Ein Buch ragt aus dem Bildschirm eines Laptops.

Die größten Irrtümer der Buchhaltung – Teil 3

9. Juni 2010 von Birgit L.

Irrtum: Mein Fahrtenbuch kann ich auch in einer Excel-Datei führen.

Richtig ist vielmehr:

Grundsätzlich akzeptiert die österreichische Finanzverwaltung EXCEL-Aufzeichnungen seit 2007 nicht mehr als Fahrtenbuch.

Hintergrund

Um Fahrtkosten als Betriebsausgaben geltend zu machen schreibt die Finanz das Führen eines Fahrtenbuchs vor. Nach Meinung der Finanzverwaltung sollte das Fahrtenbuch händisch in Form einer fortlaufenden lückenlosen Aufzeichnung aller geschäftlichen und privaten Fahrten geführt werden.

Natürlich ist das händische Schreiben eines Fahrtenbuchs im Computer-Zeitalter nicht mehr sehr attraktiv. Der Steuerpflichtige ist es gewohnt, Geschäftsfälle elektronisch zu erfassen. Was liegt also näher als das Fahrtenbuch als Liste in einer EXCEL-Datei zu führen?

Die österreichische Finanzverwaltung hat sich der Meinung des deutschen Bundesfinanzhofs (BFH) angeschlossen, der EXCEL-Aufzeichnungen grundsätzlich nicht als Fahrtenbücher akzeptiert. Excel-Dateien erlauben nachträgliche Veränderungen und entsprechen damit nicht den steuerlichen Formalerfordernissen.

Seit 2007 akzeptiert auch die österreichische Finanz EXCEL-Aufzeichnungen in der Regel nicht mehr. Im Rahmen einer Betriebsprüfung können EXCEL-Listen allerdings dann akzeptiert werden, wenn die Aufzeichnungen inhaltlich mit anderen Beweismitteln (zB zusätzliches händisches Fahrtenbuch) übereinstimmen. Hier kommt es stark auf die Würdigung des entsprechenden Prüfers an.

 Elektronische Erfassung ist unter bestimmten Bedingungen zulässig

Daraus folgt, dass ein Fahrtenbuch grundsätzlich auch elektronisch geführt werden kann, wenn

  • keine nachträglichen Manipulationen möglich sind,
  • alle beruflichen und inhaltlichen Fahrten beinhaltet sind,
  • die Aufzeichnungen fortlaufend und übersichtlich sind,
  • die Aufzeichnungen zeitnah geführt werden,
  • eine Möglichkeit zur inhaltlichen Überprüfung mit vertretbarem Aufwand möglich ist und
  • die elektronischen Aufzeichnungen insgesamt eine Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bieten.

Ein elektronisches Programm kann also als Fahrtenbuch eingesetzt werden. Das Programm muss aber eine technische Gewähr dafür bieten, dass nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms ausgeschlossen sind. Dies trifft für EXCEL-Listen regelmäßig nicht zu, denn diese Listen können nachträglich verändert werden.

1 0

30. Juni 2019 von Lydia R.

Wie verbuche ich Zahlungen ans Finanzamt?

mehr lesen

10. Juni 2019 von Christina S.

Begriffe aus der Buchhaltung: Absetzung für Abnutzung (AfA) - oder doch Abschreibung?

mehr lesen

5. Juni 2019 von Martina J.

Umbuchungen zwischen Bank und Kassa

mehr lesen

16. Mai 2019 von Martina J.

Innergemeinschaftliche Lieferungen in der EA-Rechnung

mehr lesen

Kundenstimmen

Christian Haberl
Humanbrand
Alle technischen Aspekte werden von ProSaldo.net übernommen, das ist eine feine Sache. Wir müssen uns nicht drum kümmern, alles zu sichern.
Elisabeth Maurer
Veda Vital
Meine Lieblingsfunktion? Die Umsatzsteuer-Voranmeldung! Da klick ich drauf, es kommt fix und fertig. Das finde ich faszinierend!
Stefan Guggemos
Escape Mission/Sharkfin Entertainment
ProSaldo.net war von Anfang an selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten.