7. Mai 2010 von Birgit L.
Irrtum: Ich kann meine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in jeder Tabellenkalkulation führen. Ich brauche kein Buchhaltungsprogramm!
Richtig ist vielmehr: Die Verwendung von einfachen Tabellenkalkulationen ist aus folgenden Gründen für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unzulässig.
Seit dem Jahr 2007 gelten für alle, die in Österreich steuerpflichtig sind, folgende Bestimmungen der BAO (Bundesabgabenordnung):
Buchhaltungen (= doppelte Buchhaltung) oder Aufzeichnungen (= z.B. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Kassabuch, Wareneingangsbuch) müssen in Papier- oder auch elektronischer Form organisiert sein.
Wenn du dich für eine elektronische Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entscheidest, müssen auch folgende Kriterien nach § 131 Absatz 3 BAO zwingend erfüllt werden:
Was bedeutet das in „Klardeutsch“ für dich?
In EXCEL und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen können Eintragungen nachträglich so abgeändert bzw. überschrieben werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Eine vollständige Erfassung aller deiner Geschäftsfälle wäre somit nicht mehr gewährleistet!
Excel wäre nur dann im Sinne der BAO zum Führen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geeignet, wenn durch spezielle EXCEL-Programmierung gewährleistet wäre, dass Buchungen nicht nachträglich änderbar wären oder Änderungen in der EXCEL-Liste vollständig dokumentiert würden. Die Verwendung von einfachen EXCEL-Tabellen ist damit für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unzulässig.
Konsequenzen im Falle einer Betriebsprüfung
Der Verstoß gegen diese gesetzlichen Bestimmungen ist strafbar. Im schlimmsten Fall kann die Verwendung einfacher EXCEL-Listen sogar zu einer Schätzung des Betriebsergebnisses im Rahmen einer Betriebsprüfung führen.
Prüfe daher sorgfältig alle von deinen für Buchhaltungszwecke eingesetzten Programme, ob diese unbeeinflussbar jede nachträgliche Änderung protokollieren und diese Protokollierung auch ausgegeben werden kann.
Wie gewährleisten die ProSaldo-Programme von haude die gesetzlichen Anforderungen?
Wenn du in einem ProSaldo Buchhaltungsprogramm (ProSaldo.net, ProSaldo E/A, ProSaldo Bilanz, ProSaldo Kassabuch, ProSaldo Wareneingangsbuch) eine Buchung löschtst, wird diese im System als gelöscht gekennzeichnet, bleibt jedoch im Original erhalten.
Wird eine Buchung geändert, wird die Originalbuchung als gelöscht markiert und eine neue Buchung wird erzeugt, so als ob du bei einer handschriftlichen Buchhaltung die Buchungszeile weiterhin lesbar durchstreichen und die neue Buchung dazu schreibst. Die geänderten Buchungen können in Auswertungen (z.B. Buchungsjournal) und beim "Export gem. §§ 131, 132 BAO" mit ausgegeben werden. Es ist somit jederzeit eine richtige, vollständige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsfälle durch das Programm gewährleistet.