Bereits im Jahr 2010 stellt ein Urteil des unabhängigen Finanzsenats klar, dass bei Angabe einer ungültigen UID des Lieferanten auf der Rechnung kein Anspruch auf Vorsteuerabzug besteht. Mit der Änderung der Umsatzsteuer-Richtlinien vom November 2013 wurde dies weiter unterstrichen.
Bei welchen Rechnungen wird die UID-Prüfung relevant?
Auf Rechnungen über EUR 400,- ist die UID-Nummer des Lieferanten verpflichtendes Rechnungsmerkmal, außer es handelt sich um Lieferungen oder sonstige Leistungen, für die das Recht auf Vorsteuerabzug nicht besteht (z.B. Kleinunternehmer).
Durch das 2. Abgabenänderungsgesetz 2002 wurde der § 11 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes unter anderem dahingehend erweitert, dass die dem ausstellenden Unternehmer zugeteilte UID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) auf der Rechnung anzugeben ist.
Die Randzahl 1539 der Umsatzsteuer-Richtlinien stellt klar, dass das Vorliegen aller Rechnungsmerkmale die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist und nur hinsichtlich der fortlaufenden Nummer der Rechnung vom Leistungsempfänger keine Überprüfung vorzunehmen ist.
Daher muss der Leistungsempfänger (Rechnungsempfänger) – soweit ihm zumutbar – die Richtigkeit aller Merkmale (ausgenommen der fortlaufenden Nummer) überprüfen, wenn die ausgewiesene Vorsteuer geltend gemacht werden soll.
Wie soll man in der Praxis diesbezüglich vorgehen?
1) Bei großen Aufträgen (großen Rechnungsbeträgen und entsprechend hohen Vorsteuerbeträgen) kann die UID-Nummer bereits vor Auftragserteilung erstmals überprüft werden. Stellt sich heraus dass auf den Geschäftspapieren des zukünftigen Lieferanten eine ungültige UID-Nummer angegeben ist, wäre die Abklärung schon vor Auftragserteilung ratsam.
2) Beim Erhalt der ersten Rechnung sollte dann auf jeden Fall die UID geprüft werden und der Prüfbeleg (z.B. bei der Rechnung) abgelegt werden.
3) Bei einer laufenden Geschäftsbeziehung sollte dann in regelmäßigen Abständen – bei sehr hohen Rechnungsbeträgen sogar immer – ein aktuelles Prüfergebnis abgefragt und abgelegt werden.
Tipp: Führe die UID-Prüfung – vor allem bei neuen Lieferanten oder Verdacht auf finanzielle Schwierigkeiten beim Lieferanten – immer vor der Bezahlung der Rechnung durch! Rechnungsreklamationen werden bei deinem Lieferanten idR mit weitaus höherer Priorität behandelt, wenn die Zahlung noch nicht erfolgt ist.
4) Hast du den Verdacht, dass sich der Lieferant in finanziellen Schwierigkeiten befindet oder in seinen Steuerangelegenheiten nicht sehr sorgfältig ist, dann sollte immer ein aktuelles Prüfergebnis vorliegen.
5) Ist für eine Lieferung oder Leistung eine Anzahlung zu leisten, lass dir eine Anzahlungsrechnung – mit UID-Nummer deines Lieferanten – ausstellen und prüfe die UID-Nummer vor der Bezahlung.
Die Prüfung kann über FinanzOnline oder MIAS erfolgen. Details findest du in unserem Blogartikel „UID-Prüfung“
Wie unterstützt ProSaldo.net die UID-Prüfung von Lieferanten?
Unabhängig, ob du in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung deine offenen Posten erfasst oder in der doppelten Buchhaltung die Eingangsrechnungen buchst, kannst du in ProSaldo.net deine Lieferanten anlegen und die UID-Prüfung beliebig oft ausführen. Das Prüfergebnis von MIAS wird als PDF-Datei ausgegeben, die du für die Ablage speichern oder drucken kannst.
Lege im Menü „Kontakt“ ein Kontakt für deinen Lieferanten an. Hinterlege unter „Stammdaten“ die UID deines Lieferanten und klicke rechts daneben auf die zwei Pfeilchen.
Besonders praktisch:
Das Ergebnis der UID-Prüfung (Name und Anschrift des Unternehmens) kannst du gleich direkt in die Stammdaten übernehmen – so sparst du Zeit bei der Stammdatenerfassung!
Mit „Drucken“ erhältst du das Prüfprotokoll als PDF-Datei.
UID-Prüfung für ProSaldo Studio-Anwender
Selbstverständlich steht dir in ProSaldo Studio Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Bilanz und Vereinsbuchhaltung die UID-Prüfung ebenso zur Verfügung.
Dazu legst du im Menü „Konten“ ein neues Konto mit Typ „Kreditor“ an und klickst unter „Stammdaten“ auf „Bearbeiten“.
Zum Start der MIAS UID-Prüfung klickst du auf das Symbol rechts vom UID-Eingabefeld.
