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Die Verbuchung von Fehl- und Überzahlungen in der EA-Rechnung

15. September 2011 von Martina J.

Zahlendreher, Rechnungsduplikate und falsche Zahlungsvorlagen verursachen fallweise den Eingang nicht zuordenbarer Zahlungen. Für einen korrekten Saldo am Bankkonto müssen auch diese Fehlzahlungen verbucht werden.

Niemand bezahlt mir freiwillig zu viel Geld - oder doch?

Freiwillig bezahlt selten jemand zu viel Geld, aber eine per E-Mail erhaltene Rechnung kann unabsichtlich 2x ausgedruckt werden, statt 13 ist schnell einmal 31 getippt, und ist man in Eile, kann im Internetbanking schon einmal die falsche Zahlungsvorlage erwischt werden. Oft bemerkt der Kunde seinen Irrtum erst wesentlich später, beim Kontrollieren der Kontoauszüge oder wenn für eine vermeintlich bezahlte Rechnung eine Mahnung kommt.

Vor einem ähnlichen Problem steht die Buchhaltung auch dann, wenn auf der Zahlung keine oder keine ausreichenden Hinweise zu finden sind, anhand dessen man den Auftraggeber der Zahlung einem Kunden eindeutig zuordnen kann.

Ungelegen kommen solche Eingänge grundsätzlich - man hat gerade die Hälfte der Kontoauszüge aufgebucht und stößt auf eine Zahlung, die nicht oder nur teilweise zugeordnet werden kann.

Auf welches Konto bucht man den Zahlungseingang?

Kann man die Zahlung einem Kunden und einer offenen Rechnung zuordnen - auch wenn der Betrag nicht übereinstimmt - bucht man in einer ersten Buchung den tatsächlich offenen Rechnungsbetrag wie gewohnt auf das entsprechende Einnahmen-Konto.

Beträgt der darüber hinausgehende Teil lediglich ein paar Cent, bucht man diese in der Praxis sofort entweder auf das gleiche Einnahmenkonto oder in einer zweiten Buchung auf ein eigenes Einnahmen-Konto "Centdifferenzen" aus.

Übersteigt der nicht zuordenbare Betrag hingegen eine Centdifferenz, dann wird dieser vorerst auf einem Verrechnungskonto wie zB "9999 - Nicht zuordenbare Bankbewegungen" zwischengeparkt. Ist die Zahlung nicht einmal einem Kunden eindeutig zuordenbar, kann man die gesamte Zahlung ebenso vorläufig auf das Konto 9999 buchen.

So kann man an der Buchhaltung weiterarbeiten, ohne dass dieser Eingang eine laufende Differenz zwischen Banksaldo in der Buchhaltung und am Kontoauszug bewirkt.

So rasch als möglich muss die Zahlung überprüft und korrekt gebucht werden, denn spätestens vor Abgabe der Umsaztsteuervoranmeldung vom betreffenden Zeitraum muss für die Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung entschieden sein, ob der Zahlungseingang zu versteuern ist.

Muss man solchen Fehlzahlungen überhaupt nachgehen?

Ja, das verlangt die kaufmännische Sorgfaltspflicht. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kommt noch hinzu, dass mit dem Zahlungseingang auch die Steuerpflicht ausgelöst wird - vorausgesetzt, diese Zahlung hat eine Grundlage, die vom Umsatzsteuer- bzw. Einkommensteuergesetz erfasst wird.

Im Normalfall bedeutet das: Haben Sie für diesen Kunden eine Leistung erbracht oder eine Lieferung getätigt bzw. werden Sie das tun (es besteht bereits ein Auftrag oder eine Bestellung), dann ist der Zahlungseingang steuerpflichtig. Bei Bestellung oder Auftrag ist das deshalb so, da im Falle einer Betriebsprüfung der Prüfer den Zahlungseingang möglicherweise als Anzahlung ansehen würde.

Die Zahlung ist in diesem Fall in die Umsatzsteuervoranmeldung aufzunehmen bzw. im Gewinn des betreffenden Geschäftsjahres einzurechnen.

Hier nimmt der Gesetzgeber auch keine Rücksicht darauf, ob die Zahlung leicht zuordenbar ist oder Detektivarbeit erfordert. Bitte achten Sie in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unbedingt darauf, dass der fragliche Zahlungseingang vor Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für den betreffenden Zeitraum geklärt werden muss.

Beispiel 1:

Herr Mayer überweist Ihnen ohne weitere Angaben 120 EUR. In Ihrer Kundenkartei gibt es jedoch keinen Herrn Mayer (weil zB seine Lebensgefährtin, Frau Huber, Ihre Kundin ist und eine offene Rechnung über EUR 120 hat). Der Zahlungseingang ist steuerplichtig.

Beispiel 2:

Herr Mayer überweist Ihnen mit RG 17352 EUR 120,-. Herr Mayer hat jedoch alle seine Rechnungen vollständig bezahlt und keine neue Bestellung/keinen neuen Auftrag offen (weil zB Herr Mayer eigentlich seinen Lieferanten X bezahlen wollte und versehentlich bei seinen Zahlungsvorlagen Y ausgewählt hat). Die Zahlung ist grundsätzlich vorerst nicht steuerpflichtig, da sie keine Grundlage für eine Besteuerung nach dem Umsatz- oder Einkommensteuergesetz aufweist.

Welche Möglichkeiten bestehen zur Aufklärung der Zahlung?

