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Bankbelege in der EA-Rechnung organisieren

15. September 2014 von Martina J.

In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die Bank üblicherweise der Hauptbelegkreis, über den die meisten und vielfältigsten Belege verbucht werden. Für die optimale Übersicht sorgt eine gut überlegte Nummernvergabe in diesem Belegkreis.

Was ist ein Belegkreis?

Unter einem Belegkreis versteht man in der Buchhaltung eine definierte Belegart, innerhalb der die einzelnen Belege fortlaufend nummeriert werden (siehe auch Blogartikel „Belegorganisation“).

In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwendet man i.d.R. pro Zahlungsmittelkonto einen Belegkreis.

Kassa

Daher wird ein Belegkreis für die Kassa (zB „KA“) oder bei mehreren Kassen ein Belegkreis pro Kassa (zB „K1“, „K2“ usw) verwendet. Grundlage für die Verbuchung ist das Kassabuch oder die Abrechnung der Registrierkasse.

Bankkonten

Auch pro Bankkonto wird ein eigener Belegkreis (zB „BA“ für „Bank“ oder „B1“ für „Bankkonto 1“ geführt, ebenso für Kreditkonten. Die Notwendigkeit eines eigenen Belegkreises pro Bank- bzw. Kreditkontos ergibt sich daraus, dass für jedes Konto von der Bank ein Kontoauszug – pro Jahr beginnend mit 1 – ausgestellt wird. Gebucht wird anhand und in der Buchungsreihenfolge der von der Bank erstellten Kontoauszüge.

Sonstige

Weitere Belegkreise können für Kreditkarten, die Lohnverrechnung, den Jahresabschluss usw. erforderlich sein.

 

Der Belegkreis „Bank“

In den ProSaldo-Buchhaltungsprogrammen finden Sie als Standard-Programmvorschlag den Belegkreis „Bank“ mit dem Kürzel „BA“. Das Kürzel des Belegkreises wird in den Buchhaltungsauswertungen im Buchungsjournal, den Kontoauszügen sowie dem Umsatzsteuer-Journal bei jeder Buchung angedruckt. Sie erkennen damit auf den ersten Blick, zu welchem Zahlungsmittel eine Buchung gehört.

In ProSaldo.net haben Sie im Menü „Einstellungen“ (bzw. in ProSaldo Studio unter dem Menüpunkt „Vorgaben“) die Möglichkeit, weitere Belegkreise anlegen, z.B. wenn mehrere Bankkonten zu verbuchen sind.

 

Belege vorsortieren

Bevor Sie beginnen die Bank zu verbuchen (bzw. zu importieren), werden die Kontoauszüge, die Sie vom Bankprogramm, Ihrem Internetbanking-Zugang oder dem Kontoauszugsdrucker gedruckt haben, aufsteigend sortiert (der älteste Kontoauszug soll an oberster Stelle liegen, mit diesem beginnen Sie zu buchen).

Nun ordnen Sie pro Bank-Kontoauszug in Reihenfolge der Buchungen die entsprechenden Belege (Eingangs- oder Ausgangsrechnungen, Bankomatbelege usw) zu.

Hinweis: Bitte achten Sie darauf dass bei Betriebsausgaben mit Vorsteuerabzug eine den vorliegen muss!

Bei Betriebsausgaben ohne Vorsteuerabzug (z.B. Versicherungen, Bankspesen) können die Angaben am Kontoauszug ohne eigenen, zusätzlichen Beleg ausreichend sein.

Bevor mit der Verbuchung des ersten Bank-Beleges eines Geschäftsjahres begonnen wird muss festgelegt sein, wie die Belegnummerierung erfolgen soll.

 

Belegnummerierung

Die Belege müssen chronologisch fortlaufend nummeriert werden. Diese fortlaufende Belegnummer muss sowohl bei der Buchung im Buchhaltungsprogramm hinterlegt sein als auch am betreffenden Beleg notiert werden!

Hinweis: In der Praxis werden in der doppelten Buchhaltung (Bilanzbuchhaltung) für die Bankbuchungen die Kontoauszugsnummern verwendet. Da hier nur mehr die Bezahlung der schon einzeln verbuchten Eingangs- und Ausgangsrechnungen aufgezeichnet wird, ist es i.d.R. unproblematisch, wenn für mehrere Buchungen dieselbe Belegnummer (Kontoauszugsnummer) verwendet wird. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wo die Eingangs- und Ausgangsrechnungen nur einmal über die Bank gebucht werden, ist dieses System nicht ratsam.

Trotzdem kann es die Belegablage übersichtlicher machen, wenn zwischen den Belegnummern der einzelnen Rechnungen und der Kontoauszugsnummer eine Verbindung herstellbar ist.

