Ein Buch ragt aus dem Bildschirm eines Laptops.

Die größten Irrtümer der Buchhaltung – Teil 3

9. Juni 2010 von Birgit L.

Irrtum: Mein Fahrtenbuch kann ich auch in einer Excel-Datei führen.

Richtig ist vielmehr: Grundsätzlich akzeptiert die österreichische Finanzverwaltung EXCEL-Aufzeichnungen seit 2007 nicht mehr als Fahrtenbuch.

Hintergrund

Um Fahrtkosten als Betriebsausgaben geltend zu machen schreibt die Finanz das Führen eines Fahrtenbuchs vor. Nach Meinung der Finanzverwaltung sollte das Fahrtenbuch händisch in Form einer fortlaufenden lückenlosen Aufzeichnung aller geschäftlichen und privaten Fahrten geführt werden.

Natürlich ist das händische Schreiben eines Fahrtenbuchs im Computer-Zeitalter nicht mehr sehr attraktiv. Als Steuerpflichtiger bist du es gewohnt, Geschäftsfälle elektronisch zu erfassen. Was liegt also näher als dein Fahrtenbuch als Liste in einer EXCEL-Datei zu führen?

Die österreichische Finanzverwaltung hat sich der Meinung des deutschen Bundesfinanzhofs (BFH) angeschlossen, die EXCEL-Aufzeichnungen grundsätzlich nicht als Fahrtenbücher akzeptiert. Excel-Dateien erlauben nachträgliche Veränderungen und entsprechen damit nicht den steuerlichen Formalerfordernissen.

Seit 2007 akzeptiert auch die österreichische Finanz EXCEL-Aufzeichnungen in der Regel nicht mehr. Im Rahmen einer Betriebsprüfung können EXCEL-Listen allerdings dann akzeptiert werden, wenn die Aufzeichnungen inhaltlich mit anderen Beweismitteln (z.B. zusätzliches händisches Fahrtenbuch) übereinstimmen. Hier kommt es stark auf die Würdigung des entsprechenden Prüfers an.

 Elektronische Erfassung ist unter bestimmten Bedingungen zulässig

Daraus folgt, dass dein Fahrtenbuch grundsätzlich auch elektronisch geführt werden kann, wenn:

  • keine nachträglichen Manipulationen möglich sind,
  • alle beruflichen und inhaltlichen Fahrten beinhaltet sind,
  • die Aufzeichnungen fortlaufend und übersichtlich sind,
  • die Aufzeichnungen zeitnah geführt werden,
  • eine Möglichkeit zur inhaltlichen Überprüfung mit vertretbarem Aufwand möglich ist und
  • die elektronischen Aufzeichnungen insgesamt eine Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bieten.

Ein elektronisches Programm kann also als Fahrtenbuch eingesetzt werden. Das Programm muss aber eine technische Gewähr dafür bieten, dass nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms ausgeschlossen sind. Dies trifft für EXCEL-Listen regelmäßig nicht zu, denn diese Listen können nachträglich verändert werden.

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