HomeBlogBuchhaltungBuchhaltung mit Excel? Das sind die 3 Risiken (Stand 2023)

Buchhaltung mit Excel? Das sind die 3 Risiken (Stand 2023)

Wer das Risiko liebt, kann auf Excel als Buchhaltung zurückgreifen. Sicherer wäre jedoch der Einsatz einer professionellen, rechtskonformen Software.


Excel ist eine vielseitig einsetzbare Tabellenkalkulationssoftware, die auch gerne von Gründern verwendet wird. Das Einsatzgebiet ist scheinbar unendlich und reicht von der Verwendung als CRM-Tool-Ersatz bis hin zum Pflegen der eigenen Buchhaltung.

Obwohl Excel sehr viel kann, liegt genau darin die Schwäche der Software. Sie kann „alles“, hat aber keinen Fokus und keine Spezialisierung. Funktionen, die notwendig wären, um eine Buchhaltung sauber führen zu können, sind nicht vorhanden.

Solltest du dich in einer Betriebsprüfung wiederfinden, werden einfache Excel-Tabellen nicht ausreichend sein, da diese nachträglich veränderbar sind, wie wir es bereits im Artikel über die Irrtümer der Buchhaltung erwähnt haben. Um dir einen sicheren Einstieg in die Selbstständigkeit zu ermöglichen, haben wir hier drei besonders wichtige Risiken hervorgehoben, die der Einsatz von Excel als Buchhaltungstool mit sich bringt.

1. Buchhaltung mit Excel ist in Österreich nicht gesetzeskonform

Die gesetzliche Lage in Österreich ist streng. Bereits seit 2007 gilt die Bestimmung, dass Buchhaltungen und Aufzeichnungen entweder auf Papier oder in elektronischer Form organisiert sein müssen. Dabei ist es wichtig, dass die gesetzlichen Kriterien eingehalten werden: Unter anderem muss deine Buchhaltung nicht nur richtig und vollständig erfasst sein, sondern auch geordnet und inhaltsgleich (das bedeutet, dass nach der Erfassung keine Änderungen mehr vorgenommen werden dürfen).

Da Exceltabellen ohne spezielle Programmierung nachträglich veränderbar sind, ist die Verwendung dieser für eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung somit unzulässig. Falls du doch Excel verwendest, kann dies für dich zu unangenehmen Konsequenzen führen. Falls es zu einer Betriebsprüfung kommt, kann es zu einer Schätzung des Betriebsergebnisses kommen.

Achte deshalb darauf, dass die für deine Buchhaltung genutzten Programme nachträgliche Änderungen protokollieren und die Protokollierung auch ausgegeben werden kann. Bei ProSaldo.net sind die gesetzlichen Anforderungen gewährleistet. Solltest du eine Buchung löschen, wird diese als gelöscht gekennzeichnet, bleibt aber im Original erhalten und du bleibst auf der gesetzlich sicheren Seite.

2. Datensicherheit ist bei der Arbeit mit Excel nicht vorhanden

Eines der größten Risiken bei der Verwendung von Excel für deine Buchhaltung ist die Tatsache, dass du deine Formeln nicht in einem geschützten Bereich ausführen kannst.

Dies bedeutet, dass jeder, der Zugang zu deiner Datei hat, auch Zugang zu deinen Formeln hat und in der Lage sein wird, diese zu ändern oder sogar zu löschen. Falls dir das Bestehen deines Geschäfts am Herzen liegt, sollten an dieser Stelle deine Alarmglocken läuten. 

Solche Fehler oder Änderungen können nämlich auch durch unbeabsichtigte Missgeschicke entstehen und sich über Monate oder Jahre ziehen. Bei einer Prüfung sind solche Fehler schwierig nachzuweisen und zu argumentieren und können zu unschönen Konsequenzen führen.

Wenn du also deine Daten in Excel speicherst, solltest du darauf achten, dass alle Bereiche geschützt sind und keine Sicherheitslücken aufweisen. Nur so kannst du sicher sein, dass deine Daten vor unberechtigtem Zugriff gesichert sind.

3. Fehleranfälligkeit durch Tippfehler, Zahlendreher und fehlerhafte Excel-Formeln

Obwohl Excel gut für die Berechnung von Zahlen und Daten geeignet ist, kann es trotzdem zu Fehlern bei den Berechnungen kommen.

Wenn du Excel für deine Buchhaltung verwendest, musst du wahrscheinlich viele Daten manuell eingeben. Dies ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Wenn zum Beispiel Rechnungen nicht richtig erfasst werden, kann dies zu Problemen mit der Umsatzsteuer führen.

Dies kann an verschiedenen Faktoren liegen – von falschen Formatierungen bis hin zu fehlerhaften Berechnungsmethoden und Makros. Man denkt nicht daran, dass man einen Fehler in einer Formel haben könnte. In Wirklichkeit kann so ein Fehler aber leicht übersehen werden. Achte also immer darauf, dass deine Daten korrekt und gepflegt sind.

So vermeidest du diese Risiken für deine Buchhaltung

Excel ist ein mächtiges Werkzeug, aber es birgt auch einige Risiken. Wenn du nicht vorsichtig bist, kannst du erheblichen Schaden anrichten. Im schlimmsten Fall kann es zu empfindlichen Nachzahlungen bzw. Strafzahlungen an das Finanzamt kommen.

Der einfachste und sicherste Weg, um diese Risiken zu vermeiden, ist der Einsatz einer professionellen Buchhaltungssoftware. Mit ProSaldo.net kannst du dir sicher sein, dass deine Buchhaltung gesetzeskonform und rechtssicher ist.

Srdan Piljic

Srdan kennt als Growth Manager die Zielgruppe wie kein anderer. Er weiß, wo EPU und Gründern der Schuh drückt und liefert mit seinen Blogartikeln und Checklisten weiteren hilfreichen Content für Selbstständige.