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E-Rechnung an den Bund

3. Februar 2014 von Oliver B.

Seit 01.01.2014 müssen Rechnungen an Bundesdienststellen elektronisch erstellt und übermittelt werden. Wie erstellt man nun eine E-Rechnung, die alle Anforderungen des Bundes erfüllt?

 

Der Kunde Bund

Öffnen Sie den bereits angelegten Kunden (oder legen Sie einen neuen Kunden an) und klicken Sie auf den Reiter „Sonstiges“.

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Hier können Sie einstellen, dass für diesen Kunden die E-Rechnung an den Bund aktiviert werden soll. Ebenso können Sie hier Ihre Lieferantennummer angeben, die Sie bei dieser Bundesdienststelle haben.

 

Die Rechnung

Wenn Sie nun für diesen Kunden eine Rechnung erstellen, wird automatisch die E-Rechnung an den Bund aktiviert. Sie können die E-Rechnung an den Bund allerdings noch nachträglich während der Rechnungserstellung aktivieren, falls Sie die E-Rechnung an den Bund beim Kunden zuvor nicht aktiviert haben.

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Sie finden hier Ihre Lieferantennummer, die Bankverbindung aus Ihrem Betrieb und die E-Mail-Adresse Ihres Benutzers. Sie können diese Daten auch jederzeit in der Rechnung ändern. Beachten Sie aber bitte, dass diese Daten Pflichtangaben sind, ohne die Sie keine E-Rechnung an den Bund senden können.

Eine weitere Pflichtangabe ist die Auftragsreferenz. Diese kann eine Bestellnummer, eine Einkäufergruppe oder eine Einkäufergruppe:Referenz sein. Sie erfahren die Auftragsreferenz bei Ihrem Auftraggeber.

Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die Auftragsreferenz eine Bestellnummer ist. In diesem Fall müssen Sie beim jeweiligen Produkt angeben, auf welche Bestellpositionsnummer sich diese Rechnungsposition bezieht.

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Beim Abschluss einer E-Rechnung an den Bund wird erneut überprüft, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind.

 

Übermittlung einer E-Rechnung an den Bund

Wenn Sie die betreffende Rechnung in der Rechnungsübersicht markieren, sehen Sie eine Reihe von Symbolen:

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Klicken Sie auf das 3. Symbol von links (grüner Pfeil nach oben).

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Sie können nun das XML-File lokal speichern und dann im Unternehmensserviceportal manuell hochladen. Oder Sie können das XML-File direkt aus ProSaldo.net an das Webservice des Unternehmensserviceportals senden. Dazu müssen Sie aber bereits einen Webservice-Benutzer im Unternehmensserviceportal angelegt haben. Nähere Angaben über die Anlage eines Webservice-Benutzers im Unternehmensserviceportal finden Sie in einem unserer Blogartikel

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Das sagen die Anwender:

Stefan Guggemos
Büro2go find ich eine geniale Idee von der Erste Bank. Gerade für mich als Selbstständigen ist so ein Tool eine tolle Arbeitserleichterung, wenn ich bei Kunden Vor-Ort bin!
Ing. Mag. Markus Mandl, PC EDV Dienstleistungen Mandl
ProSaldo.net war von Anfang an selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten.