei Kunden Vor-Ort bin!
Ing. Mag. Markus Mandl, PC EDV Dienstleistungen Mandl
ProSaldo.net war von Anfang an selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten.