Ein Buch ragt aus dem Bildschirm eines Laptops.

Die größten Irrtümer der Buchhaltung - Teil 2

7. Mai 2010 von Birgit L.

Irrtum: Ich kann meine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in jeder Tabellenkalkulation führen. Ich brauche kein Buchhaltungsprogramm!

Richtig ist vielmehr: Die Verwendung von einfachen Tabellenkalkulationen ist aus folgenden Gründen für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unzulässig.

Seit dem Jahr 2007 gelten für alle, die in Österreich steuerpflichtig sind, folgende Bestimmungen der BAO (Bundesabgabenordnung):
Buchhaltungen (= doppelte Buchhaltung) oder Aufzeichnungen (= z.B. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Kassabuch, Wareneingangsbuch) müssen in Papier- oder auch elektronischer Form organisiert sein.

Wenn du dich für eine elektronische Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entscheidest, müssen auch folgende Kriterien nach § 131 Absatz 3 BAO zwingend erfüllt werden:

  • Deine Buchhaltung muss geordnet, vollständig und inhaltsgleich wiedergegeben werden können
  • Es muss gewährleistet sein, dass deine Buchhaltung bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist wiedergegeben werden kann und
  • eine richtige und vollständige Erfassung und Wiedergabe deine Geschäftsfälle durch eine entsprechende (technische) Einrichtung gewährleistet ist.


Was bedeutet das in „Klardeutsch“ für dich?

In EXCEL und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen können Eintragungen nachträglich so abgeändert bzw. überschrieben werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Eine vollständige Erfassung aller deiner Geschäftsfälle wäre somit nicht mehr gewährleistet!

Excel wäre nur dann im Sinne der BAO zum Führen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geeignet, wenn durch spezielle EXCEL-Programmierung gewährleistet wäre, dass Buchungen nicht nachträglich änderbar wären oder Änderungen in der EXCEL-Liste vollständig dokumentiert würden. Die Verwendung von einfachen EXCEL-Tabellen ist damit für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unzulässig.

 

Konsequenzen im Falle einer Betriebsprüfung

Der Verstoß gegen diese gesetzlichen Bestimmungen ist strafbar. Im schlimmsten Fall kann die Verwendung einfacher EXCEL-Listen sogar zu einer Schätzung des Betriebsergebnisses im Rahmen einer Betriebsprüfung führen.

Prüfe daher sorgfältig alle von deinen für Buchhaltungszwecke eingesetzten Programme, ob diese unbeeinflussbar jede nachträgliche Änderung protokollieren und diese Protokollierung auch ausgegeben werden kann.

 

Wie gewährleisten die ProSaldo-Programme von haude die gesetzlichen Anforderungen?

Wenn du in einem ProSaldo Buchhaltungsprogramm (ProSaldo.net, ProSaldo E/A, ProSaldo Bilanz, ProSaldo Kassabuch, ProSaldo Wareneingangsbuch) eine Buchung löschtst, wird diese im System als gelöscht gekennzeichnet, bleibt jedoch im Original erhalten.

Wird eine Buchung geändert, wird die Originalbuchung als gelöscht markiert und eine neue Buchung  wird erzeugt, so als ob du bei einer handschriftlichen Buchhaltung die Buchungszeile weiterhin lesbar durchstreichen und die neue Buchung dazu schreibst. Die geänderten Buchungen können in Auswertungen (z.B. Buchungsjournal) und beim "Export gem. §§ 131, 132 BAO" mit ausgegeben werden. Es ist somit jederzeit eine richtige, vollständige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsfälle durch das Programm gewährleistet.

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Kundenstimmen

Christian Haberl
Humanbrand
Alle technischen Aspekte werden von ProSaldo.net übernommen, das ist eine feine Sache. Wir müssen uns nicht drum kümmern, alles zu sichern.
Elisabeth Maurer
Veda Vital
Meine Lieblingsfunktion? Die Umsatzsteuer-Voranmeldung! Da klick ich drauf, es kommt fix und fertig. Das finde ich faszinierend!
Stefan Guggemos
Escape Mission/Sharkfin Entertainment
ProSaldo.net war von Anfang an selbsterklärend, sodass wir mit wenigen Rückfragen bei unserer Steuerberaterin selbstständig mit dem Programm arbeiten konnten.