 

Varianten der Belegnummerierung

Fortlaufende Buchungsnummer der Bank

Manche Bankinstitute vergeben nicht nur fortlaufend die Kontoauszugsnummer, sondern auch eine fortlaufende Nummer pro Buchung. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist dies der Idealfall, da sich diese fortlaufende Nummer optimal als Belegnummer eignet. Die Buchung am Kontoauszug ist so eindeutig der Eingangs- oder Ausgangsrechnung zuordenbar, zusätzlich stellt diese Nummer eine hervorragende Prüfmöglichkeit dar, ob auch keine Buchung vergessen wurde.

Fortlaufende Buchungsnummer pro Jahr

Eine weitere einfache Möglichkeit der Nummerierung ist, alle Bankbuchungen pro Geschäftsjahr beginnend mit 1 fortlaufend durchzunummerieren.

Nachteil der Methode ist, das zwischen Buchung und Kontoauszug keine Verbindung herstellbar ist, daher die Kontrolle auf Vollständigkeit bzw. das Heraussuchen von gebuchten Belegen (z.B. für Umtausch u.ä.) schwieriger wird.

Die Auszugsnummer kann bei Bedarf im Buchungstext angeführt werden.

Fortlaufende Belegnummer pro Kontoauszug

Eine etwas aufwendigere, jedoch sehr übersichtliche Methode ist die Nummerierung der Buchungen pro Kontoauszug – besonders zu empfehlen, wenn pro Kontoauszug viele Buchungen anfallen.

Achtung bei Verwendung des Bankdatenimportes:

In diesem Fall muss pro Kontoauszug ein Importvorgang durchgeführt werden, damit die entsprechende Startnummer pro Kontoauszug eingegeben werden kann.

Werden die Bankdaten importiert, ist diese Vorgehensweise bei allen Varianten der Belegnummernvergabe empfehlenswert.

Nach jedem importierten Kontoauszug sollte der Bank-Saldo lt. Buchhaltungsprogramm mit dem Saldo vom Kontoauszug des Bankinstitutes verglichen werden – nur so stellen Sie sicher, dass kein Kontoauszug bzw. keine Buchung übersehen wurde!

In diesem Fall beginnt die Belegnummer mit der Kontoauszugsnummer, dahinter werden fortlaufend die Buchungen durchnummeriert.

Beispiel: Startbelegnummer 400101
4 = Jahr 2014; 001 = Kontoauszugsnummer 1; 01 = erste Buchung zu Kontoauszug Nr. 1
Die Buchungen des Kontoauszugs Nr. 1 werden fortlaufend mit 400102, 400103 usw. nummeriert.

Bei Kontoauszug Nr. 2 beginnt man bei der ersten Buchung mit 400201 und fährt fort mit 400202; 400203 usw.

Hinweise:
1) An der ersten Stelle muss unbedingt eine Ziffer ungleich Null stehen, um eine über das ganze Jahr gleichbleibende Stelligkeit der Nummer zu gewährleisten.
2) Wenn Sie pro Werktag einen Kontoauszug erhalten, kann dies zu einer dreistelligen Kontoauszugsnummer gegen Jahresende führen. Erhalten Sie den Kontoauszug monatlich oder wöchentlich genügen 2 statt 3 Stellen für die Kontoauszugsnummer.
3) Werden für die fortlaufende Nummer 2 Stellen vorgesehen, können bis zu 99 Buchungen pro Kontoauszug zugeordnet werden. Wenn Sie den Kontoauszug selten erstellen und eine höhere Anzahl an Buchungen möglich ist, sollten für die fortlaufende Nummerierung innerhalb des Kontoauszuges 3 Stellen vorgesehen werden.

 

Beispiel 1

Anhand des Buchhaltungs-Kontoauszuges der Bank sehen Sie in diesem Beispiel die Anwendung der fortlaufenden Nummerierung pro Kontoauszug, verbucht in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die Buchungen sind aus Geschäftsjahr 2014 für die Kontoauszüge Nr. 1, 2, 3 und 4.

Sind zu einer Kontobewegung mehrere Buchungen zu erfassen (z.B. Ausgleich der Ausgangsrechnung und Mahnspesen wie Beleg-Nr. 1400401 und 1400403), wurde die Belegnummer beibehalten. Bei der ersten Buchung pro Kontoauszug wird der neue Startwert direkt in der Buchungsmaske eingegeben.

 

Beispiel 2

In diesem Beispiel soll Kontoauszug Nr. 118 vom Geschäftsjahr 2014 importiert werden. Als Startwert wird im Bankdatenimport im Feld „Belegnummer“ 1411801 angegeben, die Buchungen werden nun in der Reihenfolge der Importdatei nummeriert.

Ergebnis:

 

Wechsel des Belegnummernsystems

Auch bei bestehenden Unternehmen kann eine Umstellung der Belegnummern-Systematik in Betracht gezogen werden bzw. kann durch Umstellungen in der Buchhaltung (z.B. von manueller Buchung auf Datenimport) sogar notwendig sein. Sofern möglich, sollte eine Umstellung der Belegnummernsystematik jedoch nur zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres durchgeführt werden.

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Das sagen die Anwender:

Christian Haberl
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