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ProSaldo.net – Verwaltung Ihrer Kunden-, Lieferantendaten

2. August 2010 von Markus S.

ProSaldo.net bietet eine großzügige aber doch einfach zu bedienende Stammdatenverwaltung für Ihre Kunden- und Lieferantendaten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Daten anlegen, Zusatzinfos erfassen und auch gleich Belege erstellen.

 

Kunden und Lieferanten anlegen

Wählen Sie unter "Stammdaten" das Menü "Kunden", um alle Kunden aufzulisten bzw. "Lieferanten", um Ihre Lieferanten aufzulisten.

Hat ein Adressensatz beide Kennungen, können Sie ihn unter beiden Bereichen aufrufen. Um einen neuen Kunden anzulegen, wählen Sie den Button "Kunden hinzufügen".

 In der Suchmaske können Sie nach 9 verschiedenen Kriterien in Ihrer Kunden/Lieferantenliste nach Einträgen suchen, über das Symbol „bearbeiten“ ergänzen oder ändern Sie die gespeicherten Stammdaten.

 In der ersten Maske "Personendaten" erfassen Sie Name, Anschrift und andere Kontaktdaten, alle Postleitzahlen in Österreich sind hinterlegt. Analog dazu werden auch neue Lieferanten angelegt, hier mit dem Button "Lieferanten hinzufügen".

Achtung: Bei Firmenkunden erfassen Sie bitte auch die UID-Nummer, damit eine dem Umsatzsteuergesetz (UStG) entsprechende Rechnung erstellt werden kann, sowie vom Programm die dazu erforderlichen Umsatzsteuer-Auswertungen (U30 und/oder Zusammenfassende Meldung) generiert werden können.

Unbedingt erfasst werden muss die UID-Nummer in folgenden Fällen:

  • Lieferung oder sonstige Leistung an einen Firmenkunden aus dem europäischen Gemeinschaftsgebiet.
  • Lieferung oder sonstige Leistung an einen inländischen Firmenkunden bei Geschäften mit Übergang der Steuerschuld (Bauleistungen oder Abfallwirtschaft)
  • Lieferung oder sonstige Leistung an einen inländischen Firmenkunden mit Rechnungsbetrag ab 10.000 EUR

 Bitte vergessen Sie auch keinesfalls, die UID-Nummer mit der prosaldo.net-Funktion auf ihre Gültigkeit zu prüfen!

In der Maske „Bankverbindungen“ geben Sie IBAN und BIC ein. Stehen Ihnen nur die Bankleitzahl und die Kontonummer zur Verfügung, haben wir eine Zusatzfunktion eingebaut, mit der Sie automatisch den IBAN berechnen können.

Maske „Rechnungskonditionen“: Erfassen Sie hier die Zahlungsfrist (wird für die Mahnungen benötigt), die Rechnungskonditionen (wird auf der Rechnung angedruckt) sowie die Zahlungsart. Über die Zahlungsart steuert das Programm, ob eine Rechnung automatisch von den Mahnungen ausgenommen werden soll. Wird zB als Zahlungsart "Kreditkarte" ausgewählt, setzt das Programm automatisch eine Mahnsperre.

 Maske „Sonstiges“: In diesem Bereich stellen Sie ein, mit welcher Steuerart eine Rechnung für diesen Kunden erstellt werden soll (Österr. Umsatzsteuer, innergemeinschaftliche Lieferung, Sonstige Leistung usw). Die Steuerart regelt im Programm, ob Umsatzsteuer verrechnet werden soll und in welcher Position der Umsatzsteuer-Voranmeldung dieser Umsatz auszuweisen ist.

Kundennummer vergeben

Standardgemäß wird die Kundennummer automatisch vom Programm fortlaufend vergeben. Zur Kundennummer passend wird auch automatisch die OP-Kontonummer (jene Kontonummer, unter der die Rechnung in der Buchhaltung geführt wird) erzeugt.

Als Startwert wird automatisch 10000 verwendet. Damit können bis 90.000 Kunden angelegt werden und alle Kundennummern/Kontonummern haben die gleiche Stelligkeit.

Möchten Sie die Kundennummern selbst vergeben, können Sie die Automatik unter "Einstellungen" - "Allgemein" - "Kundennummer" deaktivieren. Selbstverständlich kann die Automatik auch nur vorübergehend ausgeschaltet werden, um zB bestehende Kunden mit der vorhandenen Nummer zu erfassen. Um sicherzugehen, dass keine Kundennummern damit doppelt vergeben werden, prüft das Programm mittels der Option "Duplikate prüfen" auf mehrfach vergebene Kundennummern.

 Achtung: Die Automatik kann nur für numerische Kundennummern verwendet werden!

Belege erstellen

Sobald eine Adresse unter "Kunden" angelegt wird, können Sie damit Angebote, Aufträge und Lieferscheine erstellen. Einfach im Auswahlfeld beim Kunden den gewünschten Beleg auswählen, Betreff schreiben, Produkte auswählen* und  gegebenenfalls die vordefinierten Zahlungsbedingungen etc. überschreiben.

Wird eine Rechnung abgeschlossen, erstellt das Programm dazu automatisch ein Kundenkonto (bei der ersten Rechnung dieses Kunden) sowie einen offenen Posten (= unbezahlte Rechnung).

*zur Artikel- und Lagerverwaltung folgt in den nächsten Wochen ein weiterer Blog-Artikel

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Das sagen die Anwender:

Stefan Guggemos
ProSaldo.net war von Anfang an selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten.
Alle technischen Aspekte werden von ProSaldo.net übernommen, das ist eine feine Sache. Wir müssen uns nicht drum kümmern, alles zu sichern.
Christian Haberl, Humanbrand Media GmbH