Die größten Irrtümer der Buchhaltung - Teil 2

7. Mai 2010 von Birgit L.

Irrtum: Ich kann meine Einnahmen-/Ausgabenrechnung in jeder Tabellenkalkulation führen, ich brauche kein Buchhaltungsprogramm!

Richtig ist vielmehr: Die Verwendung von einfachen Tabellenkalkulationen ist aus folgenden Gründen für eine Einnahmen-/Ausgabenrechnung unzulässig.

Seit dem Jahr 2007 gelten für alle, die in Österreich steuerpflichtig sind, folgende Bestimmungen der BAO (Bundesabgabenordnung): Buchhaltungen (= doppelte Buchhaltung) oder Aufzeichnungen (= z.B. Einnahmen-/Ausgabenrechnung, Kassabuch, Wareneingangsbuch) müssen in Papier- oder auch elektronischer Form organisiert sein.

Wenn man sich für eine elektronische Einnahmen/Ausgabenrechnung entscheidet, müssen folgende Kriterien nach § 131 Absatz 3 BAO zwingend erfüllt werden:

Die Buchhaltung muss geordnet, vollständig und inhaltsgleich wiedergegeben werden können
Es muss gewährleistet sein, dass die Buchhaltung bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist wiedergegeben werden kann und
eine richtige und vollständige Erfassung und Wiedergabe der Geschäftsfälle durch eine entsprechende (technische) Einrichtung gewährleistet ist.

Was bedeutet das in „Klardeutsch“

In EXCEL und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen können Eintragungen nachträglich so abgeändert bzw. überschrieben werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Eine vollständige Erfassung aller Geschäftsfälle wäre somit nicht mehr gewährleistet!

Excel wäre nur dann im Sinne der BAO zum Führen der Einnahmen-/Ausgabenrechnung geeignet, wenn durch spezielle EXCEL-Programmierung gewährleistet wäre, dass Buchungen nicht nachträglich änderbar wären oder Änderungen in der EXCEL-Liste vollständig dokumentiert würden. Die Verwendung von einfachen EXCEL-Tabellen ist damit für eine Einnahmen-/Ausgabenrechnung unzulässig.

Konsequenzen im Falle einer Betriebsprüfung

Der Verstoß gegen diese gesetzlichen Bestimmungen ist strafbar. Im schlimmsten Fall kann die Verwendung einfacher EXCEL-Listen sogar zu einer Schätzung des Betriebsergebnisses im Rahmen einer Betriebsprüfung führen.

Prüfen Sie daher sorgfältig alle von Ihnen für Buchhaltungszwecke eingesetzten Programme, ob diese unbeeinflussbar jede nachträgliche Änderung protokollieren und diese Protokollierung auch ausgegeben werden kann.

Wie gewährleisten die ProSaldo-Programme von haude die gesetzlichen Anforderungen?

Wenn Sie in einem ProSaldo Buchhaltungsprogramm (ProSaldo.net, ProSaldo EA, ProSaldo Bilanz, ProSaldo Kassabuch, ProSaldo Wareneingangsbuch) eine Buchung löschen, wird diese im System als gelöscht gekennzeichnet, bleibt jedoch im Original erhalten.

Wird eine Buchung geändert, wird die Originalbuchung als gelöscht markiert und eine neue Buchung wird erzeugt, so als ob Sie bei einer handschriftlichen Buchhaltung die Buchungszeile weiterhin lesbar durchstreichen und die neue Buchung dazu schreiben. Die geänderten Buchungen können in Auswertungen (z.B. Buchungsjournal) und beim "Export gem. §§ 131, 132 BAO" mit ausgegeben werden. Es ist somit jederzeit eine richtige, vollständige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsfälle durch das Programm gewährleistet.