Belegkontrolle für Vorsteuerabzug - was muss auf die Rechnung?

19. April 2010 von Martina J.

Sie sind vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer und kaufen für Ihr Unternehmen im Inland eine neue Büroeinrichtung um brutto EUR 12.000,-. Bei der Betriebsprüfung informiert Sie der Prüfer, dass der Vorsteuerabzug unzulässig war und die EUR 2.000 an das Finanzamt zurückbezahlt werden müssen. Kann nicht sein??? Doch - wenn Sie z.B. übersehen haben, dass der Lieferant Ihre UID nicht auf der Rechnung angeführt hat.

Das Erscheinungsbild einer Rechnung oder des Kassenbons bleibt jedem Aussteller grundsätzlich überlassen, jedoch müssen verschiedene gesetzliche Formvorschriften eingehalten werden, damit der Vorsteuerabzug zulässig ist. Entspricht die Rechnung bzw. der Kassabon nicht den gesetzlichen Formvorschriften, darf - trotz grundsätzlicher Vorsteuerabzugsberechtigung - dieser nicht erfolgen. Im Falle einer umsatzsteuerlichen Betriebsprüfung kann der Prüfer den unberechtigten Vorsteuerabzug feststellen und die Rückzahlung der zu Unrecht beanspruchten Vorsteuer verlangen.

Unser Tipp: Kontrollieren Sie daher sorgfältig jede eingehende Rechnung sowie jeden Kassabon, den Sie erhalten und urgieren Sie bei Formfehlern sofort!

Folgende Angaben muss jede Rechnung (inkl. Kassenbons bei Kleinbeträgen!) enthalten:

Name und Anschrift des Ausstellers: Prüfen Sie speziell bei Verwendung von Vordrucken (zB in Gasthäusern oder Taxis), ob der Bereich des Rechnungsausstellers ausgefüllt bzw. gut leserlich gestempelt wurde.
Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung: Die verrechnete Ware oder Dienstleistung muss mit Menge und Bezeichnung bzw. Art der Dienstleistung und Umfang angegeben sein. Bezeichnungen wie "Fachliteratur", "div. Baumaterial" oder "Vermittlungsprovision" sind nicht ausreichend.
Datum: Aus dem Beleg muss eindeutig hervorgehen, wann/in welchem Zeitraum die Lieferung oder Leistung erfolgt ist UND das Ausstellungsdatum der Rechnung. Wichtig: Das Rechnungsdatum gilt nicht automatisch auch als Liefer- oder Leistungsdatum.

Je nach Höhe des Betrages sind zusätzlich noch weitere Angaben erforderlich:

1. Angaben auf Kleinbetragsrechnungen

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen bis EUR 400,- inkl. Umsatzsteuer. Auf den Kleinbetragsrechnungen dürfen manche Angaben vereinfacht gemacht werden, weiterführende Angaben können – auf freiwilliger Basis – angedruckt werden. Mindestanforderungen sind:

Steuersatz: Die im Gesamtbetrag enthaltene Umsatzsteuer muss mindestens durch Angabe des Steuersatzes ersichtlich sein. Kommen auf dem Beleg mehrere Steuersätze zur Anwendung (zB bei Bewirtungsrechnungen) müssen beide Steuersätze mit dem jeweiligen Bruttobetrag angegeben werden.
Gesamtbetrag der Rechnung

2. Angaben auf Rechnungen über EUR 400,-

Ihr Name und Ihre Adresse: Auf Rechnungen über EUR 400,- muss der Rechnungsempfänger angegeben werden. Achten Sie auf korrekte Schreibweise und Vollständigkeit Ihres Namens/des Firmennamens sowie die richtige und vollständige Adresse!
Nettobetrag und Steuerbetrag: Bei Kleinbetragsrechnungen ist die Angabe des Gesamtbetrages inkl. USt ausreichend. Bei Rechnungen über EUR 400,- müssen hingegen auch der Nettobetrag sowie der Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen werden.
Fortlaufende Rechnungsnummer: Fortlaufende Rechnungsnummern stellen für das Finanzamt sicher, dass überprüft werden kann, ob diese vollständig in der Buchhaltung des Lieferanten erfasst wurden und die Umsatzsteuer abgeführt wurde. Fehlt die fortlaufende Nummerierung, ist diese Überprüfbarkeit nicht gegeben, daher darf der Rechnungsempfänger die darauf entfallende Vorsteuer auch nicht geltend machen.
UID-Nummer des Lieferanten: Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer) ist die "steuerliche Visitenkarte" eines Unternehmens. Die UID stellt sicher, dass der Rechnungsausteller beim Finanzamt als Unternehmer registriert ist und muss auch bei inländischen Geschäften (Lieferant und Empfänger in Österreich) ab einem Rechnungsbetrag von EUR 400,- angegeben werden. Um sicherzugehen, dass der Lieferant die richtige UID-Nummer angegeben hat, können Sie diese in Ihrem FA-Online überprüfen.

3. Angaben auf Rechnungen über EUR 10.000,-

Übersteigt der Rechnungsgesamtbetrag EUR 10.000 und ist der Empfänger auch Unternehmer, muss - damit der Vorsteuerabzug erfolgen darf - auch die UID des Empfängers auf der Rechnung angegeben werden.

Anmerkung: Blog-Artikel wurde im März 2014 aktualisiert (Stand/Rechtslage: März 2014)