Direkte Nachfrage

Wenn der Auftraggeber der Zahlung einem Kunden in Ihrem System eindeutig zuordenbar ist (durch Kundennummer oder alter Rechnungsnummer):

- Prüfen Sie, ob im Kundenstamm eine e-Mail-Adresse oder Telefonnummer vermerkt sind oder

- recherchieren Sie in Online-Adressenverzeichnissen (zB Herold), ob Sie Kontaktdaten ausfindig machen können und kontaktieren Sie den Kunden.

Prüfung aller Geschäftsfälle des Kunden

Möglicherweise gibt es noch nicht verrechnete aktuelle Geschäftsfälle für den Kunden wie zB eine neue Bestellung, einen neuen Auftrag oder Lieferschein, dem die Zahlung zuordenbar ist.

In diesem Fall stehen Sie steuerlich auf der sichersten Seite, wenn Sie den Eingang als Anzahlung auf das neue Geschäft sehen und entsprechend steuerpflichtig verbuchen.

Prüfung auf Adressenduplikate oder zusammengehörende Kunden

Durch Tippfehler, schwer leserliche Handschrift uä wurde vielleicht bei der Bestellung das bestehende Kundenkonto nicht gefunden und der Kunde nochmals angelegt. Durchsuchen Sie Ihren Adressenstamm nach Name und Adresse bzw. auch nach Fragmenten aus Adresse oder Name.

So können Sie aufklären, wenn ein Inhaber mehrere Geschäfte/Betriebe hat oder mehrere Personen einer Familie als unterschiedliche Kunden in Ihrer Adressenverwaltung angelegt sind, aber die Rechnungen gemeinsam bezahlt werden.

Die Suche nach Namens- oder Adressenfragmenten ist ebenso ratsam, wenn bisher kein Kunde zuordenbar war.

Prüfung nach Rechnungsbetrag

War die Suche bisher nicht erfolgreich, kann eine Suche nach dem Rechnungsbetrag hilfreich sein. Beziehen Sie in die Suche auch bezahlte Rechnungen für einige Monate zurück ein.

Erhalten Sie einen Treffer bei den bereits bezahlten Rechnungen, prüfen Sie nochmals den Zahlungseingang - wurde der schon länger zurückliegende Zahlungseingang möglicherweise einem falschen Kunden zugeordnet?

Prüfen Sie bei Betragsübereinstimmungen Name und - soweit vorhanden - die Anschrift. So können Sie herausfinden, ob der Zahlungsauftraggeber Maximilian Meyer in Ihrem Kundenstamm als Max Maier doch eine offene Rechnung hat.

Entscheidungsfindung

Nach ausführlicher Prüfung des Sachverhaltes müssen Sie entscheiden, ob diese Zahlung eindeutig ein Irrläufer ist (ihr also keinerlei Leistung, Lieferung oder anderer Bezug zugrunde liegt, der eine Steuerpflicht auslöst) oder nicht.

Liegt die Eindeutigkeit nicht vor, ist der sicherste Weg, die Zahlung als steuerpflichtig zu behandeln. Sollte sich zu einem späteren Zeitpunkt doch herausstellen, dass es sich um eine Fehlzahlung handelt, wird die steuerpflichtige Buchung - zB zum Zeitpunkt der Rückzahlung - storniert.

Buchungsbeispiele

Beispiel 1

Kunde A überweist EUR 100,-. Der offene Rechnungsbetrag von A beträgt 99,95 EUR.-

Beispiel 2

Kunde B überweist EUR 199,95. Der offene Rechnungsbetrag von B beträgt 99,95 EUR. Bei der Recherche hat sich herausgestellt, dass der Kunde eine ältere Rechnung unabsichtlich ein zweites Mal überwiesen hat. Die Rücküberweisung wurde vereinbart.

Die Verbuchung erfolgt in zwei Schritten. Der zuordenbare Betrag wird als Einnahme verbucht, der nicht zuordenbare Betrag wird auf Konto 9999 geparkt.

Bei der Rücküberweisung wird gebucht:

Beispiel 3

Kunde C überweist EUR 149,50. Der offene Rechnungsbetrag beträgt nur 99,50. Bei der Überprüfung hat sich herausgestellt, dass der Kunde soeben erneut bestellt hat, die Überzahlung wird auf die neue Rechnung angerechnet.

Verbuchung der offenen Rechnung:

Verbuchung des Restbetrages für die neue Rechnung:

Beispiel 4

Herr D überweist EUR 119,90. Trotz ausführlicher Recherche kann der Zahlungseingang nicht zugeordnet werden.

Fehlzahlungen

Zwei Tage später meldet sich das Bankinstitut unseres Firmenkontos mit der Bitte, die Zahlung rückleiten zu dürfen, denn Herr D hat bei dieser Überweisung die Kontonummer falsch erfasst. Am Kontoauszug vom nächsten Werktag findet sich die Rückbuchung.

Fehlzahlungen

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Das sagen die Anwender:

Christian Haberl
Büro2go find ich eine geniale Idee von der Erste Bank. Gerade für mich als Selbstständigen ist so ein Tool eine tolle Arbeitserleichterung, wenn ich bei Kunden Vor-Ort bin!
Ing. Mag. Markus Mandl, PC EDV Dienstleistungen Mandl
Alle technischen Aspekte werden von ProSaldo.net übernommen, das ist eine feine Sache. Wir müssen uns nicht drum kümmern, alles zu sichern.
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